La legittimità della procura sostanziale nel procedimento di mediazione

Premessa

L’art. 8 del d.lgs. n. 28/2010 prevede che la parte possa delegare la rappresentanza in mediazione ad altro soggetto, munendo lo stesso di poteri speciali e sostanziali con delega non autentica; nei casi in cui la materia oggetto di mediazione sia l’eventuale accordo per la stipula di contratti o atti previsti dall’art. 2643 c.c., occorre invece la sottoscrizione del Notaio per autentica delle firme.

Il procedimento di mediazione tra informalità e rigore normativo

La mediazione, il cui procedimento è caratterizzato dalla informalità, ha come scopo quello di riattivare il dialogo tra le parti con l’assistenza del mediatore che assume il ruolo di facilitatore con il compito di permettere loro di raggiungere un accordo soddisfacente per tutti.

Tale obiettivo si raggiunge attraverso la presenza personale delle parti e lo svolgimento della negoziazione effettiva, tendente alla ricerca dell’accordo (Tribunale di Nocera Inferiore n. 532/2025).

Nonostante il carattere informale del procedimento, la procedura in mediazione, presenta alcuni aspetti formali rigorosi che assumono una rilevanza fondamentale nelle materie elencate dall’art. 5 del riformato decreto legislativo n. 28/2010 e nelle controversie demandate in mediazione dal Giudice. In tali fattispecie, la mancata partecipazione o il mancato rispetto degli adempimenti normativi può comportare l’improcedibilità del giudizio.

Le caratteristiche della delega

L’art. 8 del d.lgs. n. 28/2010 precisa che la delega conferita ad un terzo debba essere specifica, sostanziale e rilasciata solo in presenza di giustificati motivi d’impedimento alla presenza personale del soggetto interessato.

Pertanto, l’atto dovrà riportare gli estremi della specifica mediazione indicandone il numero di procedura attribuito dall’Organismo e dovrà indicare in modo puntuale i poteri attribuiti al procuratore. Tra i poteri demandati al delegato possono rientrare anche la valutazione e l’accettazione della proposta, nonché la stipula dell’accordo che, in alcune ipotesi, dovrà essere ratificato da altri soggetti: emblematico è il caso dell’impugnazione di delibere assembleari di un condominio allorché l’amministratore, dovrà necessariamente far ratificare la proposta o l’accordo dall’assemblea condominiale, costituendo tale passaggio una condizione sospensiva dell’efficacia dell’atto.

Il mediatore non può sindacare l’effettiva sussistenza di giustificati motivi per la delega del terzo, ma solo controllarne la regolarità formale. Al riguardo, occorre considerare che la delega deve essere firmata dal delegante e controfirmata dal delegato, e ad essa devono essere allegati validi documenti di riconoscimento di entrambi nonché, nel caso di società delegante, una visura aggiornata dalla quale possano evincersi i poteri del delegante.

Nella mediazione telematica la procedura il mediatore dovrà verificare l’integrità delle firme elettroniche apposte.

Difensore e delegato dalla parte, una convivenza difficile

La recente ordinanza della Corte di Cassazione n. 9608 del 15 aprile 2026 pone l’attenzione su alcuni aspetti fondamentali della mediazione quale condizione di procedibilità per l’azione giudiziale: a) la necessità della presenza delle parti b) l’effettività del tentativo di conciliazione c) il ruolo dell’avvocato; d) la forma della procura.

Le questioni sono strettamente correlate.

La decisione della S.C. ribadisce che, nel caso di mediazione quale condizione di procedibilità (in quanto riguardante le materie di cui all’art. 5 del d.lgs. n. 28/2010 oppure demandata dal giudice), tale esigenza è soddisfatta se al primo incontro si presentano le parti personalmente con l’assistenza dell’avvocato.

La presenza del legale è stata introdotta con lo scopo di assistere la parte in mediazione al fine di evitare che questa possa stipulare accordi senza la consapevolezza giuridica della portata degli stessi: si tratta, dunque, non di una difesa tecnica bensì di un’assistenza che presuppone una capacità del professionista di guidare il proprio assistito verso la conclusione di un accordo soddisfacente.

Nelle procedure di mediazione capita che la parte si faccia rappresentare dal proprio difensore munito di procura speciale sostanziale, creando un problema di coincidenza tra la figura della parte e quella del difensore.

Secondo la Suprema Corte, il dualismo avvocato/procuratore non si concilia con la ratio del procedimento e cioè la riattivazione del dialogo tra le parti, condizione che non si realizzerebbe se vi fossero solo avvocati in mediazione. In secondo luogo, la coincidenza delle figure farebbe venir meno l’attività indipendente dell’avvocato, compromettendo la struttura della mediazione, che prevede una parte la quale partecipa personalmente o con un rappresentante delegato, assistita da un avvocato.

In presenza di tale coincidenza, la condizione di procedibilità non sarebbe soddisfatta con le relative conseguenze d’improcedibilità della domanda giudiziale ed in alcuni casi il pregiudizio definitivo nella prosecuzione del giudizio come nel caso dello spirare del termine di decadenza.

Ad esempio, l’improcedibilità in caso di mancato utile esperimento della mediazione obbligatoria in presenza di un’opposizione a decreto ingiuntivo vertente su materie elencate nell’art. 5 del d.lgs. n. 28/2010 comporta la inefficacia dello stesso.

Conclusioni

Nelle materie in cui la mediazione è condizione di procedibilità dell’azione giudiziale, la procura alla rappresentanza in sostituzione della parte, dev’essere conferita nelle modalità corrette ad un terzo differente dall’avvocato. La funzione del legale come assistente della parte non consente una coincidenza delle due figure perché snaturerebbe la procedura stessa. L’eccezione d’improcedibilità per tali motivi, se rilevata, potrebbe comportare l'improcedibilità della domanda nelle materie di mediazione obbligatoria. Le conseguenze possono essere irreparabili qualora si controverta sull'annullabilità della delibera assembleare condominiale e lo spirare del termine di decadenza di 30 gg. per proporre l'azione giudiziale ai sensi dell'art. 1137 c.c. Nel caso di opposizione al decreto ingiuntivo riguardante materie per le quali la mediazione è prevista come condizione di procedibilità, l'improcedibilità potrebbe comportare l'inefficacia del provvedimento monitorio.