Istanza di estrazione di copia degli atti (art. 75)

Gabriele Carlotti

Inquadramento

Il comma 3 dell'art. 71 c.p.a. prevede che il presidente, decorso il termine per la costituzione delle parti, fissi l'udienza per la discussione del ricorso, prevista dall'art. 75 c.p.a. Sennonché, per vari motivi e, in generale, per una migliore predisposizione delle difese da svolgere in vista di detta udienza, una parte può avere l'esigenza di acquisire copia degli atti (o di parte di essi) depositati in giudizio. Sebbene il processo amministrativo telematico abbia attenuato sensibilmente le esigenze di ottenere la copia cartacea degli atti (sussistendo la possibilità di ottenere quella digitale), nondimeno una necessità del genere potrebbe sopravvivere per taluni giudizi (ad esempio, per quei pochi processi che siano tuttora incardinati o proseguano su supporto cartaceo). L'istanza va indirizzata alla segreteria (o al direttore della segreteria) della sezione del tribunale amministrativo regionale (o del Consiglio di Stato) presso il quale risulti iscritto il giudizio. Occorre, però, considerare il disposto degli artt. 6 e 7 disp. att. c.p.a., secondo i quali, rispettivamente, le parti non possono ritirare i documenti e gli atti da esse prodotti prima della definizione del giudizio con sentenza passata in giudicato (fatta solo salva la motivata richiesta di autorizzazione, rivolta al presidente, di sostituire i documenti e gli atti depositati in originale con delle copie conformi) e il segretario deve rilasciare copie (indifferentemente “semplici” o “conformi”) – da intendersi ormai anche digitali -, a richiesta degli interessati e con spese a loro carico, ma delle sole decisioni e di ogni altro provvedimento del giudice. In materia di rilascio delle copie, si segnala, in particolare, l'art. 16, dell'Allegato 1, del d.P.C.S. del 28 luglio 2021 (pubblicato nella G.U.R.I. n. 183 del 2 agosto 2021), recante le «Regole tecnico-operative del processo amministrativo telematico», secondo cui: «1. La parte interessata procede alla richiesta di rilascio di duplicato informatico o di copia informatica, anche per immagine, degli atti contenuti nel fascicolo informatico, alla segreteria dell'ufficio giudiziario presso cui è incardinato il ricorso.

2. La segreteria dell'ufficio giudiziario comunica alla parte richiedente l'importo del diritto dovuto per il rilascio, con mezzi telematici.

3. Alla richiesta di copia è associato un identificativo univoco che, in caso di pagamento dei diritti di copia non contestuale, viene evidenziato nel sistema informatico per consentire il versamento secondo le modalità previste dal decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 2002, n. 115 e successive modificazioni.

4. La ricevuta telematica è associata all'identificativo univoco.

5. Il rilascio di copia conforme di atti e documenti del processo avviene di norma a mezzo PEC con invio all'indirizzo di posta elettronica certificata del richiedente, secondo le specifiche tecniche di cui all'articolo 19.

6. La conformità dell'atto all'originale digitale o analogico contenuto nel fascicolo processuale è attestata dalla sottoscrizione della PEC da parte del segretario, con apposizione della propria firma digitale, o, nel caso di rilascio cartaceo, con firma autografa. Qualora siano richieste più copie del medesimo atto o documento, la conformità deve essere attestata separatamente per ciascuna di esse anche se inoltrate via PEC.

7. Il diritto di copia senza certificazione di conformità non è dovuto quando la copia è estratta dal fascicolo informatico dai soggetti abilitati ad accedervi.»

Formula

ALLA SEGRETERIA DEL TRIBUNALE AMMINISTRATIVO REGIONALE DEL .... [1] SEZIONE .... [2]

ISTANZA DI ESTRAZIONE DI COPIA DEGLI ATTI [3]

Nell'interesse [4] di .... [PERSONA FISICA] .... [5], nato/a a .... il .... (C.F. ....), residente in ...., via/piazza .... n. ...., elettivamente domiciliato/a in ...., via/piazza ...., n. ...., presso lo studio dell'Avv. ...., C.F. ...., PEC: ...., fax ...., che lo/la rappresenta e difende in forza di procura speciale alle liti ...., in relazione al ricorso n. r.g. [ ....] [6] proposto

- [PERSONA GIURIDICA], con sede legale in ...., via/piazza ...., n. ...., iscritta nel registro delle imprese di ...., n. ...., P.I. ...., in persona del legale rappresentante pro tempore, elettivamente domiciliato/a in ...., via/piazza ...., n. ...., presso lo studio dell'Avv. ...., C.F. ...., PEC: ...., fax ...., che la rappresenta e difende in forza di procura speciale alle liti ...., in relazione al ricorso n. r.g. [ ....] proposto

CONTRO

[AMMINISTRAZIONE/ENTE/AUTORITÀ] .... [7], in persona del legale rappresentante pro tempore, [per legge rappresentata e difesa dall'Avvocatura generale/distrettuale dello Stato] [8], elettivamente domiciliato/a in ...., via/piazza ...., n. ...., presso lo studio dell'Avv. ....,

E NEI CONFRONTI DI

Sig./Sig.ra .... residente in ...., via/piazza .... n. ...., elettivamente domiciliato/a in ...., via/piazza ...., n. ...., presso lo studio dell'Avv. ....,

PER L'ANNULLAMENTO

- del provvedimento ...., prot. n. ...., notificato in data ...., avente ad oggetto .... [9];

- di ogni altro atto presupposto, connesso e consequenziale, ivi espressamente incluso .... [10] .

PREMESSO IN FATTO E CONSIDERATO IN DIRITTO

che, in relazione al ricorso sopra indicato, è stata fissata l'udienza di discussione per il giorno .... [11], come comunicato dalla Segreteria in data .... [12];

che questa Difesa, in vista della discussione, ha interesse e necessità di estrarre copia semplice [OPPURE: conforme] [13] di tutti i provvedimenti adottati dal presidente e dal collegio [OPPURE: di estrarre copia dei seguenti provvedimenti: ....;

che ricorrono le condizioni previste dall'art. 7 disp. att. c.p.a.;

P.Q.M.

Si chiede di voler rilasciare al sottoscritto Difensore, o ad altro Avvocato che sarà appositamente delegato, copia semplice [OPPURE: conforme] degli atti sopra indicati [OPPURE: dei seguenti atti: ....], con spese a carico del sottoscritto.

Ai sensi dell'art. 13, comma 6-bis, del d.P.R. n. 115/2002 («Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia»), si dichiara che non è dovuto il contributo unificato.

DEPOSITO INFORMATICO

Ai sensi e per gli effetti dell'art. 136, comma 2, c.p.a., il presente atto è depositato con modalità telematiche [14] .

Luogo e data ....

Firma Avv. [15] ....

[1]Va indicato il tribunale amministrativo regionale avanti al quale pende la causa.

[2]Nel caso di un tribunale amministrativo regionale articolato in più sezioni va indicata anche la sezione presso la quale è incardinato il giudizio.

[3]L'istanza è un atto di parte e, pertanto, debbono essere rispettati i limiti dimensionali e le specifiche tecniche stabiliti con il d.P.C.S. n. 167/2016, come modificato dal d.P.C.S. n. 127/2017.

Va, tuttavia, segnalato che l'art. 1, comma 813, della l. 30 dicembre 2024, n. 207, ha sostituito, a decorrere dal 1° gennaio 2025,  l'originario comma 5 dell'art. 13-ter dell'allegato 2 al d.lgs. 2 luglio 2010, n. 104, con gli attuali commi 5, 5-bis e 5-ter, i quali ora dispongono quanto segue: "5. Indipendentemente dall'esito del giudizio, la parte che in qualsiasi atto del processo superi, senza avere ottenuto una preventiva autorizzazione, i limiti dimensionali stabiliti ai sensi del presente articolo può essere tenuta al pagamento di una somma complessiva per l'intero grado del giudizio fino al doppio del contributo unificato previsto in relazione all'oggetto del giudizio medesimo e, ove occorra, in aggiunta al contributo già versato.

5-bis. Il giudice, con la decisione che definisce il giudizio, determina l'importo di cui al comma 5 tenendo conto dell'entità del superamento dei limiti dimensionali stabiliti ai sensi del presente articolo nonché della complessità ovvero della dimensione degli atti impugnati o della sentenza impugnata.

5-ter. Si applica l'articolo 15.".

Al riguardo, l'Adunanza plenaria (Cons. St. ad. plen., n. 2/2025) ha chiarito che il comma 5 dell'art. 13-ter dell'allegato 2 al d.lgs. 2 luglio 2010, n. 104, nel testo risultante dalle modifiche introdotte dall'art. 1, c. 813, della l. n. 207/2024, trova applicazione, in quanto norma processuale, anche in relazione ai ricorsi depositati antecedentemente al 1° gennaio 2025.

[4]Deve ritenersi che l'istanza di rilascio di copia degli atti possa essere presentata anche dai terzi estranei al giudizio, ma alle condizioni stabilite dalla disciplina generale sull'accesso. Sicuramente l'istanza può essere avanzata anche dalle parti non costituite a norma dell'art. 76 disp. att. c.p.c., da ritenersi applicabile anche al giudizio amministrativo, secondo cui le parti, o i loro difensori muniti di procura, possono esaminare gli atti e i documenti inseriti nel fascicolo d'ufficio e in quelli delle altre parti e farsene rilasciare copia ( v., infra, nel “Commento”).

[5]Vanno indicate le generalità della parte nel cui interesse si presenta l'istanza.

[6]Inserire il numero di registro generale del ricorso.

[7]A titolo esemplificativo, nel caso di Ministero, il ricorso sarà proposto contro l'Amministrazione “in persona del Ministro in carica”; in caso di Comune, “in persona del Sindaco in carica” o della diversa Autorità indicata nello statuto comunale; in caso di un'autorità indipendente o altro ente pubblico o concessionario di pubblici servizi, “in persona del Presidente e legale rappresentante pro tempore”.

[8] In caso di amministrazioni statali, si applicano le norme vigenti per la difesa in giudizio delle stesse, che prevedono il patrocinio da parte dell'Avvocatura dello Stato territorialmente competente (quella nel cui distretto ha sede il tribunale amministrativo regionale; v. artt. 1, l. n. 260/1958 e 10, comma 3, l. n. 103/1979). Le funzioni dell'Avvocatura dello Stato nei riguardi dell'amministrazione statale sono estese alle regioni a statuto ordinario che decidano di avvalersene con deliberazione del consiglio regionale da pubblicarsi per estratto nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica e nel Bollettino ufficiale della regione (art. 10, comma 1, l. n. 103/1979).

[9]Appare utile indicare altresì una breve descrizione dell'oggetto e del contenuto del provvedimento.

[10]Indicare eventuali atti prodromici, preparatori o consequenziali di cui si chiede l'annullamento.

[11]Inserire la data in cui è stata fissata l'udienza di discussione.

[12]Prevede l'art. 71, comma 5, c.p.a. che il decreto di fissazione è comunicato alle parti costituite dalla segreteria.

[13]Nulla disponendo in tal senso l'art. 7 disp. att. c.p.a. le copie rilasciate possono essere “semplici” o “conformi”, a seconda della richiesta della parte.

[14]Ai sensi dell'art. 13, comma 1-ter, dell'allegato 2 al c.p.a., introdotto dall'art. 7, d.l. n. 168/2016, tutti gli adempimenti previsti dal Codice e dalle norme di attuazione inerenti ai giudizi introdotti con ricorsi depositati, in primo o in secondo grado, a far data dal 1° gennaio 2017, sono eseguiti con modalità telematiche, nel rispetto del decreto del Presidente del Consiglio di Stato, previsto dal comma 1 del predetto art. 13 e recante le regole tecnico-operative del processo amministrativo telematico (attualmente si tratta del d.P.C.S. 28 luglio 2021, pubblicato nella G.U.R.I. 2 agosto 2021, n. 183). Ai fini del deposito telematico, si dovranno utilizzare gli appositi moduli rinvenibili sul sito: www.giustizia-amministrativa.it e direttamente sul S.i.G.A. (Sistema informativo della Giustizia amministrativa). Si segnala che l'obbligo, di cui all'art. 7, comma 4, d.l. n. 168/2016, di depositare una copia cartacea conforme all'originale telematico del ricorso e degli scritti difensivi, è venuto meno per effetto della sopravvenuta abrogazione del predetto comma 4 ad opera dell'art. 4, comma 1, d.l. n. 28/2020, convertito, con modificazioni, dalla l. n. 70/2020.

[15]Per i ricorsi depositati in giudizio dopo la data del 1° gennaio 2017 e, quindi, soggetti alla normativa sul processo amministrativo telematico (PAT), l'atto di parte sottoscritto dal difensore, deve essere redatto in forma di pdf nativo digitale sottoscritto con firma PAdES e depositata in giudizio con le modalità telematiche previste dalle regole tecnico-operative del PAT (attraverso il Modulo Deposito Richieste Segreteria, Richieste, Tipologia: una delle opzioni di “Copia”).

Commento

In una pronuncia il T.A.R. Reggio Calabria (T.A.R. Reggio Calabria I, n. 195/2016) ha osservato che, in attesa del regolamento previsto dell'art. 40 del T.U. sulle spese di giustizia, l'art. 269 del medesimo T.U. prevede che “per il rilascio di copie di documenti su supporto diverso da quello cartaceo è dovuto il diritto forfettizzato nella misura stabilita dalla tabella, contenuta nell'allegato n. 8 del ... testo unico”. Tale tabella elenca i diversi tipi di supporto (cassetta fonografica e video fonografica, dischetto informatico da 1,44 MB e compact-disc) e il corrispondente diritto di copia forfetizzato; non sono disciplinati gli hard disk esterni (HD) e le chiavette USB, aventi capacità di memoria variabile, ma tendenzialmente pressoché illimitata in relazione alle finalità cui assolvere in ambito giudiziario, né i DVD, aventi capacità di memoria compresa tra i 4,7 e i 18,8 GB (da 7 a 27 volte superiore al CD), né i Blu-ray (BR), aventi capacità di memoria pari a 25, 50 o 100 GB (da 35 a 140 volte superiore al CD). Né, tanto meno, trova disciplina nella normativa di riferimento il c.d. «mirroring», che nel linguaggio informatico designa la realizzazione di una copia esatta di un insieme di dati, conseguita attraverso una procedura di duplicazione di un disco, ovvero di un sito. Peraltro, il citato art. 40 del d.P.R. n. 115/2002, che disciplina l'attività di necessario adeguamento legislativo del diritto di copia (anche) con riferimento all'evoluzione dei mezzi tecnologici, mantiene fermo il riferimento al paramento dei «costi del servizio e dei costi per l'incasso dei diritti»; sicché, dinanzi ad una lacuna determinata dal mancato allineamento tra norma e tecnologia di comune diffusione, ed escluso che possa vietarsene od anche semplicemente disincentivarne l'utilizzo, occorre fare ricorso all'analogia utilizzando il criterio guida del «costo» e, quindi, nelle more dell'adozione del predetto regolamento, gli uffici giudiziari possano chiedere, ai fini della copia della documentazione in atti utile alla difesa mediante l'utilizzo di tutti gli strumenti informatici e telematici diversi da floppy e CD (secondo la scelta del supporto su cui riversare i dati da parte del richiedente, e non secondo la scelta dell'amministrazione circa le loro modalità di archiviazione), esclusivamente e per una sola volta l'importo forfettario.

Per quanto riguarda l'accesso al fascicolo telematico da parte di terzi, va segnalata l'ordinanza dell'Ad. Pl. 12 aprile 2024, n. 5, secondo cui l'art. 17, comma 3, del d.P.C.S. 28 luglio 2021, che consente l'accesso al fascicolo digitale, previa autorizzazione del giudice, a coloro che intendano intervenire volontariamente nel processo, non contrasta con la disciplina primaria, non alterando i presupposti e le condizioni dell'istituto processuale dell'intervento, disciplinati dagli artt. 28,50,51,97,102, comma 2, 109, comma 2, c.p.a. L'accesso al fascicolo processuale è funzionale al diritto di difesa, perché consentire al terzo unicamente la possibilità di intervenire “al buio” ‒ oltre a non rispondere ai canoni deflattivi e di ordinato svolgimento del contenzioso processuale, si tradurrebbe in una ingiustificata ed eccessiva restrizione del diritto di difesa di coloro che aspirano conoscere gli atti del processo in cui non sono stati evocati. Inoltre, il sunnominato art. 17 nemmeno viola la disciplina in materia di protezione dei dati personali.

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