Decreto ministeriale - 4/08/2015 - n. 88267 art. 11 - Deposito di atti e documenti non informatici (art. 12 del regolamento)

Natura giuridica e ratio legis

L'articolo in commento è strutturato su tre commi ed è collocato in stretto collegamento con l'art. 12 del Regolamento PTT come da rinvio in apertura.

Si tratta in generale di una norma di carattere sussidiario, il cui contenuto preminente è quello di regolamentare, sotto il profilo tecnico-operativo, la modalità di deposito di atti e documenti non informatici, formalizzando le modalità di acquisizione degli stessi al fascicolo telematico.

Il contenuto del primo comma fissa in dettaglio le modalità di acquisizione del materiale in formato analogico, individuando nella Segreteria della CT il soggetto destinatario dell'obbligo di formare e sottoscrivere il documento digitale risultante dalla scansione, in formato informatico specifico, dei documenti cartacei pervenuti.

Nel secondo comma si ha una sfumatura di carattere imperativo, in quanto vengono imposti i requisiti formali che la parte deve necessariamente rispettare ai fini del deposito cartaceo: formato A4, assenza di rilegatura e presenza di numerazione.

Nel terzo comma si trova il coordinamento che armonizza il deposito analogico con i requisiti di identificabilità dell'autore, integrità, leggibilità e reperibilità, nonché di datazione certa, relativi ai documenti informatici.

La ratio della norma è quella di formalizzare la modalità di valido recepimento dei documenti in formato analogico, assicurando al contempo che vengano salvaguardate le esigenze specifiche del Processo Tributario Telematico in ordine ai già menzionati requisiti (identificabilità, integrità, leggibilità e reperibilità) che costituiscono il fondamento del medesimo; il rispetto di tali requisiti viene osservato, onerando dell'incombente non le parti (cui peraltro viene attribuito un obbligo di fattiva collaborazione, presentando i documenti secondo requisiti specifici), ma la Segreteria, cui viene demandato di procedere per l'acquisizione in ottemperanza al Protocollo oggetto della normativa.

Obbligo di acquisizione dei documenti analogici per non vanificare i vantaggi del Processo Telematico

Nell'ambito delle disposizioni regolamentari esaminate abbiamo appreso che la filosofia di base del Processo Tributario Telematico è la assicurazione di un «doppio canale» digitale ed analogico; pertanto al fine di non vanificare l'utilità di potere accedere da remoto a tutti gli atti processuali, il regolamento dispone che, nel caso di presentazione di ricorsi od allegati di tipo cartaceo, sarà la Segreteria della Corte di giustizia tributaria che provvede ad effettuarne copia informatica e ad inserirla nel fascicolo informatico e, poiché è il segretario di sezione il soggetto addetto alla cura del fascicolo, quest'ultimo dovrà rendere valida tale operazione di copia informatica apponendovi la firma elettronica qualificata o firma digitale, in rispetto di quanto stabilito dal CAD (CHINDEMI e Parente, 31).

La ragione delle concesse modalità alternative trova una sua probabile origine unicamente nella volontà di rispettare la così ampia e differente varietà di soggetti e figure coinvolte nel processo tributario, non tutte nella immediata possibilità, per conoscenze possedute o per impossibilità di dotazione tecnica, ad affrontare le nuove modalità telematiche, le quali richiedono certamente la capacità di corretto utilizzo degli strumenti informatici indispensabili, quali la PEC, la firma digitale ed il S.I. Gi.T.

Non dimentichiamo, difatti, che nel processo tributario non è solo il professionista specializzato che prepara il ricorso, lo notifica e lo deposita, ma anche il contribuente destinatario dell'atto impositivo può difendersi in prima persona per atti di valore fino a 3000,00 euro, e tra essi troviamo ogni tipo di preparazione culturale/tecnologica o di età; inoltre tra gli stessi difensori previsti dal D.lgs. 546/92 sono presenti le più disparate categorie, alcune senza albi o ordini di appartenenza, non necessariamente organizzate come uno studio di un avvocato o di un commercialista ed, ancora, anche gli enti impositori annoverano al loro interno piccolissime realtà che potrebbero non essere già attrezzate per utilizzare modalità telematiche (A. Parente, «L'ambito di applicazione del PTT: alternatività tra modalità cartacee e telematiche nei due gradi di giudizio e nelle fasi processuali», 2017, focus PTT in ilprocessotelematico.it).

L'articolo 11 in commento si occupa, pertanto, di dettare le regole tecniche necessarie a definire i tre principali passaggi da rispettare per dare applicazione dell'art. 12 del d.m. n. 163/2013, ossia:

a) chi e come deve acquisire i documenti analogici nel formato digitale;

b) quali caratteristiche devono avere i documenti analogici perché possano essere acquisiti digitalmente;

c) come devono essere identificati nel fascicolo informatico d'ufficio i documenti analogici acquisiti digitalmente.

Un primo chiarimento ci viene dalle istruzioni operative fornite dalla «Circolare Ministero Economia e Finanze 11 maggio 2016, n. 2DF_LineeGuidaPTT», attuativa delle disposizioni del d.m. 23 dicembre 2013, n. 163 e del D.D. 4 agosto 2015, la quale illustra che: «La gestione del fascicolo processuale informatico è curata dal personale di segreteria delle Commissioni tributarie. In particolare, il suddetto personale garantisce che in ciascun fascicolo di parte confluiscano gli atti e documenti depositati telematicamente rispettivamente dal ricorrente e dal resistente. ...

Il fascicolo informatico è, altresì, formato laddove una parte (ricorrente/resistente) effettui il deposito mediante il sistema e l'altra parte (resistente/ricorrente) depositi con modalità cartacee. In tal caso, il personale di Segreteria assicura, infatti, l'acquisizione al fascicolo informatico degli atti e dei documenti cartacei.

La predetta operazione di acquisizione al fascicolo processuale informatico delle copie degli atti e dei documenti depositati su supporto analogico avviene mediante scansione in uno dei formati che ne consentano la ricerca testuale. Tuttavia, la predetta operazione potrà avvenire nel caso in cui gli atti e documenti cartacei rispettino le seguenti caratteristiche:

• formato A4;

• formati liberi da rilegatura;

• fogli numerati.

Gli atti e documenti, come sopra scansionati e firmati digitalmente, sono identificabili nel fascicolo informatico mediante i dati della controversia, ossia il numero di registro generale/di ricevuta, la data del deposito e il numero progressivo degli atti e documenti cartacei.

La consultazione è resa possibile solo dopo che l'Ufficio di Segreteria ha effettuato le necessarie operazioni di abbinamento dell'atto depositato su supporto cartaceo dal resistente con quello del ricorrente/appellante già iscritto a ruolo con modalità telematiche ovvero di abbinamento delle controdeduzioni telematiche con il ricorso depositato su supporto cartaceo.”

È sempre la stessa circolare, n. 2DF/2016 che va a specificare i casi e gli effetti di impossibilità di trasformazione dei documenti da analogici in digitali:

”Nel caso in cui l'Ufficio di segreteria si trovi nell'impossibilità di acquisire al SIGIT atti o documenti analogici — sia per ragioni organizzative sia per l'assenza, negli atti depositati in forma cartacea, dei requisiti minimi previsti dall'allegato tecnico o per la voluminosità che li caratterizza — sarà cura del predetto Ufficio inserire nel fascicolo informatico di parte l'elenco degli atti e dei documenti non acquisiti. In tal caso i suddetti atti e documenti saranno consultabili esclusivamente recandosi presso la Corte di giustizia tributaria competente.

Pertanto, sarà cura degli Uffici di segreteria adottare le migliori misure organizzative per garantire — nei limiti e con le modalità sopra descritti — le operazioni di abbinamento e di scansione degli atti e documenti depositati su supporto cartaceo.”