Decreto ministeriale - 23/12/2013 - n. 163 art. 4 - Procura alle liti e conferimento dell'incarico di assistenza e difesa

Natura giuridica e ratio legis

L'articolo in commento si compone di tre commi, in cui viene trattata la procura alle liti o l'incarico di assistenza e difesa, rilasciati su supporto informatico (comma 1) e su sopporto cartaceo (comma 3); vengono altresì trattate le modalità di autentica e trasmissione della procura informatica e di trasmissione ed attestazione in conformità della procura cartacea scansionata.

La norma ha natura imperativa, statuendo quale condotta debba necessariamente tenere il difensore per la formazione, autenticazione e trasmissione della firma su supporto informatico e cartaceo ed individuando espressamente il tempo e la modalità della trasmissione della stessa, che deve avvenire congiuntamente all'atto di riferimento.

Nel caso di conferimento di procura in maniera difforme da quanto previsto dal dettato normativo, la sanzione è quella dell'invalidità della stessa, che potrà essere, purché pre-esistente ed a discrezione del Giudice, sanata nelle forme dell'art. 182 cpc. Tale norma, non essendo eccezionale ed in assenza di espresse preclusioni (Cass., n. 13711/2014), risulta suscettibile di applicazione in ambito di Processo Tributario (C.t.r. Campania, Salerno n. 7591/2016) ed autorizza la concessione, in favore della parte, di un termine per la regolarizzazione dell'assistenza tecnica.

La ratio della norma si pone in stretto collegamento con la necessità di attribuire, anche in fase di acquisizione e trasmissione telematica, certezza, autenticità e provenienza alla procura rilasciata dalla parte, ciò affinché sia consentito l'accesso al SIGIT soltanto a soggetti effettivamente a ciò tenuti.

La fase di autenticazione è per altro un momento di particolare delicatezza, in cui il difensore assume funzione di pubblico ufficiale, attestando sotto la propria responsabilità la genuinità della firma apposta dalla parte; parimenti tale cura deve tenersi nella successiva fase di acquisizione della stessa e trasmissione, che deve avvenire nel rispetto di quanto statuito dal CAD, onde conseguire validità giuridica.

Modalità di conferimento e trasmissione telematica della procura alle liti o dell'incarico di assistenza e difesa

La procura è un negozio processuale unilaterale con il quale la parte conferisce ad un difensore a ciò abilitato il potere di rappresentarla e difenderla in giudizio ovvero, di compiere e di ricevere, nell'interesse della stessa, tutti gli atti del processo non espressamente riservati alla parte personalmente dalla legge (art. 84 comma 1 c.p.c.). L'assistenza tecnica nel processo tributario è esercitata in virtù del conferimento di un apposito incarico ad opera della parte nei confronti del difensore abilitato (art. 12 comma 7 del d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 546) e se nel processo civile la fonte del mandato al difensore è la procura (artt. 83 e 84 c.p.c.), nel processo tributario l'ufficio di difensore è attribuito tramite un atto denominato «incarico», ma che presenta le medesime regole e caratteristiche. Il detto incarico assume un'importanza rilevante in quanto costituisce il presupposto per la valida instaurazione del rapporto processuale.

Nonostante la differenza terminologica, la regolamentazione degli istituti dell'incarico (in ambito tributario) e della procura (in ambito civile) è identica (art. 12, comma 7 del d.lgs. n. 546/1992 ed art. 83 comma 3 c.p.c.) e per ambedue si è posta la delicata questione del documento digitale o reso digitale che non poteva tecnicamente essere congiunto materialmente all'atto di riferimento, come originariamente previsto per l'omologo analogico con il conferimento anche in calce o a margine dell'atto.

Tale questione è stata risolta dal legislatore nel 2009, riprendendo la giurisprudenza ormai consolidata sul punto, la quale, in sintesi, parificava la congiunzione effettuata materialmente all'atto a quella realizzata mediante gli strumenti informatici previsti dalla legge e nel primo comma dell'articolo in esame tali strumenti informatici atti a riprodurre la congiunzione vengono fissati in quelli di cui al successivo art. 9.

Dispone, difatti, l'anzidetto comma che la procura o l'incarico debbano essere trasmessi dalle parti, dai procuratori e dai difensori, con le modalità di cui all'art. 9, ossia notificati con Posta Elettronica Certificata e successivamente depositati nel fascicolo informatico a mezzo del S.I.Gi.T..

In considerazione del fatto che, a seconda della disponibilità o meno in capo al ricorrente di una firma digitale, tali atti possono essere conferiti sia, in caso positivo, direttamente su supporto informatico che, in caso negativo, su supporto analogico (cartaceo), l'articolo 4 del decreto distingue ai commi 1 e 3 le due situazioni, per assicurare in ambedue i casi l'assolvimento dell'obbligo di congiunzione tra incarico ed atto cui si riferisca.

Il primo comma si occupa della procura o incarico conferiti sul supporto informatico e stabilisce che essi debbano essere sottoscritti con firma elettronica qualificata o digitale dal ricorrente e trasmessi dalle parti, dai procuratori e dai difensori, con le modalità di cui all'art. 9, congiuntamente all'atto cui si riferiscono.

Il comma 3 regolamenta, invece, il caso dell'atto conferito su supporto cartaceo e dispone che esso debba essere trasmesso, sempre con le modalità di cui all'art. 9, dopo averne ricavato una copia per immagine su supporto informatico, attestata come conforme all'originale dalla sottoscrizione da parte del difensore eseguita con firma elettronica qualificata o digitale, ciò per conseguire gli effetti di cui all'art. 22 del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82. È superfluo rammentare che la procura o incarico cartaceo dovrà essere redatta secondo le regole stabilite in via generale, ossia, in particolare, che debba essere sottoscritta dal ricorrente e che la sottoscrizione autografa debba essere certificata con quella dello stesso incaricato.

Non è ridondante, invece, suggerire di avere cura al contenuto della procura, o dell'incarico, in quanto, mentre l'apposizione di essa a margine o in calce dell'atto per cui viene conferita ne fissa inequivocabilmente la congiunzione, nel caso in cui quest'ultima debba eseguirsi con le modalità informatiche anzidette su un distinto documento, digitale o cartaceo, è indispensabile che all'interno del testo si faccia riferimento esplicito all'atto che si va ad impugnare con il ricorso ed al grado processuale per cui si conferisce, ciò al fine di evitare che il giudice possa ritenerla non idonea ad assicurare che sia stata conferita per il procedimento processuale in giudizio.

Autentica della procura alle liti o dell'incarico di assistenza e difesa redatti ai sensi dell'articolo 4

Il primo ed il secondo comma dell'articolo in esame si occupano della fattispecie in cui la parte processuale risulti dotata di dispositivi di firma digitale e, come detto, la possa apporre sulla procura creata su documento digitale nativo.

Considerando le caratteristiche riconosciute alla firma digitale dal d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, potrebbe ipotizzarsi la sufficienza di tale sottoscrizione per assicurare la paternità dell'atto cui viene apposta, atteso che l'art. 21 di esso dispone espressamente che il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile e che l'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare.

Sempre ai sensi del citato decreto, la firma digitale è costituita da un certificato qualificato (art. 28) rilasciato da un certificatore accreditato che deve avere i requisiti previsti dall'articolo 27 e per rilasciare il certificato, il certificatore deve identificare il soggetto a cui lo rilascia, garantire la revoca e sospensione dei certificati elettronici e conservare le informazioni relative al certificato qualificato dal momento della sua emissione almeno per venti anni. Per contro il titolare del certificato, oltre a commettere un reato nel caso in cui abbia dichiarato o attestato falsamente la sua identità o stato o altre qualità (art. 495-bis c.p.), è tenuto sia a custodire il dispositivo di firma, sia a utilizzarlo in via esclusiva (art. 32).

Ebbene tali requisiti sono, come premesso, il presupposto perché un documento sottoscritto con firma digitale abbia l'efficacia prevista dall'articolo 2702 cc e, quindi, essendo la firma digitale già certificata da un soggetto accreditato, la stessa non avrebbe bisogno di un'ulteriore certificazione da parte del difensore; inoltre, anche per il processo civile, il testo dell'art. 83 cpc non prevede alcuna certificazione della firma quando la procura è apposta su «documento informatico separato sottoscritto con firma digitale», a differenza della procura rilasciata su supporto cartaceo, dove la certificazione della firma del mandante è espressamente richiesta.

Tuttavia il comma 2 dell'articolo 4 del decreto in esame continua a rinviare all'obbligo di autentica da parte del difensore, mediante apposizione della firma elettronica qualificata o firma digitale, dell'atto qualificato come «procura alle liti o l'incarico di assistenza e difesa» redatta ai sensi del comma 1 del medesimo articolo, ossia in formato nativo digitale e, pertanto, in mancanza di modifiche al testo normativo, tale sarà l'obbligo da rispettare.