Linee guida per la notificazione in proprio a mezzo PEC dell'Ordine degli Avvocati di Brescia

Il 24 maggio scorso hanno acquistato efficacia le modifiche normative alla l. n. 53/1994 «Facoltà di notificazione di atti civili, amministrativi e stragiudiziali per gli avvocati e procuratori legali» che consentono di procedere alle notificazioni a mezzo della Posta Elettronica Certificata 2009.

Proseguendo il lavoro iniziato con la predisposizione del Vademecum distribuito lo scorso giugno, si è giunti a concordare con il Tribunale di Brescia linee guida condivise con riguardo all'interpretazione della nuova normativa, in particolare in relazione a tre aspetti della medesima:

- la individuazione degli elenchi pubblici dai quali trarre gli indirizzi dei destinatari;

- le modalità di prova dell'avvenuta notificazione alternative a quella informatica;

- le modalità di assolvimento dell'onere di apposizione della marca.

Il testo delle Linee Guida, che trovate in allegato alla presente, è stato sottoscritto in data 14 novembre 2013 e ci auguriamo che la conoscenza dei criteri interpretativi adottati dal Tribunale possa incentivare l'utilizzo di questo nuovo strumento di notificazione, senz'altro comodo, sicuro e particolarmente economico.

Il Tribunale di Brescia e l'Ordine degli Avvocati di Brescia,

• preso atto che dal 24 maggio 2013, a seguito della pubblicazione del Decreto 3 aprile 2013, n. 48 «Regolamento recante modifiche al d.m. n. 44/2011, concernente le regole tecniche per l'adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione», sono divenute efficaci le modifiche alla l. n. 53/1994 che hanno esteso agli avvocati la facoltà di notificazione a mezzo PEC.

• ritenuto che al fine del più efficace utilizzo dello strumento, pur ribadita la libertà di determinazione di ogni singolo magistrato, sia necessario fornire alcuni indirizzi interpretativi condivisi;

formulano le seguenti linee guida predisposte dalla Commissione mista per il Processo Telematico, previa consultazione con la Presidenza del Tribunale e con i Presidenti delle sezioni civili.

L'art. 3-bis l. n. 53/1994 prevede che la notificazione possa essere eseguita da un indirizzo PEC dell'avvocato notificante risultante da pubblici elenchi, verso un indirizzo PEC del destinatario parimenti risultante da pubblici elenchi.

L'art. 16-ter d.l. n. 179/2012 dispone che a decorrere dal 15 dicembre 2013 si intendano quali pubblici elenchi quelli individuati da tale norma. Deve però ritenersi che tale disposizione non precluda di procedere alla notificazione a mezzo PEC servendosi di indirizzi presenti in elenchi che godano di natura pubblica anche prima del 15 dicembre 2013 e, in particolare, dell'indice nazionale degli indirizzi PEC delle imprese e dei professionisti (INI-PEC) (consultabile al link http://www.inipec.gov.it) di cui all'art. 6-bis d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, del registro delle imprese consultabile al link http://www.registroimprese.it) degli albi tenuti da ordini e collegi professionali, dell'indice delle Pubbliche Amministrazioni (consultabile al link http://www.indicepa.gov.it), tutti introdotti dall'art. 16 d.l. n. 185/2008 e del Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE previsto dall'art. 7 d.m. n. 44/2011 (pst.giustizia.it – per la consultazione http://pst.giustizia.it/PST/ → scheda “servizi” → login tramite smart card → “accedi” a Registro Generale degli Indirizzi Elettronici) previsto dalle Regole Tecniche per il Processo Telematico.

Allo stato attuale sono in corso di definizione da parte degli organi tecnici del Ministero della Giustizia le modalità per il deposito in via telematica della prova della notificazione eseguita a mente dell'art. 3-bis l. n. 53/1994. Appare pertanto necessario determinare le modalità con le quali detta prova possa essere fornita mediante deposito tradizionale.

La prova della regolarità della notificazione è costituita dai file informatici del messaggio inviato, della ricevuta di accettazione e, in particolare, dalla ricevuta di avvenuta consegna, che certifica il perfezionamento della notificazione in capo al destinatario ed il momento nel quale è avvenuto. Inoltre contenendo la copia integrale del messaggio inviato, ivi compresi gli allegati, è in grado di provare quali siano l'atto o gli atti effettivamente recapitati al destinatario.

L'art. 9 l. n. 53/1994 dispone che l'avvocato, nel caso non sia possibile procedere al deposito telematico, possa fornire al cancelliere ai fini dell'annotazione a margine del provvedimento dell'avvenuta opposizione o impugnazione, prova della notificazione mediante estrazione di copia su supporto analogico del messaggio di posta elettronica certificata, dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna, attestandone la conformità ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi dell'art. 23, comma 1, d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.

Deve ritenersi che tale modalità operativa possa essere senz'altro estesa anche alla prova della notificazione, ferma restando la facoltà del giudice, in caso di contestazione o, comunque, ove ritenuto opportuno, di richiedere la produzione dei file informatici relativi al messaggio PEC inviato.

Al fine di dimostrare la riconducibilità dell'indirizzo PEC al destinatario della notificazione, l'avvocato è tenuto a produrre estratto su supporto analogico dell'elenco pubblico dal quale l'indirizzo PEC è stato tratto, attestandone la conformità all'originale mediante apposizione della propria sottoscrizione

L'art. 10 l. n. 53/1994 prevede che al momento dell'esibizione o del deposito nella relativa procedura, all'atto notificato debba essere apposta apposita marca, il cui modello e importo sono stabiliti con decreto del Ministro di grazia e giustizia (Art. 23 Copie analogiche di documenti informatici. 1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato). La norma prevede altresì che quando l'atto è notificato a mezzo PEC, al pagamento della suddetta marca si provveda mediante sistemi telematici.

Allo stato, così come il deposito, non risulta possibile effettuare con mezzi telematici nemmeno il pagamento della marca di cui sopra. Deve ritenersi peraltro che l'onere relativo possa essere senz'altro assolto mediante versamento secondo le tradizionali modalità, apponendo poi la marca alle copie del messaggio e delle ricevute estratte su supporto analogico come previsto dal punto precedente.

Brescia, 14 novembre 2013

Per il Tribunale ordinario di Brescia

Il Presidente del Tribunale

Dott.ssa Adriana Garrammone

Per l'Ordine degli Avvocati di Brescia

Il Presidente del Consiglio dell'ordine degli Avvocati

Avv. Pierluigi Tirale

1. Il contenuto della relazione di notificazione.

L'avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata. Della relazione dovrà essere estratta copia su formato analogico: essa andrà quindi stampata, e sulla stampa dovrà essere apposta l'attestazione della conformità al documento informatico da cui è tratta ai sensi dell'art. 23, comma 1, d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.

La relazione dovrà contenere:

a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell'avvocato notificante;

b) gli estremi del provvedimento autorizzativo del consiglio dell'ordine nel cui albo è iscritto;

c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;

d) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;

e) l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui l'atto viene notificato;

f) l'indicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;

g) l'attestazione di conformità all'originale delle copie informatiche degli atti formati su supporto analogico a norma dell'art. 22, comma 2, d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.

Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l'ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l'anno di ruolo.

2. L'indirizzo PEC del notificante e del notificato

Ai sensi dell'art. 3-bis, comma, l, la notificazione potrà essere eseguita esclusivamente utilizzando indirizzi di posta elettronica certificata risultanti da pubblici elenchi.

Si tratta, attualmente, dei seguenti indirizzi:

1) INI-PEC (Indice nazionale degli indirizzi PEC delle imprese e dei professionisti) (www.inipec.gov.it) (art. 6-bis d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 — Codice dell'amministrazione digitale);

2) albi ed elenchi tenuti da ordini e collegi professionali (art. 16, comma 10, d.l. 29 novembre 2008 n. 185);

3) registro delle imprese (art. 16, comma 6, d.l. 29 novembre 2008, n. 185);

4) indice delle Pubbliche Amministrazioni (www.indicepa.gov.it) (art. 16, comma 8, d.l. 29 novembre 2008, n. 185);

5) Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE) (art. 7 d.m. 21 febbraio 2011, n. 44) (http://pst.giustizia.it/PST/).

Ad essi si aggiungeranno:

6) domicilio digitale del cittadino (quando sarà attivata la nuova anagrafe della popolazione residente - ANPR) (art. 3-bis d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 — Codice dell'amministrazione digitale)

7) elenco degli indirizzi PEC delle Pubbliche Amministrazioni tenuto dal Ministero della Giustizia (art. 16, comma 12, d.l. n. 179/2012).

3. I documenti da verificare

Non è ancora possibile procedere al deposito dell'atto notificato con modalità telematiche. Ai sensi dell'art. 9, comma 1-bis, l'avvocato produrrà la stampa (“estrae copia su supporto analogico”):

- del messaggio di posta elettronica certificata, che dovrà necessariamente recare, nell'oggetto, la dizione “notificazione ai sensi della l. n. 53/1994”;

- dei suoi allegati;

- della ricevuta di accettazione, che individua il momento di perfezionamento della notifica per il soggetto notificante;

- della ricevuta di avvenuta consegna, che individua il momento di perfezionamento della notifica per il soggetto notificato.

Su ciascun documento dovrà essere attestata la conformità delle stampe ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi dell'art. 23, comma 1, d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.

4. Il perfezionamento della notifica

La notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione, e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna.

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