Richiesta del condomino di visione della documentazione condominiale

La consultazione della documentazione condominiale costituisce diritto dei condomini e dei soggetti indicati dal legislatore e consente un costante controllo sull'operato dell'amministratore, il quale deve svolgersi non solo con la correttezza e la diligenza richiesta al mandatario, ma anche nella più totale trasparenza (Cass. VI, n. 5443/2021; Trib. Messina 26 aprile 2022; Trib. Genova 22 febbraio 2022; Trib. Roma 2 novembre 2021; Trib. Pavia 8 settembre 2021). Quindi, sussiste in capo all'amministratore di condominio l'obbligazione avente ad oggetto la consegna, al condomino che la richieda, di copia della documentazione inerente allo stabile condominiale e la relativa gestione. Se è vero che l'art. 1129, comma 2, c.c. prevede che l'amministratore debba comunicare il locale dove si trovano i registri condominiali, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta, possa prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia firmata, la vigilanza ed il controllo, esercitati dai partecipanti essenzialmente, ma non soltanto, in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, non devono mai risolversi in un intralcio all'amministrazione, e quindi non possono porsi in contrasto con il principio della correttezza ex art. 1175 c.c. (App. Genova 19 luglio 2022; Trib. Savona 18 maggio 2021; Trib. Milano 19 marzo 2021; Trib. Cosenza 28 dicembre 2020). In definitiva, il diritto di ciascun condomino ad ottenere dall'amministratore l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo, non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, e senza l'onere di specificare le ragioni della richiesta, soggiace ad un triplice ordine di limiti fondamentali: a) l'esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all'attività di amministrazione; b) che non sia contraria ai principi di correttezza; c) che non si risolva in un onere economico per il condominio, dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti (Trib. Roma 4 marzo 2022).

Nella richiesta di ottenere la documentazione, è ravvisabile implicitamente anche la fissazione del giorno per poter prendere visione ed estrarre copia, la cui individuazione, sempre alla luce delle ragioni appena indicate, non potrà che provenire dall'amministratore (App. Napoli 4 luglio 2024, n. 3061).

Non è configurabile un obbligo, in capo all'amministratore condominiale, di allegare all'avviso di convocazione anche i documenti giustificativi o i bilanci da approvare, non venendo affatto pregiudicato il diritto alla preventiva informazione sui temi in discussione, fermo restando che ad ognuno dei condomini è riconosciuta la facoltà di richiedere, anticipatamente e senza interferire sull'attività condominiale, le copie dei documenti oggetto di eventuale approvazione. Ove tale richiesta non sia stata avanzata, il singolo condomino non può invocare l'illegittimità della successiva delibera di approvazione per l'omessa allegazione dei documenti contabili all'avviso di convocazione dell'assemblea, ma può impugnarla per motivi che attengano esclusivamente alla modalità di approvazione o al contenuto delle decisioni assunte (Trib. Pavia 19 dicembre 2022; Trib. Roma 3 ottobre 2022; Trib. Imperia 12 luglio 2022; Trib. Salerno 19 aprile 2022; Trib. Treviso 16 febbraio 2022; Trib. Messina 30 dicembre 2021). In altre parole, se è vero che costituisce un onere del condomino assumere tutte le informazioni utili per l'approvazione del bilancio, è altrettanto vero che qualora vi sia esplicita richiesta da parte di quest'ultimo, sul quale grava l'onere probatorio di allegazione e dimostrazione, spetterà all'amministratore provare l'inesigibilità ed incompatibilità della richiesta con le modalità previamente comunicate perché diversamente, un eventuale rifiuto opposto dall'amministratore determina l'annullabilità delle delibere successivamente approvate sul punto, atteso che tale rifiuto incide sul procedimento di formazione delle volontà assembleare (Trib. Roma 19 ottobre 2022).

La controversia avente ad oggetto la consegna della documentazione condominiale rientra tra quelle indicate nell'art. 702-bis c.p.c. L'esame del tema impone inevitabilmente la preventiva qualificazione giuridica del rito sommario di cognizione, tra le suggerite alternative di procedimento di plena cognitio ovvero di tutela sommaria. Dunque, i condomini possono chiedere la condanna alla restituzione dell'integrale carteggio detenuto dall'amministratore. In difetto di adempimento spontaneo, anche l'emissione di provvedimento per la esecuzione coattiva con modalità e termini fissati dal decidente. Premesso ciò, nella presente fattispecie, il decidente, nel riportarsi alla disciplina che regola il mandato condominio-amministratore, ha accolto il ricorso incardinato dal condomino con rito sommario di cognizione ex art. 702-bis c.p.c. (Trib. Napoli 21 luglio 2020: nella fattispecie concreta in questione, un proprietario di un immobile in condominio richiedeva a più riprese all'amministratore copia degli ultimi tre rendiconti approvati nonché di conoscere le quote ordinarie dovute, in quanto il predetto immobile era concesso in comodato alla moglie, nell'interesse del figlio minore c.d. casa familiare; sebbene le richieste, inviate dapprima personalmente e di poi a mezzo legale di fiducia, venissero regolarmente ricevute dall'amministratore a mezzo raccomandata a.r., questi non forniva alcun riscontro).

I singoli condomini possono promuovere un ricorso per decreto ingiuntivo verso l'amministratore che rifiuti o ometta di consegnare loro documenti inerenti all'amministrazione condominiale. Il decreto ingiuntivo viene richiesto ed ottenuto nei confronti dell'amministratore (persona fisica oppure persona giuridica, presso il suo legale rappresentante) e non verso il condominio (Trib. Taranto 12 gennaio 2022: il ricorso è stato promosso dai condomini che, avendo avanzato richiesta di ottenimento della documentazione condominiale indicata, si sono visti opporre un rifiuto oppure non hanno ottenuto alcuna risposta; il debitore di questa prestazione non può che essere l'amministratore, in quanto l'adempimento della prestazione di consegna della documentazione condominiale è attività che spetta a lui di compiere, quale mandatario del condominio; in tal caso, l'opposizione al decreto ingiuntivo deve essere promossa in nome e per conto dell'amministratore e non del condominio).

È comunque possibile adottare altro strumento processuale per l'acquisizione dei documenti condominiali ovvero il procedimento di urgenza ex art. 700 c.p.c. Nell'àmbito della realtà condominiale, può verificarsi il caso della mancata consegna dei documenti condominiali e tale omissione è rimediabile adottando tale procedimento cautelare purché sussistano i presupposti del fumus boni iuris (la lesione di un diritto e la fondatezza della domanda), nonché del periculum in mora (costituito dal fondato motivo di temere che il diritto azionato possa subire un pregiudizio imminente ed irreparabile). Premesso ciò, secondo i giudici di merito, anche con la procedura d'urgenza, la cessione della propria unità immobiliare comporta la perdita del diritto del condomino cedente a visionare ed estrarre copia della documentazione condominiale in quanto, proprio a fronte della cessione, perde la propria qualità di condomino con la conseguenza che potrà fare valere le proprie ragioni unicamente nei confronti del nuovo proprietario divenuto condomino (Trib. Milano 20 novembre 2020: con ricorso di cui all'art. 700 c.p.c. un ex condomino ha chiesto al Tribunale la condanna dell'amministrazione alla consegna della documentazione relativa alla gestione condominiale ovvero l'accesso agli uffici dell'amministrazione condominiale per estrarre copia dei documenti; nella vicenda, il giudice rileva la fondatezza dell'eccezione di carenza di legittimazione attiva sollevata da parte resistente in quanto il ricorrente, al momento della proposizione del ricorso, non era più condomino del resistente né poteva vantare diritti reali ovvero di godimento su alcuna unità dello stabile condominiale).

Ciascun condomino ha la facoltà, esercitabile in qualsiasi tempo, di chiedere ed ottenere dall'amministratore la esibizione dei documenti contabili ed amministrativi relativi alla gestione condominiale. Pertanto, il condomino avvisa l'amministratore che ove quest'ultimo non acconsenta alla visione dei singoli documenti indicati dallo stesso richiedente, sarà evocato in giudizio, con possibile aggravio di costi.

Il nuovo procedimento semplificato si caratterizza per essere un procedimento pienamente alternativo a quello ordinario, in quanto a cognizione piena, ma sommario e deformalizzato solo per quanto riguarda l'istruttoria e l'iter procedimentale.

La mediazione è uno strumento fortemente voluto dal legislatore prima in chiave alternativa al processo civile e successivamente al legislatore del PNRR in funzione complementare della giustizia civile, in entrambi i casi al fine di perseguire una finalità dichiaratamente deflattiva del contenzioso e, per tale ragione, è prevista obbligatoriamente quale condizione di procedibilità della domanda attorea ex art. 5, comma 1, del d.lgs. n. 28/2010 nella materia condominiale per le controversie previste dall'art. 71-quater disp. att. c.c., le quali si intendono quelle derivanti dalla violazione od errata applicazione delle disposizioni del libro III, titolo VII, capo II del codice civile e degli artt. da 61 a 72 delle disposizioni di attuazione del codice civile.

L'onere di proporre la domanda di mediazione ex art. 71-quater disp. att. c.c. – sul quale recentemente il legislatore è intervenuto disponendo, all'art. 2 del d.lgs. 10 ottobre 2022, n. 149, l'abrogazione dei commi 2, 4, 5 e 6, e stabilendo, al comma 3 della norma sopra citata, che le parole “previa delibera assembleare da assumere con la maggioranza di cui all'articolo 1136, secondo comma, del codice” siano sostituite dalle seguenti: “secondo quanto previsto dall'articolo 5-ter del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28” – prima di intraprendere la strada giudiziale, grava sulla parte istante, dunque in questo specifico caso l'attore, ovvero la parte che impugna la delibera condominiale assumendone l'illegittimità. In questa particolare fattispecie, la mediazione può costituire un utile strumento per ricercare un'idonea soluzione ai rispettivi interessi contrapposti al di fuori del processo, ed in ogni caso prima ancora che quest'ultimo abbia inizio attesa l'obbligatorietà della stessa. Tuttavia, stante la non uniformità della giurisprudenza formatasi sulla questione concernente l'esatto dies a quo da considerare ai fini della sospensione del termine di trenta giorni per proporre l'impugnazione avverso la delibera, frutto della mancanza di una norma ad hoc di raccordo tra la previsione generale sull'obbligatorietà della mediazione in ambito condominiale e quella disciplinante la perentorietà del termine stabilito a pena di decadenza per l'impugnazione della delibera, sovente si verifica che la parte interessata decida di impugnare quest'ultima e successivamente, o contestualmente, di proporre l'istanza di mediazione.

Il Tribunale, ai sensi dell'art. 9 c.p.c., è il giudice competente per tutte le cause che non sono di competenza di altro giudice e, in generale, per quelle di valore indeterminabile, come nel caso in cui il condomino evochi in giudizio l'amministratore per conseguirne la condanna alla visione dei documenti di gestione richiesti specificamente dal medesimo istante per tutelare le proprie ragioni nei confronti della compagine condominiale.

La legittimazione a proporre l'azione nei confronti dell'amministratore per conseguirne la condanna alla visione dei singoli documenti richiesti dal condomino appartiene a quest'ultimo, in quanto dotato dell'interesse ad agire, nella fattispecie, ravvisato nella tutela della propria posizione nei confronti del condominio.

Il condomino, il quale intenda proporre l'azione nei confronti dell'amministratore per conseguirne la condanna alla visione di singoli documenti facenti parte della contabilità o comunque, della gestione condominiale, ha l'onere di allegare le ragioni sulla cui scorta può addivenirsi alla relativa declaratoria giudiziale. Lo stesso ricorrente, dunque, deve assolvere all'onere di allegare tutte quelle circostanze, anche di mero fatto, che possano essere utili per confermare la propria tesi difensiva, volta a consentire la visibilità della richiesta documentazione.

La domanda si propone con ricorso ex art. 281-undecies c.p.c., sottoscritto a norma dell'art. 125 c.p.c., che deve contenere le indicazioni di cui ai numeri 1), 2), 3), 3-bis), 4), 5), 6) e l'avvertimento di cui al n. 7) del comma 3 dell'art. 163 c.p.c.

Il ricorso deve inoltre contenere l'esposizione in modo chiaro e specifico dei fatti e degli elementi di diritto costituenti le ragioni della domanda, con la relativa documentazione a corredo e la specificazione delle relative conclusioni.

Il giudice, entro cinque giorni dalla designazione, fissa con decreto l'udienza di comparizione delle parti assegnando il termine per la costituzione del convenuto, che deve avvenire non oltre dieci giorni prima dell'udienza.

Il ricorso, unitamente al decreto di fissazione dell'udienza, deve essere notificato al convenuto a cura dell'attore.

Tra il giorno della notificazione del ricorso e quello dell'udienza di comparizione debbono intercorrere termini liberi non minori di quaranta giorni se il luogo della notificazione si trova in Italia e di sessanta giorni se si trova all'estero.

L'atto in parola va, quindi, sottoscritto dal difensore, e corredato della procura ad litem, contenente la sottoscrizione della parte autenticata dallo stesso difensore unitamente all'indicazione della documentazione ad esso allegata e notificato telematicamente – o in cartaceo laddove risulti sprovvisto di un valido indirizzo digitale attivo – all'amministratore pro-tempore del condominio.

Ai sensi dell'art. 281-undecies, commi 1 e 3, c.p.c. e dell'art. 281-duodecies, comma 4, c.p.c., il ricorrente ha facoltà di ottenere dal giudice adìto la fissazione, alla prima udienza, di un doppio termine per la definizione del thema decidendum e per l'articolazione della prova diretta e di quella contraria.

Inoltre, alla prima udienza, il ricorrente può, a pena di decadenza, proporre le eccezioni che sono conseguenza della domanda riconvenzionale e delle eccezioni proposte dall'amministratore, oppure chiedere di essere autorizzato a chiamare in causa un terzo, se l'esigenza è sorta dalle difese del convenuto.

Il ricorrente può dunque chiedere se sussiste giustificato motivo, la concessione di un termine perentorio non superiore a venti giorni per precisare e modificare le domande, le eccezioni e le conclusioni, per indicare i mezzi di prova e produrre documenti, ed un ulteriore termine non superiore a dieci giorni per replicare e dedurre la prova contraria.

Ogni condomino ha diritto di prendere visione dei documenti della gestione condominiale, come ad esempio fatture, contabilità, pezze d'appoggio, contratti, bilanci, estratti conto della banca o della posta, verbali di assemblea, atti giudiziali, ecc.

La riforma del condominio attuata con la l. n. 220/2012 nel disporre un nuovo obbligo di informazione in capo all'amministratore, il quale deve comunicare ai condomini sin dall'inizio del suo mandato le modalità per visionare la documentazione condominiale, nonché ipotizzando la creazione di un sito internet condominiale sul quale, con le dovute tutele, visionare i medesimi documenti, ha infatti inteso privilegiare la trasparenza nella gestione dei rapporti tra l'amministratore ed i condomini, per effetto della posizione di mandatario del primo rispetto ai secondi, la cui posizione assume rilevanza in veste di mandanti.

L'amministratore è legato al condominio dal rapporto di mandato sulla cui scorta, nei rapporti tra il primo ed i condomini sono applicabili, in quanto compatibili, le norme dettate dagli artt. 1703 ss. c.c.

L'obbligo di garantire la visione della documentazione condominiale rientra nell'àmbito dei compiti che l'amministratore è chiamato a svolgere per effetto della sua funzione di mandatario nella gestione del condominio.

Conseguentemente, esiste la previsione di un generale diritto di accesso, del singolo condomino ai documenti – di natura contabile ed amministrativa – concernenti la gestione del condominio.

Tale diritto il condomino ha la facoltà di esercitarlo chiedendo di prendere visione ed esaminare tutto ciò che concerne la documentazione del condominio, oppure chiedendo a proprie spese, all'amministratore di estrarre copia di singoli atti e documenti.

In particolare, ogni condomino ha facoltà di prendere visione ed estrarre copia della rendicontazione periodica del conto corrente intestato al condominio e di prendere visione dei documenti giustificativi delle spese; prendere visione od estrarre copia dei registri condominiali, dei verbali assembleari e della rendicontazione periodica.

Il potere riconosciuto ad ogni condomino di visionare i documenti del condominio non è senza limiti, in quanto il dovere dell'amministratore consiste nella conservazione dei documenti garantendone la loro presa visione da parte del condomino che ne faccia legittimamente richiesta, mentre, di contro, l'amministratore non è tenuto a depositare i documenti od a metterli a disposizione di tutti i condomini a prescindere da una richiesta ad hoc formulata da quest'ultimi.

In altri termini, il potere di controllo trova il suo limite nella stessa richiesta del condomino che non deve essere contraria ai principi di correttezza, né si deve risolvere in un onere economico per il condominio.

Al riguardo, va allora precisato che, se è vero che l'amministratore deve comunicare al singolo condomino dove e come potere visionare i registri condominiali, è ugualmente vero che non ogni forma di presa visione può ritenersi ammissibile, laddove ad esempio trattasi di richieste che per modalità e tempistica si rivelano idonee a ledere l'ordinario svolgimento dell'attività amministrativa e gestionale, o intralciandola significativamente.

Quid juris se, invece, l'amministratore rifiuta o comunque si rende inadempiente nella visione della documentazione al singolo condomino che ne faccia richiesta?

Ebbene, in questo caso, ogni avente diritto che abbia preventivamente diffidato l'amministratore via pec a consentire l'esercizio del proprio diritto a prendere visione di specifici documenti di gestione, senza ricevere tempestivamente un positivo riscontro, è legittimato a proporre ricorso al giudice competente chiedendo la condanna dell'amministratore inadempiente a consegnare coattivamente la richiesta documentazione.

In ordine all'azione esperibile nel presente scenario, in considerazione della recente riforma Cartabia della giustizia civile, appare evidente che lo strumento processuale più idoneo sia il procedimento semplificato di cognizione, il solo a coniugare in tale specifica ipotesi, le esigenze di celerità proprie delle ragioni sottostanti alla richiesta di visibilità dei singoli documenti condominiali, con quelle di prova rigorosa dei presupposti concernenti l'accoglimento della relativa istanza.

A ben vedere, l'azione d'urgenza, per effetto del suo carattere di residualità, è proponibile soltanto in presenza di un adeguato periculum oltre che del fumus, elementi difficilmente riscontrabili nel contesto di una situazione di questo genere, mentre il ricorso alla procedura monitoria postula l'esistenza di un diritto soggettivo del singolo condomino a ritirare la documentazione in originale dall'amministratore, circostanza quest'ultima certamente estranea alla fattispecie qui considerata.

Il condomino può avvalersi dell'art. 1130, n. 9), c.c., il quale prescrive che l'amministratore deve fornire al condomino che ne faccia richiesta l'attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso. L'eventuale inottemperanza di tale obbligo da parte dell'amministratore costituisce grave irregolarità ai fini della eventuale revoca giudiziale ex art. 1129, comma 12, n. 7), c.c., ma non incide sull'accertamento giudiziale della fondatezza della pretesa creditoria azionata dalla gestione condominiale, giacché la consegna dell'attestazione relativa allo stato dei pagamenti non costituisce presupposto per la liquidità, esigibilità e la prova della morosità da riscuotere. Tanto meno il singolo condomino può dirsi titolare verso il condominio di un diritto di natura sinallagmatica a prendere visione dei documenti giustificativi di spesa, atteso che il pagamento degli oneri relativi trova causa nella disciplina del condominio e non in un rapporto di natura contrattuale, ragione per cui egli non può sottrarsi al pagamento delle spese eccependo la mancata disamina della documentazione contabile (Cass. II, n. 7260/2024).