Attestazione di conformità ex art. 25-bis, d.lgs. n. 546/1992

Interpretazione della normativa

Con riferimento all'attestazione di conformità l'art. 25-bis, d.lgs. n. 546/1992 sostituito, dal 1 gennaio 2027, dall'art. 72, comma 6, del Tugt,  prevede che di un documento formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme, il difensore e il dipendente di cui si avvalgono l'ente impositore, l'agente della riscossione ed i soggetti iscritti nell'albo di cui all'articolo 53 del decreto legislativo 15 dicembre 1997, n. 446, attestano la conformità  della copia al predetto atto secondo le modalità di cui al d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.

Se manca tale attestazione di conformità, il giudice non tiene conto degli atti prodotti senza la dichiarazione di conformità.

Trattasi della sanzione di inutilizzabilità processuale di tali atti; tale obbligo vale per tutte le parti del giudizio ed è conforme al principio di uguaglianza che deve caratterizzare il giudizio tributario.

Al fine di chiarire la portata della normativa, la disposizione prevede che «3. La copia informatica o cartacea munita dell'attestazione di conformità ai sensi dei commi precedenti equivale all'originale o alla copia conforme dell'atto o del provvedimento detenuto ovvero presente nel fascicolo informatico.

4. Nel compimento dell'attestazione di conformità i soggetti di cui al presente articolo assumono ad ogni effetto la veste di pubblici ufficiali».

L'art. 25-bis del d.lgs. n. 546/1992 è norma speciale (lex specialis derogat legi generali) rispetto al Codice dell'Amministrazione Digitale (d.lgs. n. 82/2005), peraltro emanata successivamente al CAD (lex posterior derogat priori).

L'attestazione di conformità non è un mero formalismo, ma un presidio di certezza e fedeltà del documento. Non può considerarsi privo di ragionevolezza l'intento del legislatore di rafforzare la fedeltà della riproduzione informatica del documento cartaceo, sia pure ricorrendo, in assenza dell'attestazione di conformità, alla previsione della inutilizzabilità.

La chiara lettera della legge introduce, quindi, una sanzione di inutilizzabilità automatica del documento analogico prodotto o della sua copia informatica, in assenza di attestazione di conformità.

Non si tratta solo della attribuzione del potere di certificazione alle parti, ma di obbligo sanzionato, in caso di inosservanza, con la inutilizzabilità dei relativi documenti, nonostante  l'art. 25-bis sia rubricato “Potere di certificazione di conformità”.

Stante la chiara dizione normativa non vale obiettare che le produzioni documentali ricadono nella disciplina del comma 3 dell'art. 22 del CAD, in forza del quale le copie su supporto informatico di documenti originali, cioè formati in origine su supporto analogico, hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale non è espressamente disconosciuta.

Il legislatore ha previsto tale sanzione automatica, presumibilmente per impedire (si ritiene da parte del contribuente in particolare) la produzione di documentazione senza tale attestazione, rendendo problematico l'eventuale disconoscimento dell'ente impositore.

Tuttavia, tale obbligo è anche posto a carico degli Enti impositori e sanzionato allo stesso modo delle parti private, con l'inutilizzabilità della documentazione prodotta in assenza dell'attestazione di conformità.

Solamente in mancanza dell'art. 25-bis cit. potrebbe sostenersi che, anche in mancanza di attestazione di conformità, le copie informatiche (ove non espressamente disconosciute) di documenti originariamente analogici non necessitino di alcuna attestazione di conformità, perché la loro conformità è già espressamente sancita dal codice dell'amministrazione digitale (CAD).

Con riferimento a tale normativa (CAD) anche la giurisprudenza di legittimità ha chiarito che la mancanza dell'attestazione di conformità non determina automaticamente l'inammissibilità del documento, ove la controparte non ne contesti specificamente la genuinità.

Peraltro, sempre con riferimento al CAD, l'eventuale disconoscimento della conformità di una copia rispetto all'originale non può effettuarsi con motivazione generica, ma deve essere espresso in modo chiaro e circostanziato, a pena di inefficacia.

Invece, in base all'art. 25-bis cit., non rileva neanche che l'atto analogico (ad esempio una compravendita) sia stato redatto da un pubblico ufficiale (ad es. un notaio), e che il relativo contratto sia stato registrato ai sensi dell'art. 10 del d.P.R. n. 131/1986.

Anche in tal caso l'art. 25-bis impedisce, ove si tratti di un atto analogico, l'utilizzabilità di tale atto anche se già attestato, al momento della registrazione, come conforme all'originale da parte dello stesso notaio rogante nella sua veste di pubblico ufficiale obbligato alla registrazione.

Anche se trattasi di documento autentico conservato da un Ente pubblico autorizzato (la Conservatoria dei Registri Immobiliari) se prodotto in giudizio deve essere ulteriormente autenticato dal difensore della parte che lo produce.

La norma, inoltre, non richiede alcuna indicazione di motivi di supposta difformità dall'originale cartaceo essendo sufficiente l'assenza di attestazione di conformità, senza necessità di proporre querela di falso.

Trattasi di circostanza che va rilevata anche d'ufficio dal giudice tributario, indipendente dalla deduzione di parte, mentre è incerto se possa essere rilevata per la prima volta nel giudizio di legittimità, in mancanza ancora di orientamenti della Cassazione sul punto.

In sintesi, per depositare un documento analogico in formato digitale e far acquisire nel processo tributario telematico, la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui è estratto, è fondamentale, ai sensi dell'art. 25-bis, che il difensore e/o il dipendente di cui si avvale l'ente, produca una copia digitale conforme all'originale, attestata dal medesimo difensore.

Un alleggerimento di tale obbligo è previsto, invece, per gli uffici di Segreteria in quanto, nel citato art. 25-bis si specifica: «2. Analogo potere di attestazione di conformità è esteso, anche per l'estrazione di copia analogica, agli atti e ai provvedimenti presenti nel fascicolo informatico, formato dalla segreteria della corte di giustizia tributaria di primo e secondo grado ai sensi dell'articolo 14 del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 23 dicembre 2013, n. 163, o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dell'ufficio di segreteria. Detti atti e provvedimenti, presenti nel fascicolo informatico o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dell'ufficio di segreteria, equivalgono all'originale anche se privi dell'attestazione di conformità all'originale da parte dell'ufficio di segreteria».

Profili critici 

Una nota di colore: in America non esiste la certificazione di conformità perché se si produce un documento falso si va in galera per anni; nelle carceri americane, una larga parte dei detenuti è per ragioni fiscali (generalmente evasori). In Italia si contano sulle dita di una mano.

La ratio sottintesa all'art. 25-bis è evitare la produzione di documenti falsi.

L'obbligo della attestazione di conformità, previsto in via generalizzata, costituisce un aggravamento degli obblighi a carico delle parti, contrario all'obiettivo dichiarato della riforma di semplificare il processo tributario.

L'art. 25-bis cit. appare, dunque eccessivamente gravoso e formalistico e vanificherebbe i principi della stessa CEDU, che ha evidenziato il pericolo di un eccessivo formalismo a discapito del profilo più sostanzialistico dell'accesso alla giustizia.  

Il difensore non sempre è in possesso di atti originali, in quanto li acquisisce in copia da parte del proprio cliente e capita che a monte, non esista un originale analogico; in tal caso il difensore non può attestare la conformità della copia depositata rispetto a un originale analogico che egli non ha mai acquisito e l'obbligo di attestazione vale, quindi, limitatamente a quanto detenuto in originale dal difensore.

In caso di produzione di sole copie, mancanti dell'originale, i documenti prodotti, non sono soggetti alla sanzione della inutilizzabilità normativa di cui all'art. 25-bis, rilevabile anche d'ufficio, ma è sufficiente il disconoscimento motivato, alla prima udienza, perché il giudice non ne tenga conto, in mancanza dell'originale.

Il sistema consente di relegare, in tale ultimo caso, a fonte di produzione irrilevante documenti detenuti dalle parti solo in copia non autenticata, in mancanza dell'originale.

Ulteriore elemento incerto è costituito dalle concrete modalità della certificazione di conformità che non può essere apposta sull'immagine del documento che verrebbe alterata rispetto all'originale cartaceo.

Tuttavia, non sembra sufficiente attribuire alla sottoscrizione digitale del documento da parte del difensore una valenza certificativa della conformità all'originale, senza necessità di produrre altre certificazioni ed attestazioni.

Potrebbe applicarsi analogicamente quanto ormai avviene di prassi per la procura conferita su supporto cartaceo; in tal caso il difensore deposita telematicamente la copia per immagine su supporto informatico con l'attestazione di conformità da parte del difensore medesimo.

Appare, tuttavia, eccessivamente gravosa, a pena di inutilizzabilità del documento, l'apposizione della dichiarazione di conformità per ogni documento prodotto ed è compito della giurisprudenza individuare la possibilità, al fine di semplificare gli adempimenti formali nel processo, di rendere, da parte del difensore, un'unica attestazione di autenticità, omnicomprensiva, per tutti i documenti analogici prodotti, al fine di rendere attuali le indicazioni della stessa Corte Edu, Patricolo e altri c. Italia, del 23 maggio 2024.

In tale pronuncia la Corte Edu ha ritenuto sussistente la violazione dell'art. 6 § 1 CEDU rispetto al parametro valutativo del formalismo eccessivo, quando le norme si traducono in una barriera che impedisce alle parti di ottenere una decisione nel merito e non conseguono il raggiungimento della certezza del diritto e della corretta amministrazione della giustizia, anche considerati gli ostacoli pratici che i ricorrenti possono incontrare nell'utilizzo di nuove tecnologie (cfr Corte EDU, Xavier Lucas, cit., § 57).

In altri termini anche il legislatore deve considerare che le nuove tecnologie vanno utilizzate come strumenti per migliorare l'accesso effettivo alla giustizia, spettando ai giudici di controllare che la loro attuazione sia tale da garantire i diritti processuali delle parti anche nel particolare contesto della transizione telematica, evitando ingiustificate sanzioni processuali.

Tuttavia tale obiettivo, ove in contrasto con i principi CEDU, in presenza di una normativa chiara come quella dell'art. 25-bis, può essere perseguito attraverso il rinvio alla Corte Costituzionale o alla Corte di Giustizia dell'Unione Europea, ma non con la disapplicazione della normativa asseritamente contrastante con i principi unitari

Un'alternativa potrebbe essere rappresentata dalla interpretazione comunitariamente orientata sulla falsariga dell'orientamento espresso dalla Cassazione con riferimento alla art. 369 c.p.c.  (Cass. Civ. Sez. U, n. 8312 del 2019), potendosi affermare che il mancato deposito dell'attestazione di conformità delle copie cartacee agli originali informatici non comporta l'improcedibilità del ricorso, qualora la controparte non contesti la difformità delle copie cartacee dagli originali o qualora il ricorrente depositi l'attestazione mancante in un momento anche successivo alla prima udienza, purché nei termini per la produzione di documenti (venti giorni liberi  prima dell'udienza, art. 32 d.lgs 546/92).

Tale ultima possibilità diventa attuale e percorribile nel giudizio tributario, in quanto, a differenza del giudizio civile, è possibile depositare documenti, come evidenziato, fino a venti giorni prima dell'udienza e tra tali documenti è possibile anche ricomprendere l'eventuale attestazione di conformità mancante.

Dichiarare l'inutilizzabilità dei documenti, senza offrire ai ricorrenti una ragionevole possibilità di presentare l'attestazione nel corso del giudizio, eccede il fine di garantire la certezza del diritto e la retta amministrazione della giustizia, occorrendo, anche da parte del giudice tributario, far ricorso alla “flessibilità”, in base agli orientamenti richiamati della Corte EDU e della stessa Cassazione.

Anche nel giudizio tributario andrebbe rivalutato il principio, già affermato dalla Cassazione per il giudizio ordinario (Cass. civ., sez. III, Sentenza n. 12971 del 13 maggio 2024), in base al quale il  deposito del duplicato informatico di atti nativi digitali, ha il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, dell'originale informatico e che, per sue caratteristiche intrinseche, non può recare alcuna sovrapposizione o annotazione che ne determinerebbe, di per sé, l'alterazione.

 In altri termini anche nel giudizio tributario potrebbe affermarsi che il duplicato informatico, se attestato conforme, nasce e resta conforme all'originale, mentre se non è attestato conforme diviene conforme nel caso in cui tale asserita conformità non sia oggetto di espresso disconoscimento