Decreto ministeriale - 26/04/2012 - n. 60213 art. 8 - Modalita' di archiviazione dei documenti trasmessiModalita' di archiviazione dei documenti trasmessi Art. 8 1. Il sistema documentale degli Uffici di segreteria delle Commissioni tributarie garantisce l'archiviazione, la riproduzione e la conservazione, di ogni dato, atto o documento connesso alle comunicazioni disciplinate dal presente decreto nel rispetto delle disposizioni contenute nel C.A.D. InquadramentoL'articolo 8 del Decreto Ministeriale 26 aprile 2012 si occupa della delicata questione relativa all'archiviazione, riproduzione e conservazione di quanto oggetto di comunicazione telematica, nel rispetto di quanto statuito dal d.lgs. n. 82/2005 (CAD), assegnando al sistema documentale in essere presso la Segreteria della CT tale incombente. Tale sistema è dunque onerato, nel rispetto di quanto previsto dall'ordinamento, non soltanto dell'archiviazione, ma anche delle correlate attività di riproduzione e conservazione di tutto quanto abbia inerenza con le comunicazioni e dunque non soltanto il mero documento inviato, ma l'intero flusso di dati relativo alla notificazione stessa. Si tratta di una tematica di particolare rilevanza, in quanto è necessario che gli strumenti di conservazione possano assicurare i requisiti, previsti dalla normativa vigente di «autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità» dei file caricati per un lasso di tempo potenzialmente infinito, onde evitare i rischi della perdita, nel lungo periodo, di quanto documentato. Tale esigenza, peraltro, è stata oggetto di considerazione da parte dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) che ha pubblicato sul proprio sito internet (www.agid.gov.it) l'insieme delle regole tecniche con note esplicative ed istruzioni pratiche per lo svolgimento degli adempimenti in osservanza degli obblighi di legge. Natura giuridica e ratio legisL'articolo in commento ha carattere prescrittivo ed individua quali regole debbano essere considerate affinché l'archiviazione, conservazione e riproduzione dei dati inerenti la notifica delle comunicazioni di Segreteria venga svolta in ottemperanza alle disposizioni dell'ordinamento. Lo scopo della norma è quello di conferire adeguate garanzie alla conservazione di quanto trasmesso via PEC dalla Segreteria, in maniera tale da realizzare l'archivio dematerializzato così come previsto dell'art. 42 CAD, nell'ottica di conseguire benefici circa una più celere reperibilità dei documenti e conseguente riduzione dei costi nella gestione dell'archivio cartaceo e collazione delle copie. Disciplina della modalità di archiviazione dei documenti trasmessiLa norma in commento inquadra i requisiti necessari per garantire la corretta gestione di quanto trasmesso via PEC ed individua il «sistema documentale» degli Uffici di Segreteria come deputato allo svolgimento di tali adempimenti nel rispetto delle previsioni del CAD relativamente alla conservazione dei dati. La disposizione di riferimento è dunque ricompresa negli artt. 42,43 e 44 CAD, in cui è contenuta «la regolamentazione normativa primaria per siffatta materia mentre, la normativa regolamentare è dettata con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013, n. 73824» (Vitrani, CAD – Codice dell'Amministrazione Digitale, in ilprocessotelematico.it, 2016). Nel CAD, peraltro sono stati fissati tutti quei requisiti tali che i documenti inseriti nel sistema documentale siano «conformi ai criteri tecnici stabiliti, ma anche che ne sia assicurata l'autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità nel tempo» (Chindemi-Parente, 16). Quanto al sistema documentale previsto per il Processo Tributario, è stato osservato che le precedenti soluzioni «telematiche ed informatiche sono confluite nel SIGIT, ex art. 1, comma 1, lett. g) d. m. n. 163/2013 il «Sistema informativo della Giustizia tributaria», cioè a dire, «l'insieme delle risorse hardware e software mediante il quale viene trattato in via informatica e telematica qualsiasi tipo di attività, di dato, di servizio, di comunicazione e di procedura, relativo all'amministrazione della giustizia tributaria»» (Russo–Scavizzi, Fascicolo Informatico – Copia informatica degli atti e sentenze – PTT, in ilprocessotelematico.it, 2016). Si ritiene pertanto congruo, nell'ottica di una lettura sistemica, equiparare il sistema SICOT all'art. 1 del Decreto in commento con il SIGIT odiernamente vigente, risultandone, di fatto, le funzioni svolte ricomprese in esso. Comparazione e differenze con disposizioni affiniCome detto, la norma in commento riguarda in senso stretto in ambito di Processo Tributario, anche non telematico, i criteri per assicurare e garantire la corretta gestione di quanto oggetto di trasmissione via PEC da parte della Segreteria, individuando il Sistema a ciò deputato nel rispetto dei criteri, principi e requisiti previsti dalla normativa. La medesima esigenza viene sentita e sviluppata in sede di applicazione del PTT; infatti l'art. 4 del d.m. 163/2013Regolamento PTT individua, al comma 2, il fascicolo informatico come contenitore virtuale di tutte le copie informatiche degli atti e documenti acquisite dal SIGIT. Tale sistema (S.I.Gi.T.), come osservato dalla dottrina (Chindemi-Parente, Guida pratica al Processo Tributario Telematico, 2016, 16) (Russo–Scavizzi, Fascicolo Informatico – Copia informatica degli atti e sentenze — PTT, in ilprocessotelematico.it, 2016), odiernamente svolge pertanto la funzione di sistema documentale così come in precedenza demandata al SICOT. BibliografiaChindemi-Parente, Guida pratica al Processo Tributario Telematico, Milano, 2016; Melis-Salvini (a cura di) Il processo tributario telematico: l'introduzione delle nuove tecnologie informatiche e telematiche nel contenzioso tributario, Roma, 2013; |
