Decreto ministeriale - 23/12/2013 - n. 163 art. 12 - Deposito di atti e documenti non informatici

Natura giuridica e ratio legis

L'articolo in commento si sviluppa su due commi, in cui vengono fissate le modalità per assicurare la possibilità di un doppio canale digitale ed analogico ed armonizzare il deposito di documenti cartacei nell'ambito del Processo Telematico.

La norma, con riguardo alle parti, ha natura sussidiaria, in quanto accorda alle medesime la facoltà di depositare atti e documenti cartacei, ma, al fine di consentire l'accessibilità del fascicolo telematico nella sua completezza, onera la Segreteria di effettuare copia informatica da depositare previa apposizione di firma digitale.

La ratio dell'articolo in commento si coglie nell'esigenza di regolamentare i depositi di atti e documentì non informatici senza svilire gli scopi del PTT o danneggiare il principio del contraddittorio. Il deposito di atti e documenti di tal genere può infatti occasionalmente presentarsi e risulta necessaria la previsione di una modalità di ricezione e deposito, certa e sicura, del materiale consegnato presso la Segreteria affinché venga messo a disposizione senza richiedere oneri di accesso presso l'Ufficio al fine della disamina.

Si potrebbe tuttavia osservare un aspetto di criticità laddove tale disposizione di natura eventuale venisse abusata dalle parti attraverso un utilizzo continuativo, generando un appesantimento degli adempimenti in capo alla Segreteria, manifestando, nel contempo, una violazione degli obblighi deontologici da parte del difensore, in quanto condotta potenzialmente rilevante ed associabile ad una carenza di diligenza nello svolgimento dell'attività professionale. La norma stessa limita, però, tale eventualità limitando l'obbligo posto in carico alla segreteria alla presenza del fascicolo informatico, ossia alla circostanza che almeno una delle parti abbia scelto la modalità telematica.

Il deposito di atti e documenti cartacei in presenza di fascicolo informatico

L'obiettivo di evitare che il «doppio binario», per le modalità di costituzione in giudizio e deposito degli atti e documenti processuali, portasse ad avere fascicoli misti, parte cartacei e parte telematici è stato perseguito dal legislatore anche mediante l'onere stabilito dall'art. 12 del Regolamento a carico della Segreteria della Commissione tributaria.

Dispone, difatti, tale articolo che nel caso in cui atti o documenti processuali risultassero depositati in formato cartaceo, essi saranno acquisiti dalla Segreteria della Commissione sotto forma di copia informatica, al fine dell'inserimento degli stessi nel fascicolo informatico, dopo che ad essi sia stata apposta la firma digitale, al fine di attestarne la conformità agli originali analogici, nel rispetto di quanto in materia previsto dall'art. 22 del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.

Rimane da definire quando scatta per la Segreteria tale obbligo, atteso che certamente esso non vale per tutti i ricorsi, altrimenti non avrebbe senso porsi il problema dei fascicoli misti e tutto l'onere della informatizzazione del processo tributario graverebbe sulle spalle dell'ufficio.

Certamente l'obbligo è riferito alla presenza di un fascicolo informatico, stante il contenuto letterale dell'esaminato articolo 12, e, quindi, alla casistica in cui almeno una delle parti si sia costituita depositando con modalità telematica ed il decreto 163/2013 è molto esplicito nel tracciare la strada verso l'utilizzo del canale telematico attraverso i già esaminati articoli 2, 9, 10 e 11 e seguendo un preciso percorso logico.

Con il primo comma dell'art. 2, viene chiarito che quella di formare gli atti e provvedimenti del processo tributario come documenti informatici, sottoscritti con firma digitale, rappresenta una mera facoltà del ricorrente/difensore (difatti il verbo utilizzato è «possono» e non «debbono») e che, in tal caso, occorrerà seguire le modalità disciplinate dal Regolamento. Il secondo comma precisa, poi, che se si vuole che anche la trasmissione, comunicazione, notificazione e deposito degli atti e provvedimenti avvenga con le modalità informatiche, occorre sempre attenersi ai modi previsti dal Regolamento.

Ma quali sono questi modi e quando avviene la «scelta» di una modalità piuttosto che l'altra, tra analogica e telematica? Rispondono a questo interrogativo gli articoli 9, 10 e 11: il primo comma dell'art. 9 dispone che il ricorso e gli altri atti del processo tributario sono notificati mediante l'utilizzo della posta certificata, secondo le regole di cui al precedente art. 5, combinate con quelle del 7; il secondo comma, a sua volta, specifica che i documenti di cui al primo comma, quindi notificati telematicamente, per essere depositati nella segreteria della Commissione Tributaria, unitamente alle ricevute della PEC utilizzata, devono passare esclusivamente attraverso il canale telematico del S.I.Gi.T.. Analoga regola viene applicata dal terzo comma alle controdeduzioni ed altri atti del processo tributario.

Il termine è perentorio («esclusivamente») e crea un legame indissolubile tra notifica del ricorso a mezzo PEC e deposito telematico di quanto inserito nel messaggio di posta elettronica, legame che viene ribadito dal comma 1 del successivo art. 10, il quale dispone che, se il ricorrente ha notificato il ricorso ai sensi del detto art. 9 a mezzo PEC, la costituzione in giudizio avviene proprio attraverso il deposito dello stesso utilizzando la nota di iscrizione a ruolo telematica (NIR) ed il canale telematico S.I.Gi.T..

Riassumendo e semplificando possiamo quindi affermare che se il ricorrente si avvale della PEC per notificare il proprio ricorso, in quel preciso momento, secondo il Regolamento, si è obbligato ad utilizzare il canale telematico per il suo iter processuale e sarà tenuto ad utilizzare esclusivamente il S.I.Gi.T. per la costituzione in giudizio e per il deposito degli atti nel fascicolo informatico così attivato.

Il medesimo obbligo viene stabilito per il resistente, in quanto il terzo comma del citato art. 10 estende anche ad esso le disposizioni del primo comma in merito alla obbligatorietà della costituzione telematica in giudizio e deposito degli atti processuali, sempre che egli non abbia scelto la modalità catacea, in quanto, come precisato nel commento al precedente art. 10, la possibilità disgiunta di scelta del canale telematico è la ragione della necessità di dover definire con l'articolo in esame le modalità con cui gli eventuali atti e documenti cartacei debbano essere gestiti nel S.I.Gi.T..

Invero esiste un'altra possibilità residuale di presenza di documenti analogici anche nella circostanza che la parte stia utilizzando la modalità telematica di deposito, ed è quella in cui il documento non possa essere trasmesso a mezzo del S.I.Gi.T. perché impossibile da ricondurre al disotto del limite massimo di grandezza previsto in termini di kilobyte, opppure, in sede di udienza, la strumentazione informatica dell'aula non funzioni correttamente e sia necessario acquisire documenti analogicamente.

In ogni caso l'acquisizione degli atti e documenti cartacei mediante scansione da parte della Segreteria rimane l'unico modo per assicurare alla parte che ha comunque scelto il telematico di usufruire appieno dell'accesso da remoto agli atti del fascicolo.

Limite alla possibilità di concreta acquisizione mediante scansione rimane l'eccessiva onerosità dell'operazione derivante o dalla sovrabbondante quantità di documentazione analogica da acquisire o dal mancato rispetto dei requisiti per essa stabiliti dall'art. 11 del d.m. 4 agosto 2015 in relazione al formato massimo, alla assenza di rilegatura ed alla numerazione progressiva

Rinvio ai decreti tecnici per le modalità di acquisizione informatica degli atti e documenti cartacei

Il decreto direttoriale 5 agosto 2015, richiamato dal secondo comma dell'art. 12, ha poi fissato con il proprio art. 11 le modalità con cui la Segreteria procederà alle copie informatiche ed a come queste ultime saranno identificate nel fascicolo informatico. Le copie informatiche dovranno rispettare il formato documentale obbligatorio PDF/A stabilito per tutti i documenti informatici depositabili con il S.I.Gi.T. ed, ai fini del valore probatorio delle stesse, ossia della conformità all'originale cartaceo da cui vengono tratte, ad ognuna dovrà essere apposta, a cura del Segretario della sezione di competenza o di altro funzionario di Segreteria a ciò incaricato, una firma elettronica qualificata o firma digitale, nel rispetto dei dettami dall'art. 22 del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.

L'utilizzo del formato anzidetto risponde anche alla esigenza, per la segreteria, di averne uno utilizzabile per la registrazione di protocollo nel Sistema Documentale, che l'art. 11 anzidetto ricorda doversi effettuare ai sensi dell'art. 53 del Testo Unico, ed operazione che l'articolo in esame pone come preliminare a quella dell'inserimento nel fascicolo informatico. Quindi dei documenti processuali cartacei della fattispecie prospettata esisteranno sempre due copie identificate con due diversi codici: a) un numero di protocollo per quelle nel Sistema Documentale, b) un numero di RG per quelle nel fascicolo informatico. Lo stesso articolo definisce i requisiti a cui devono soggiacere i documenti analogici perché risultino acquisibili mediante scansione, in assenza dei quali la Segreteria non sarà obbligata alla loro acquisizione. La parte che vorrà mantenere la modalità cartacea di deposito dei documenti dovrà, quindi, aver cura di utilizzare la grandezza di formato per essi prescritta e gli altri requisiti in ordine alla rilegatura e numerazione.

Rimane singolare la scelta del legislatore di porre in capo alla parte che utilizza il cartaceo obblighi necessari alla trasformazione in documento digitale, utile quest'ultima alla loro fruizione da parte di chi invece si è costituito in via telematica, anche se, in effetti, le disposizioni di cui al terzo comma del già ricordato art. 11 del d.m. del 2015 sono da intendersi obbligatorie per chiunque, in vigenza del Processo Tributario Telematico, intenda continuare ad avvalersi delle modalità di deposito cartaceo degli atti processuali ed il mancato rispetto della formalità potrebbe comportare correlate decisioni del giudice tributario competente.