Decreto legislativo - 31/12/1992 - n. 546 art. 9 - Organi di assistenza alle corti di giustizia tributaria di primo e secondo grado 1 2 .

Assistenza all'attività giudiziaria

Nello specifico il comma 1 dispone come il personale dell'ufficio di segreteria debba assistere la Commissione tributaria nello svolgimento della propria attività istituzionale, rinviando a tal fine alle disposizioni disciplinanti la funzione di cancelleria presenti nel Codice di rito; più precisamente tali norme di riferimento sono nel Libro I, Titolo I, Sezione VII, Capo II del c.p.c. (con i rispettivi rinvii alle disposizioni di attuazione), i quali prevedono la funzione di documentazione di tutte le attività svolte nel giudizio (tra cui, segnatamente, gli artt. 126 e 130: contenuto e redazione del verbale – in primis – il processo verbale), oltre che a quelle propriamente di segreteria (es. iscrizione a ruolo, rilascio di copie, conservazione dei fascicoli, comunicazione/notificazione degli atti, ecc.), nonché gli incombenti specificamente previsti per il contenzioso tributario dagli artt. 25 e 25-bis del d.lgs. n. 546/1992 e dall'art. 40, comma 2, del d.lgs. n. 545/1992 (Ufficio del massimario). Tale rinvio opera per l'attività dei segretari, esattamente così come il precedente rinvio dinamico di cui all'art. 1, comma 2, d.lgs. n. 546/1992, opera per quella dei magistrati.

Al successivo Comma 2 la competenza del personale ausiliario addetto alla segreteria viene estesa alle attività ausiliarie proprie dell'ufficiale giudiziario (art. 59 c.p.c.) – limitatamente a quelle da svolgersi in udienza – nel novero delle quali possono essere pacificamente comprese l'assistenza generica in udienza, l'esecuzione di ordini e le altre incombenze specificamente previste dalla legge.

Ne discende che, nello svolgimento di tali funzioni, tutto il personale di segreteria è considerato – al pari di quello di cancelleria della giurisdizione ordinaria – pubblico ufficiale (ex art. 357 c.p.); conseguentemente tutti gli atti da egli compiuti fanno pubblica fede fino a querela di falso.

Pubblico ufficiale ed Incaricato di pubblico servizio

La figura del Pubblico ufficiale e quella dell'Incaricato di pubblico servizio sono previste fin dal 1930 dal nostro ordinamento giuridico e precisamente dal Codice Penale, libro II, titolo II, capo III, rispettivamente agli artt. 357 e 358 c.p. La differenza tra le due figure è tracciata dall'art. 358, comma 2: "Per pubblico servizio deve intendersi un'attività disciplinata nelle stesse forme della pubblica funzione, ma caratterizzata, dalla mancanza dei poteri tipici di quest'ultima, [poteri autoritativi o certificativi] …”. Gli atti compiuti dal Pubblico Ufficiale nell'esercizio delle sue funzioni godono di fede privilegiata, ovvero sono veri fino a querela di falso. A tal fine, la figura del pubblico ufficiale è più volte richiamata nel Codice dell'amministrazione digitale, Capo II, sezione II.

[*GIURI*] La Cass. pen. VI,  n. 43820/2014 afferma che agli effetti della qualifica di pubblico ufficiale, non è richiesto lo svolgimento di un'attività che abbia efficacia diretta nei confronti di terzi, giacché ogni atto preparatorio, propedeutico o accessorio, che esplichi, nell'ambito del procedimento di riscossione, i suoi effetti certificativi, valutativi o autoritativi, seppure destinato a fini interni alla p.a., comporta l'attuazione completa e connaturale dei fini dell'ente pubblico e non può essere isolato all'interno dell'intero contesto delle funzioni pubbliche. Ne consegue che deve considerarsi pubblico ufficiale il dipendente di Equitalia S.p.a. che, nello svolgimento dei compiti d'ufficio a lui assegnati, contribuisce in modo univoco alla formazione e manifestazione della volontà dell'ente di appartenenza, intesa la sua attività come contributo, anche istruttorio e preparatorio, funzionale a dare impulso determinante all'iter deliberativo dell'organo stesso, finalizzato all'utile riscossione del tributo nei confronti degli Enti ai cui rapporti egli è preposto.

Funzioni di documentazione, certificazione ed autenticazione

Oltre all'attività direttamente integrativa della giurisdizione (documentazione delle attività del giudice e delle parti e sottoscrizione dei provvedimenti giudiziali al fine di autenticare la sottoscrizione del giudice) al personale dell'ufficio di segreteria sono attribuite ulteriori funzioni di documentazione, certificazione ed autenticazione, la cui attività non richiede valutazioni discrezionali e comporta una limitata assunzione di responsabilità in ordine alla conformità della copia all'originale (Circ. Min. G.G. Ord. Giud. 4/1-S/865 del 4 marzo 1998). In dettaglio trattasi del: rilascio dei seguenti atti.

Copia è la riproduzione parziale o totale di atti, documenti e registri dichiarata conforme all'originale da pubblici ufficiali all'uopo autorizzati. Le copie autentiche di atti pubblici hanno lo stesso valore documentale dell'originale (i.e. piena prova fino a querela di falso). In mancanza di uno dei requisiti previsti, le copie non hanno una efficacia piena, ma costituiscono un principio di prova per iscritto (art. 2717 c.c.).

Estratto è la riproduzione letterale e fedele solo di alcune parti dell'atto. Ogni estratto va munito della certificazione di conformità all'originale: “Per estratto conforme all'originale che si rilascia a richiesta di ...”, della data, della sottoscrizione del pubblico ufficiale e del timbro d'ufficio. Deve essere rilasciato solo nei casi indicati dalla legge o dai regolamenti e deve contenere l'intestazione intera dell'atto originale, con omissione delle parti non richieste dall'interessato, da sostituirsi con la parola “omissis” e la riproduzione in fine e a margine, dei dati dell'eventuale registrazione. Gli estratti vengono di solito utilizzati per quegli atti unici indivisibili, ma che si svolgono in più fasi, cioè con natura collettiva.

La differenza tra “copia parziale” ed “estratto” consiste nel fatto che mentre la “copia parziale” è oggettiva (fotografica e quindi valida ai sensi dell'art. 2719 c.c ) , l'“estratto” è una mera trascrizione testuale parziale , teleologicamente orientata attraverso gli “omissis”.

Certificato è un'attestazione originale di verità o scienza, indipendentemente da altri atti pubblici, con una efficacia meramente dichiarativa ad esempio il certificato del casellario è un attestato di quanto è contenuto nelle schede del casellario. Certificati sono anche attestazioni scritte su moduli preordinati di dati o elementi risultanti dai registri o documenti ufficiali delle cancellerie e segreterie giudiziarie. Qualora, tuttavia, il contenuto di queste attestazioni può essere desunto da atti o sentenze, il cancelliere non deve rilasciare certificato, perché la parte dovrà chiedere copia integrale o parziale dell'atto o della sentenza (Nota Min. G.G. Aff. Civ. n. 4/1938/61 del 14 gennaio 1969).

Attestato è un documento derivato o di secondo grado, nel quale il pubblico ufficiale dichiara l'esistenza di situazioni giuridicamente rilevanti, desunte da altri atti. Non è quindi una prova di fatti o negozi giuridici, ma serve per documentare l'esistenza di altri atti giuridici. Spesso i termini certificato o attestato vengono utilizzati impropriamente come sinonimi. Ai sensi dell'art. 40, comma 1, del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, come novellato dall'art. 15 l.  12 novembre 2011, n. 183, sulle certificazioni ed attestazioni da rilasciare a soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura: “Il presente certificato/attestato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.

Copia di atti del procedimento non è subordinata ad alcun controllo da parte del giudice, contrariamente a quanto avviene in altri casi come per il rilascio di alcuni certificati e copie nel procedimento penale. Infatti l'art. 76 disp. att. c.p.c. dispone che le parti o i loro difensori, possono esaminare gli atti ed i documenti inseriti nel fascicolo d'ufficio ed in quelli delle altre parti e farsene rilasciare copia dal cancelliere, osservando le disposizioni di legge sul bollo. La richiesta di copie non necessita di una forma particolare e può assumere anche la forma orale (Nota Min. G.G. Aff. Civ. n. 8/1860/11-6 del 14 luglio 1988) annotandone il rilascio con un timbro da apporre sull'originale o con la annotazione della richiesta su un registro in stretto ordine cronologico. Nel caso di rilascio di copie in relazione a procedimenti definiti e archiviati, anche per le copie informi, va applicata la normativa generale sugli archivi e quella specifica sui diritti di copia.

Copia esecutiva è la copia autentica alla cui spedizione è obbligato il cancelliere, oltre alla certificazione di conformità, che porta la speciale formula prevista dal terzo comma dell'art. 475 c.p.c., annotando sull'originale il rilascio a favore di una determinata parte della prima copia in forma esecutiva. Pur restando responsabile la parte che ne ha fatto un uso improprio o illegittimo, al funzionario è fatto divieto di rilasciare ulteriori copie se non dietro specifica autorizzazione del capo dell'ufficio (rilasciata a richiesta motivata dalla parte interessata).

La copia della sentenza rilasciata in forma esecutiva deve contenere: l'attestazione di conformità all'originale, la sottoscrizione del cancelliere e il sigillo della cancelleria, mentre non sono prescritte l'indicazione della data e del luogo di rilascio, delle generalità e della qualifica del rilasciante, né la sottoscrizione dei fogli intermedi, né l'apposizione di timbri di congiunzione degli stessi (Cass. n. 1625/1998). Il rilascio della copia del titolo in forma esecutiva a persona diversa da quella nel cui favore il titolo fu emesso non dà luogo a nullità o inefficacia del titolo stesso, ma costituisce una irregolarità da far valere a norma dell'art. 617 c.p.c. Alla medesima irregolarità, da denunciare negli stessi modi, dà luogo la circostanza che il rilascio del titolo in forma esecutiva, per quanto avvenuto nei confronti di uno dei soggetti nel cui favore fu emesso, sia stato poi notificato al debitore, antecedentemente o contestualmente al precetto, da altro soggetto nel cui favore il titolo stesso fu emesso (Cass. n. 9297/1999).

Copia atti pubblici deve essere rilasciata dal cancelliere, come pubblico depositario al quale la legge attribuisce il compito di tenere gli atti a disposizione del pubblico; l'obbligo di rilasciare copie autentica o estratto degli atti che detiene (art. 744 c.p.c.) sussiste anche quando il richiedente non è stato parte nell'atto (art. 743 c.p.c.).

Vedasi anche il commento sub artt. 25, 25-bis, 67-bis, e 69.

Organizzazione degli uffici di collaborazione

Al mirato rinvio dinamico – su citato — soccorre anche il generale rinvio dinamico al Codice di Procedura Civile previsto all'art. 1, comma 2, d.lgs. n. 546/1992, che ne modula l'applicazione alle proprie norme «per quanto da esse non disposto» e previa con una valutazione di compatibilità. Tale generale rinvio, peraltro, opera alla stessa stregua anche per tutta la normativa di riferimento quale quella prevista per l'ordinamento giudiziario (r.d. 30 gennaio 1941, n. 12), per l'ordinamento del personale civile delle cancellerie e segreterie giudiziarie (l. 23 ottobre 1960, n. 1196), per la specificazione delle attribuzioni delle cancellerie e segreterie giudiziarie (l. 12 luglio 1975, n. 311) e per la modificazione ai servizi di cancelleria (l. 7 febbraio 1979, n. 59).

Inoltre, alle disposizioni sul processo tributario formulate nel d.lgs. 546/1992, erano state ab origine affiancate quelle ordinamentali del d.lgs. n. 545/1992, intitolato «Ordinamento degli organi speciali di giurisdizione tributaria ed organizzazione degli uffici di collaborazione in attuazione della delega al governo contenuta nell'art. 30 della legge 30 dicembre 1991, n. 413».

Sul punto, l'art. 35, d.lgs. n. 545/1992, precisa dettagliatamente che: «Gli impiegati con VII (area 3° F1-F2) e VI (area 2° F3-F6) qualifica funzionale assistono i collegi giudicanti nelle udienze e controfirmano gli atti nei quali la legge richiede il loro intervento; ricevono gli atti del processo concernenti il loro ufficio; rilasciano le copie delle decisioni; svolgono compiti di carattere amministrativo e contabile e provvedono agli adempimenti che ad essi vengono affidati; possono, nel caso di assenza o vacanza, fare le veci dei funzionari della qualifica funzionale immediatamente superiore» mentre «Gli impiegati con V e IV qualifica funzionale (area 2° F1-F2) provvedono ai servizi di protocollazione, classificazione, copiatura, fotocopiatura, spedizione e ogni altra mansione inerente alla qualifica di appartenenza; sostituiscono in caso di assenza o impedimento gli impiegati della qualifica funzionale immediatamente superiore».

Infine, «Il personale ausiliario con III qualifica funzionale (area 1° F1-F3) espleta servizi di anticamera, attività connesse e attività di ufficiale giudiziario in udienza».

Responsabilità del personale di segreteria

Ai sensi dell'art. 15 (Vigilanza e sanzioni disciplinari), d.lgs. n. 545/1992: “Il Presidente di ciascuna Commissione tributaria esercita la vigilanza sugli altri componenti e sulla qualità e l'efficienza dei servizi di segreteria della propria Commissione, al fine di segnalarne le risultanze al Dipartimento delle finanze del Ministero dell'economia e delle finanze per i provvedimenti di competenza”. Ogni censurabile condotta del personale amministrativo compreso nell'apposito contingente indicato nell'art. 10 della l. n. 358/1991, al fine di un eventuale avvio del procedimento disciplinare, va tempestivamente segnalata (con una procedura simile a quella che l'art. 13, comma 11, l. n. 212/2000, prevede in casi analoghi per il Garante dei diritti del contribuente) dal Presidente della commissione al Direttore della giustizia tributaria, Dipartimento delle Finanze, che ha il potere disciplinare sul personale addetto alle segreterie.

L'art. 60 c.p.c. prevede la responsabilità civile (ex art. 2043 c.c.) del personale di segreteria per i danni cagionati nello svolgimento delle funzioni di cancelliere e di ufficiale giudiziario nel caso di rifiuto illegittimo o di omissione di atti obbligatori (art. 328 c.p,), nonché per la nullità di un atto compiuto con dolo o colpa grave.

Segretari e magistrati tributari (pubblici ufficiali ex art. 357 c.p.) hanno obblighi giuridici diretti qualora (ex art. 331, c.p.p.) “nell'esercizio o a causa delle loro funzioni o del loro servizio, hanno notizia di un reato perseguibile di ufficio, devono farne denuncia per iscritto, anche quando non sia individuata la persona alla quale il reato è attribuito”; inoltre, (ex art. 83 l. n. 240/1923, art. 53, comma 2 e 3, r.d. n. 1214/1934, artt. 20 e 21, t.u. n. 3/1957 ed art. 1, comma 3, l. n. 20/1994) devono trasmettere alla Procura della Corte dei conti un rapporto su eventuali responsabilità contabili del personale di assistenza e collaborazione. Responsabilità contabili e penali incombono direttamente anche sul magistrato tributario che abbia omesso (361 c.p.) le doverose denunce.

Firma, sottoscrizione e sigla

Nel linguaggio giuridico per “firma” (dal latino firmare: rendere fermo, stabilizzare, rafforzare, fortificare) non si può intendere un vago sintagma sciattamente definibile, bensì rigorosamente il segno grafico biometrico dinamico, steso di proprio pugno e senza artifici (Alternativo a strumenti legali quali la c.d. firma digitale (rectius: sigillo digitale, nel senso che, come il sigillo ed al contrario della firma, è utilizzabile da chiunque ne abbia la piena effettiva disponibilità funzionale, quant’anche non formale), costituito dalla autografia completa dei propri nomi e cognome, a differenza della sigla, costituita dall’autografia delle sole iniziali, che negli atti pubblici è usata esclusivamente per i fogli intermedi, a condizione che l’atto venga chiuso, sottoscrivendo l’ultimo foglio con la firma. Infatti, ad esempio, un processo verbale è siglato in ogni pagina e sottoscritto dall’ufficiale rogante, chiamato ad attestare, fedelmente e con valenza di pubblica fede, quanto ivi constatato. Ogni altro soggetto intervenuto, non sottoscrive l’atto ma lo firma, eventualmente anche con proprie dichiarazioni, solo per le quali la firma vale anche come sottoscrizione; quoad effectum, la firma del soggetto diverso dall’ufficiale rogante equivale a quella del testimone nei casi previsti dalla legge (vds. legge notarile: art. 48, l. n. 89/1913, matrimonio etc.). Non sono quindi ammesse sottoscrizioni a stampatello, anche se complete, nonché, ad esempio, quelle -tipo sigillo- a disegno stilizzato di oggetti o animali o ripetuto in forme geometriche, come un cerchio, un quadrato, una V, una croce o una semplice X, nonché veri e propri bizzarri scarabocchi, assolutamente non conducenti ad un ipotetico sottoscrittore. Una firma valida è indispensabile per attribuire una dichiarazione di scienza o una manifestazione di volontà, entrambe rese in forma scritta, al soggetto che la appone sotto tale scritto (sottoscrittore). Mentre l'illeggibilità della firma sottoscritta è un fatto materiale (e come tale potrebbe essere rimediabile acquisendo aliunde la riferibilità dell'atto malamente sottoscritto ad un soggetto), l'illegittimità della sottoscrizione è una quaestio iuris relativa al possesso dei connessi poteri. La mancanza della sottoscrizione, quand’anche sostituita da una mera sigla o altro diverso segno grafico biometrico, poiché non è riconducibile ad alcun campione grafico sufficientemente articolato (come lo è una autografia, c.d. specimen, delle proprie generalità complete), è causa di inesistenza/nullità assoluta dell’atto così viziato, perché impedisce la riferibilità della sottoscrizione (istanza di verificazione ex art. 216, c.p.c. o querela di falso ex art. 221, c.p.c.); non sono quindi ammesse sottoscrizioni a stampatello, anche se complete, nonché, ad esempio, quelle -tipo sigillo- a disegno stilizzato di oggetti o animali o ripetuto in forme geometriche, come un cerchio, un quadrato, una V, una croce o una semplice X, nonché bizzarri scarabocchi non conducenti all’ipotetico sottoscrittore. L’art 125, comma 1, c.p.c. indica il contenuto minimo indispensabile ed inderogabile che devono avere i principali atti processuali di parte, menzionando l’atto di citazione, il ricorso, la comparsa, il controricorso ed il precetto (trattasi di elencazione non tassativa, in quanto non esaurisce la serie di possibili atti processuali che le parti possono porre in essere); la mancanza di valida sottoscrizione dell'originale rende l'atto inesistente ed inidoneo a costituire un valido rapporto processuale, sanzionato ai sensi dell’art. 156, comma 1, c.p.c., con conseguente nullità/inesistenza dell’atto stesso ed ulteriori preclusioni/nullità processuali. Poiché l’art. 125 c.p.c. prescrive che l’originale e le copie degli atti ivi indicati devono essere sottoscritti dalla parte che sta in giudizio personalmente oppure dal procuratore, il difetto di sottoscrizione (quando questa non sia desumibile da altri elementi, quali la sottoscrizione per autentica della firma della procura in calce o a margine dello stesso, comunque assolutamente assenti nel caso che qui ci occupa) è causa di inesistenza/nullità assoluta dell’atto, atteso che la sottoscrizione ne è elemento indispensabile per la formazione. (vds. Cass. 20 gennaio 2011, n. 1275). Curiosa la tesi difensiva, a volte improvvisata, secondo la quale se un difetto di sottoscrizione è del tutto identico a quello di altri atti, si sanerebbero reciprocamente, ignorando -peraltro- che ciascuno di tali vizi sia sempre rilevabile - anche d’ufficio - in ogni stato e grado dell’intero giudizio.

Firma elettronic a e firme forti

Si è già detto della firma elettronica/digitale, il cui sintagma è una mera suggestione, atteso che trattasi solamente di un sigillo apposto in calce ad un calcolo matematico, biometricamente e fisicamente del tutto distinto e distante dalla persona fisica cui viene formalmente riferita. Infatti, mentre la genuinità della sottoscrizione autografa può essere verificata con una normale perizia grafica, al fine di cogliere le differenze della stesura manuale con un campione certo, la firma elettronica/digitale resta sempre identica a sé stessa (ecco perché è più un sigillo), anche se apposta da persona diversa da chi abbia la titolarità del dispositivo di firma. L'auspicio, quindi, è quello che al più presto vengano inseriti nell'algoritmo adeguati elementi biometrici dinamici. Per la sottoscrizione di documenti informatici, la disciplina introdotta dal C.A.D. (d.lgs. n. 82/2005) riprende quanto già disposto a livello comunitario dalla Dir. 1999/93/CE “per le firme elettroniche”, distinguendo tra firma elettronica e firme forti. La firma elettronica è «un insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica». In questo senso possono costituire firma elettronica gli indirizzi di posta elettronica non certificata, l’account di un sito internet ed in generale qualsiasi altro sistema di autenticazione. L’autenticità di un documento sottoscritto con firma elettronica semplice è «liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità» (art. 21, comma 1, d.lgs. n. 82/2005). La firma elettronica avanzata è invece «ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma». Essa è idonea ad identificare in modo univoco il titolare della firma (c.d. sottoscrittore) ed a garantire «l’integrità e l’immodificabilità del documento» (art. 21, comma 2, D.lgs. n. 82/2005); pertanto, fa fede fino a querela di falso con la stessa efficacia della scrittura privata (art. 2702 c.c.).Vds. art. 25-bis, d.lgs. 546/1992)

   Poiché l’art. 125 c.p.c. prescrive che l’originale e le copie degli atti ivi indicati devono essere sottoscritti dalla parte che sta in giudizio personalmente oppure dal procuratore, il difetto di sottoscrizione (quando questa non sia desumibile da altri elementi, quali la sottoscrizione per autentica della firma della procura in calce o a margine dell’atto) è causa di inesistenza/nullità assoluta dell’atto, atteso che la sottoscrizione ne è elemento indispensabile per la formazione. (vds. Cass. 20 gennaio 2011, n. 1275).

La mancata sottoscrizione della sentenza ad opera del cancelliere non determina nullità rilevabile ai sensi dell'art. 156, comma 2, c.p.c. (Cass. n. 4856/1980 e Cass. n. 3599/1983). La mancata assistenza del cancelliere alla formazione del processo verbale di udienza o la sua mancata partecipazione all'udienza istruttoria non determina alcuna nullità del procedimento (Cass. n. 3511/1979; conf. Cass. n. 1639/1984; Cass. n. 889/1987). Per la mancata sottoscrizione del presidente al verbale d'udienza, redatto dal segretario su sua direzione, non è normativamente prevista alcuna nullità (Cass. n. 15553/2009).

Il giudice che si pronuncia con sentenza per la nullità degli atti, ai sensi dell'art. 162, comma 2, c.p.c. ha anche competenza risarcitoria al relativo danno - su istanza di parte - per la condanna del cancelliere o dell'ufficiale giudiziario eventualmente responsabili di averli posti in essere con dolo o colpa grave (ex art. 60, n. 2, c.p.c.), atteso che trattasi di questione accessoria; ove tale nullità possa essere accertata dal giudice tributario, come ad esempio nel caso di un giudizio di appello su tali nullità ridondanti sulla sentenza impugnata, è competente il giudice tributario e non quello civile. (C. Consolo-C. Glendi,118). Una ulteriore forma di responsabilità è prevista dall'art. 24 r.d. n. 25/1896, per il funzionario che abbia rilasciato copie irregolari o poco leggibili: deve rinnovarle a proprie spese.

Nelle Commissioni tributarie è prassi che, ove manchi (ad es. per scioperi non programmati o assenze impreviste) il segretario nell'udienza di trattazione, il presidente del collegio conferisca le funzioni di segretario verbalizzante al giudice con minore anzianità nel collegio giudicante; di ciò se ne dà atto nello stesso verbale d'udienza con contestuale decreto.