Disp. Att. Trans. Codice Civile - 30/03/1942 - n. 318 art. 71 ter

Delibera di attivazione.

Anche se oggi si dispone di mezzi e conoscenze informatiche in modo che ciascuno possa creare il tutto in autonomia, la messa in rete di un sito complesso, come quello condominiale, comporta una certa difficoltà – si pensi alla gestione del dominio, all'aggiornamento continuo, alla grafica delle pagine – sicché è preferibile rivolgersi a professionisti del settore (inclusa la consulenza e l'assistenza).

Le spese di cui sopra – a carico di tutti condomini, anche di quelli che non utilizzano il web, trattandosi di un servizio, pur suscettibile di utilizzazione separata, né particolarmente oneroso, né tantomeno voluttuario, ai sensi dell'art. 1121 c.c. – devono tenere conto, da un lato, del costo della progettazione e della creazione del sito, che varia in relazione a vari fattori (numero dei condomini, complessità della grafica, servizi offerti, funzioni aggiuntive, ecc.), e, dall'altro, del canone per la gestione annuale (Scalettaris, 441).

Resta il fatto che trattasi di un incombente non ancora obbligatorio, ma è indubbio che costituisce un utilissimo strumento, perché l'attivazione del sito – ovviamente accessibile 24 ore su 24 – permette di gestire il condominio con maggiore trasparenza e, come spesso accade quando si utilizzano i mezzi informatici, di snellire molte procedure burocratiche, con risparmi temporali ed economici.

Pertanto, il suddetto art. 71-ter disp. att. c.c. individua una nuova competenza dell'assemblea, che va ad aggiungersi alle attribuzioni già contemplate nel sistema codicistico ed incrementate dalla Riforma del 2013, spettando alla stessa assemblea, con la deliberazione che approva la creazione del sito internet del condominio, circoscrivere i documenti in formato digitale che possono essere visionati e scaricati.

Di solito, però, i siti web condominiali – salvo quanto delineato appresso – risultano articolati in tre sezioni principali: a) un pannello di controllo online per la gestione dei contenuti, a cui l'amministratore può accedere attraverso adeguate credenziali, inserendo dati ed inviando comunicazioni; b) un'area privata, nella quale possono trovare ingresso esclusivamente gli utenti autorizzati dall'amministratore tramite user id e password per visionare la documentazione riguardante la propria unità immobiliare; c) una zona pubblica, con accesso illimitato ai componenti della compagine condominiale in cui si rinvengono news di interesse generale.

Vantaggi per i soggetti coinvolti

Risultano evidenti i vantaggi sia per l'amministratore che per i condomini.

Per quanto concerne il primo, l'impianto complessivo della Riforma pone a carico dell'amministratore una quantità notevole di compiti e attribuzioni, se solo si pensi, da un lato, alla quadruplice cura dei registri dell'anagrafe condominiale, dei verbali delle assemblee, di nomina e revoca dell'amministratore, nonché di contabilità, e, dall'altro, all'obbligo di conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio (così l'amministratore, ad esempio, potrà gestire le anagrafiche delle unità immobiliari e dei partecipanti al condominio, archiviare online i vari documenti, comunicare facilmente con i condomini, e quant'altro).

Ma anche per i condomini si avrebbero tanti vantaggi, perché sarebbe possibile disporre di un archivio digitale dove poter reperire in qualsiasi momento il documento desiderato, senza incorrere nel classico problema della perdita di comunicazioni, deliberazioni, resoconti cartacei, ecc. nella prospettiva di una gestione documentale semplice e trasparente (così il singolo potrà accedere ai dati e ai documenti relativi all'amministrazione, controllare le spese del condominio, consultare i verbali delle assemblee e le deliberazioni, ricevere comunicazioni e convocazioni in maniera tempestiva e gratuita).

A quest'ultimo proposito, l'art. 71-ter disp. att. c.c. abilita a tale consultazione gli «aventi diritto» e, tra questi, possiamo annoverare anche gli inquilini, atteso che, secondo il novello art. 1130-bis c.c., che disciplina il «rendiconto condominiale» – non solo i condomini, ma anche – i titolari di (diritti reali o) di godimento sulle unità immobiliari dello stabile in regime di condominio, possono «prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarre copia a proprie spese», precisando che le scritture contabili e le c.d. pezze d'appoggio vanno conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione, sulla falsariga di quanto dispone l'art. 2220 c.c. per le imprese commerciali (incidentalmente, si ricorda, per queste ultime, l'art. 2215-bis c.c., inserito dall'art. 16, comma 12-bis, d.l. 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla l. 28 gennaio 2009, n. 2)

In tal modo, il diritto di prendere visione «in ogni tempo», estraendo copia dei documenti giustificativi di spesa, è stato opportunamente esteso anche ai conduttori, ai quali, finora, invece, il comma 3 dell'art. 9 della l. 27 luglio 1978, n. 392 (c.d. legge sull'equo canone), facendo obbligo di pagare gli oneri condominiali di loro spettanza entro due mesi dalla richiesta da parte del locatore, delimitava, di fatto, entro il medesimo periodo, il termine massimo per l'esercizio del diritto di chiedere l'indicazione analitica delle spese e dei criteri di ripartizione, nonché di prendere visione dei documenti.

Dati condominiali pubblicabili

Il sito internet permette, dunque, agli amministratori di pubblicare i dati condominiali, rendendoli così immediatamente disponibili online e consultabili in tempo reale ai propri condomini ed inquilini – purché in conformità con gli scopi contemplati nella riforma della normativa condominiale – con un notevole risparmio di tempo e denaro; il servizio potrebbe consentire, inoltre, ai fornitori del condominio di accedere ai propri interventi in corso nei vari condominii (Celeste — Nicoletti, 267).

Il servizio fornito dovrebbe essere semplice ed intuitivo, da utilizzare sia dall'amministratore del condominio che, in questo modo, fornisce anche un'immagine professionale del suo studio e riduce il numero di chiamate per informazioni inerenti i dati contabili, gli interventi in corso e la documentazione relativa a bilanci e ripartizioni, ma anche dal condomino il quale può accedere alla sua documentazione contabile con un semplice click di mouse, senza doversi scomodare nel prendere appuntamento con l'amministratore, recarsi al suo studio nei giorni ed orari prefissati, sopportare i costi per le fotocopie, ecc.

Il servizio, oltre a consentire l'accesso tramite il portale comune di quel condominio, potrebbe legittimare gli amministratori che lo richiedono, e che dispongono già di un sito internet del proprio studio professionale, l'accesso diretto dal proprio sito tramite un apposito link; peraltro, l'accesso al servizio dovrebbe essere praticabile tramite sia un personal computer collegato alla rete sia i vari dispositivi mobili, come palmari, tablets, smartphone (del resto, anche i siti condominiali devono essere realizzati con tecniche di responsive design, che permettono di adattare il layout grafico a seconda del dispositivo multimediale utilizzato per la connessione).

Innanzitutto, il sito internet deve indicare con precisione il condominio a cui è intestato – città, via, numero civico, c.a.p., codice fiscale, ecc. – e la persona del relativo amministratore, non escluso che quest'ultimo possa essere anche una società, come ora dispone espressamente il nuovo art. 71-bis, comma 3, disp. att. c.c. (inserito dall'art. 25 l. n. 220 del 2012); eventuale è, invece, l'indicazione del nominativo, e relativi recapiti, dei componenti del consiglio di condominio, che l'art. 1130-bis, comma 2, c.c., consente purchè composto «da almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari», circoscrivendone le attribuzioni in quelle «consultive e di controllo».

Analogamente alle informazioni comunicate dall'amministratore al momento dell'accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell'incarico, in forza del novellato art. 1129, comma 2, c.c., il suddetto sito deve indicare i dati anagrafici e professionali dell'amministratore – alla luce dei più pregnanti requisiti prescritti dall'art. 71-bis, comma 1, disp. att. c.c. – il codice fiscale e, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione (in proposito, si rammenta che, nel nuovo «registro di nomina e revoca dell'amministratore», il novellato art. 1130, n. 7, c.c. vuole che siano annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore, nonché gli estremi del relativo decreto in caso di provvedimento giudiziario adottato in sede di volontaria giurisdizione, ex art. 1129, rispettivamente, commi 1 e 11, c.c.).

In quest'ottica, in aggiunta alla c.d. targa del condominio, posta «sul luogo di accesso al condominio o di maggiore uso comune, accessibile anche ai terzi» – si pensi alla bacheca situata nell'androne del palazzo – che ha essenzialmente una finalità conoscitiva soprattutto per gli estranei alla compagine condominiale, come disposto dal comma 5 del suddetto art. 1129, il sito internet deve contenere le generalità, il domicilio ed i recapiti dell'amministratore (fisso dell'ufficio, telefono cellulare, mail, PEC, ecc.)

Non si esclude una funzione, per così dire, interattiva del sito internet, nel senso che, tramite esso, il condomino o l'inquilino può contattare l'amministratore dello stabile, scrivendogli un messaggio ed indicando la mail alla quale desidera ricevere il riscontro, riguardo a richieste di informazioni, segnalazione di guasti, indicazioni di problemi, e quant'altro; in quest'àmbito, può inserirsi l'istanza, ex art. 1130, n. 9), c.c., volta alla «attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle relative liti in corso».

L'inserimento di qualsiasi altro messaggio in questa bacheca «virtuale» sarebbe preferibile che ottenga previamente il filtro valutativo dell'amministratore; non è esclusa la creazione di una sorta di newsletter condominiale o di un blog condominiale, al fine di dare vita ad ulteriori canali di comunicazione ed informazione tra i partecipanti al condominio (per esporre reclami, indicare malfunzionamenti o esprimere suggerimenti): in buona sostanza, un ulteriore modo di confrontarsi, con la speranza che possa contribuire a calmare gli animi, evitando i frequenti contrasti che avvengono nella realtà condominiale.

Il sito internet è, inoltre, idoneo a svolgere quella funzione – sempre in aggiunta – che il comma 3 del citato art. 1129 attribuisce al «locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell'articolo 1130» del codice civile, ossia i registri dell'anagrafe condominiale, dei verbali dell'assemblea, di nomina e revoca dell'amministratore, nonché di contabilità», perché, avendo natura permanente, la relativa consultazione da parte di «ogni interessato» non è così subordinata al rispetto dei giorni e delle ore prefissate, e parimenti la visione e la copia non sono condizionate alla richiesta all'amministratore ed al rimborso della spesa.

Articolazione del sito

Molteplici e svariati potrebbero essere i «dati condominiali» da inserire e, quindi, consultare nel sito internet del condominio attivato dall'amministratore a seguito della deliberazione di cui all'art. 71-ter disp. att. c.c.

Più nel dettaglio, un'apposita sezione può essere dedicata al c.d. storico, comprendendo, ad esempio, il regolamento di condominio, le tabelle millesimali, la polizza globale del fabbricato, l'imbocco in fogna, il certificato di abitabilità dello stabile, e quant'altro.

Un'altra sezione può contenere i vari bilanci - preventivi e consuntivi, ordinari e straordinari – suddivisi per le diverse annualità; il condomino può così tenersi aggiornato sulle scadenze prossime relative al suo appartamento (quota a debito, quota versata, quota residua) nonché può informarsi sulla rendicontazione dell'intero condominio, il tutto, ovviamente, senza dover richiedere previamente all'amministratore la relativa visione e senza carico delle spese per eventuale estrazione di copia (v., di recente, Cass. II, n. 1593/2013, sul generale diritto di ciascun condomino, in quanto investito di un potere di vigilanza e di controllo sull'attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni, di richiedere in ogni tempo all'amministratore informazioni sulla situazione contabile del condominio, comprese quelle che riguardano eventuali posizioni debitorie degli altri partecipanti, senza con ciò violare i precetti del Codice della privacy).

Una sezione ad hoc può interessare le riunioni dell'assemblea (ordinaria e straordinaria), con le relative convocazioni ed i verbali, una volta scannerizzato il cartaceo, messo in rete in formato pdf e agevolmente scaricabile con un'operazione di download (l'art. 1130, n. 7, c.c. prevede ora che, nel registro dei verbali delle assemblee, siano annotate «le eventuali mancate costituzioni, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta», e allo stesso registro, sia allegato «il regolamento di condominio, ove adottato»).

Il sito internet potrebbe sostituire la c.d. anagrafe condominiale di cui al novellato art. 1130, n. 6), c.c., nel senso che il condomino, in relazione all'unità immobiliare di sua proprietà, è abilitato, compilando un apposito modulo, a fornire tutte le informazioni in ordine alla stessa (appartamento, garage, posto auto, cantina, ecc.), indicando le sue generalità (complete di codice fiscale, residenza, domicilio, recapiti), segnalando la presenza di titolari di diritti reali e personali di godimento, e comunicando, altresì, «i dati catastali nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza» delle parti comuni dell'edificio (lo stesso modulo dovrebbe consentire di apportare qualsiasi variazione verificatasi medio tempore).

Particolare importanza, dal 18 giugno 2013, può essere conferita agli estratti di conto corrente e ad ogni altra eventuale documentazione di natura contabile; invero, il comma 7 del novellato art. 1129 c.c. attualmente dispone che l'amministratore sia obbligato a far «transitare» le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio, precisando il diritto di ciascun condomino, per il tramite dell'amministratore, di chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica.

In questa prospettiva, nel sito internet si indica il numero di conto corrente intestato al condominio, l'ufficio postale o bancario presso il quale è attivo, il codice Iban (cin, cab, abi, c/c); il condomino, in tal modo, può conoscere il «tracciamento» di tutte le movimentazioni riguardanti i prelevamenti ed i versamenti, con l'indicazione delle rate classificate e raggruppate per ogni unità immobiliare (un'altra interessante funzione aggiuntiva potrebbe essere quella di attivare la possibilità di procedere al pagamento delle bollette condominiali mediante carta di credito o prepagata).

Gli altri documenti di interesse condominiale - si pensi ai vari contratti, tra i quali quello con il portiere – possono essere suddivisi per categorie, al fine di agevolarne la ricerca e la consultazione.

Il sito internet può includere anche l'elenco dei fornitori e somministratori del condominio, ad esempio il manutentore dell'impianto termico, la ditta che si occupa delle pulizie delle scale e dell'androne, il controllore dell'impianto di ascensore, la società addetta alla fornitura idrica, ecc. (segnatamente per conoscere gli eventuali preventivi ed aggiornarsi sullo stato di avanzamento dei lavori); in quest'ottica, sarebbe di grande utilità esporre tutti i numeri utili dei piccoli artigiani (idraulico, elettricista, giardiniere, ecc.) da contattare direttamente in caso di assenza o impedimento dell'amministratore.

Deve essere opportunamente segnalata, se del caso, la presenza di impianti tecnologici collegati al condominio (si pensi ad un sistema di videosorveglianza).

Conclude esemplificativamente tale elenco la parte concernente le c.d. pratiche, in cui sono indicati gli interventi chiusi e quelli in corso di esecuzione, come, ad esempio, i lavori della facciata, il rifacimento del lastrico solare, la disostruzione delle fognature, il ripristino dei frontalini, la rimozione dei cassoni, gli interventi di notevole entità sugli impianti, ecc.; di ogni tipologia di gestione, è utile indicarne l'inizio e la fine, il numero di rate condominiali previste, le relative scadenze, lo stato attuale, ecc. (allegando, eventualmente, il verbale con cui è stato nominato un perito per la redazione del capitolato di appalto ed il computo metrico estimativo dei lavori da realizzare).

Cautele per la privacy

Il sito internet del condominio non ha uno scopo meramente promozionale, ma costituisce il veicolo idoneo a far circolare, in modo trasparente, le notizie sull'amministrazione, nell'ottica di una gestione dinamica della res comune.

In termini generali, si ricorda che, ai fini della normativa sulla privacy, per «comunicazione» si intende l'atto di comunicare dati personali a uno o più soggetti determinati (per esempio, un fornitore o il portiere) diversi dal diretto interessato, dal responsabile (in genere, l'amministratore del condominio) o dall'incaricato del trattamento dei dati (ad esempio, un collaboratore dell'amministratore), mentre, la «diffusione» è l'atto di divulgare dati personali al pubblico o, comunque, ad un numero indeterminato di soggetti in qualunque forma (ad esempio, pubblicandoli su internet), anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione.

Orbene, i condomini possono accedere individualmente a tale sito – aggiornato periodicamente dall'amministratore, salva diversa revisione disposta della stessa assemblea – e sono in grado di scaricare, salvare, archiviare, stampare, ecc. tutta la documentazione attinente allo stabile in regime di condominio, quali verbali assembleari, dati contabili, documenti giustificativi e quant'altro, non escludendo anche altre forme di spiccata interazione tra l'utente e la piattaforma di condivisione via web (Celeste — Nicoletti, 269).

Le news concernenti il condominio devono, in tal modo, essere disponibili a tutti i partecipanti, ma con le opportune cautele, sicché particolare attenzione deve essere posta al fine di evitare che siano diffuse notizie, relative alle persone, in violazione dei principi fissati dal Codice dellaprivacy ed applicati dal relativo Garante in tale peculiare contesto (v., soprattutto, il provvedimento generale del 18 maggio 2006).

Il trattamento dei dati personali, per essere lecito, deve avvenire, infatti, nel rispetto dei principi di proporzionalità, di pertinenza e di non eccedenza rispetto agli scopi per i quali i dati stessi sono raccolti, per cui grava sull'amministratore di condominio, per un verso, il dovere di adottare le opportune cautele per evitare l'accesso di questi dati da parte di persone estranee al condominio, e, per altro verso, il dovere di rendere pubbliche, sul sito internet del condominio di cui al citato art. 71-ter, le sole informazioni personali necessarie rispetto allo svolgimento delle attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni, nonché idonee a determinare, secondo le regole del codice civile, le posizioni di dare/avere dei singoli partecipanti.

Le informazioni trattate possono riguardare non solo tutta la compagine condominiale unitariamente considerata – si pensi alle informazioni connesse ai contratti stipulati nell'interesse del condominio, quali ad esempio quelli relativi alla fornitura di beni ed alla somministrazione di servizi, o in ordine ai dati sul consumo e sugli importi di utenze complessivamente intestate al condominio medesimo – ma possono, altresì, riferirsi a ciascun partecipante, individualmente considerato, in quanto necessarie ai fini dell'amministrazione comune.

Queste ultime consistono, ad esempio, nei dati anagrafici e negli indirizzi dei partecipanti, elementi la cui reciproca conoscenza risulta indispensabile per consentire la regolare convocazione dell'assemblea (alla luce delle disposizioni di cui all'art. 66 disp. att. c.c.), nonché per verificare la validità delle deliberazioni dalla stessa adottate (ad esempio, ai fini dell'impugnazione ex art. 1137 c.c.).

Sotto il primo profilo, riguardo all'interesse a conoscere i nominativi degli altri partecipanti alla compagine condominiale, si rammenta che il singolo è legittimato a convocare l'assemblea direttamente, ossia by-passando l'amministratore, ad esempio, in caso di inerzia di quest'ultimo quando ne è fatta richiesta da almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio (art. 66, comma 1, disp. att. c.c.), o quando manchi addirittura l'amministratore (art. 66, comma 2, disp. att. c.c.), oppure nel caso di perdita dei requisiti che comportano la cessazione dell'incarico dell'amministratore medesimo al fine di nominarne uno nuovo (art. 71-bis, comma 4, disp. att. c.c., che consente la convocazione «senza formalità»).

Sotto il secondo profilo, si segnala che la pubblicazione in forma digitale di alcuni documenti nel sito internet del condominio potrebbe riverberare effetti sulla conoscenza (o conoscibilità) di tali atti, ad esempio, riguardo alle tempestività delle impugnazioni, considerando che, dalla comunicazione del verbale assembleare, decorrono i trenta giorni per l'azione di annullamento da parte del condomino assente.

Parimenti, possono formare oggetto di trattamento anche le quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini ed i dati personali necessari a commisurarle o, comunque, rilevanti per la determinazione di oneri nell'àmbito condominiale (artt. 68 disp. att. c.c. e 1123 c.c.).

Dalle quote millesimali è dato, altresì, ricavare le maggioranze per la regolare costituzione dell'assemblea (quorum costitutivo) e per la validità delle deliberazioni adottate (quorum deliberativo), secondo quanto disposto dall'art. 1136 c.c.

In conclusione, se è vero che il sito internet del condominio può essere considerato una sorta di bacheca virtuale, potenzialmente accessibile a tutti, è altrettanto vero, tuttavia, che non si deve dare ingresso ad una consultazione indiscriminata, mettendo a punto un sistema tecnico, mediante apposite credenziali di autentificazione, con tanto di user id e password, per riservare la visita e la conoscenza esclusivamente agli «aventi diritto» ed esclusivamente per le finalità sopra delineate (all'uopo, l'amministratore comunica a ciascun condomino o inquilino le rispettive credenziali, contemplando, poi, il sistema le modalità per cambiarle periodicamente).

In argomento, il recente vademecum predisposto dal Garante della privacy il 10 ottobre 2013, ha ribadito, in via generale, che «solo le persone che ne hanno diritto possono consultare ed estrarre copia dei documenti condominiali», sicché «devono essere previste delle procedure (ad esempio l'autenticazione tramite password individuale), che consentano l'accesso sicuro a tali documenti digitali», salvo «prestare particolare attenzione nel caso in cui siano trattati, tra l'altro, i dati sensibili – come quelli che si riferiscono alle condizioni di salute di una persona – o quelli giudiziari».

Registro di contabilità con modalità informatizzate

L'amministratore deve curare, oltre al registro dell'anagrafe condominiale, a norma dell'art. 1130, n. 7), c.c. la tenuta del «registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell'amministratore e del registro di contabilità».

In particolare, per quanto concerne quest'ultimo, si prevede che siano annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell'effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita, specificando, sempre nell'ottica di una gestione dinamica del condominio, che «tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate».

In questa prospettiva, il sito internet può diventare una comodissima soluzione per la gestione condominiale, semplificando la vita professionale dell'amministratore, che avrebbe il vantaggio di rendere disponibili ai condomini documenti, deliberazioni, resoconti, preventivi, ecc., senza bisogno alcuno di stampare grossi quantitativi di carta da dover inserire nelle buche postali o inviare agli indirizzi dei condomini: insomma, tutto potrebbe essere gestito dal proprio ufficio e reso disponibile a ciascun partecipante in tempo reale, con grande risparmio di tempo e denaro.

Nella sopra delineata esigenza di trasparenza, si inquadra il fatto che i condomini, in quanto mandanti, sono titolari dei poteri di vigilanza e di controllo previsti dalla disciplina del contratto di mandato, sicché non può impedirsi ai partecipanti di esercitare, in ogni tempo, tale vigilanza e controllo sullo svolgimento dell'attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni e, quindi, di prendere visione dei registri e dei documenti che li riguardano.

In questa prospettiva, si comprende meglio perché l'art. 1129, comma 2, c.c. ora preveda che, contestualmente all'accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell'incarico, l'amministratore debba comunicare – tra l'altro – il locale dove si trovano i registri condominiali, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta, possa prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia firmata.

Rimane fermo che la vigilanza ed il controllo, così esercitati dai partecipanti, non devono risolversi in un intralcio all'amministrazione e, quindi, non possono porsi in contrasto con il principio della correttezza ex art. 1175 c.c., e che di tali attività di accesso alla documentazione gli interessati si addossino i costi (non essendo, però, indispensabile che i condomini specifichino la ragione, per cui vogliano prendere tali iniziative).

La magistratura di vertice, al riguardo, è pacifica nel senso che ciascun comproprietario ha la facoltà (di richiedere e) di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo (e, non soltanto, in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea) e senza l'onere di specificare le ragioni della richiesta (finalizzata a prendere visione o estrarre copia dai documenti), purché l'esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all'attività di amministrazione, non sia contraria ai principi di correttezza e non si risolva in un onere economico per il condominio, dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti (Cass. II, n. 19210/2011; v., altresì, Cass. II, n. 19799/2014, la quale, sul suddetto presupposto secondo cui ciascun condomino ha diritto di accedere alla documentazione contabile in vista della consapevole partecipazione all'assemblea, e a tale diritto corrisponde l'obbligo dell'amministratore di predisporre un'organizzazione, sia pur minima, che consenta di esercitare lo stesso e di informarne i condomini, ha precisato che, a fronte della richiesta di un singolo condomino di accedere alla predetta documentazione, grava sull'amministratore, o sul condominio che intenda resistere all'impugnazione della deliberazione assembleare proposta dal condomino dissenziente, l'onere della prova dell'inesigibilità ed incompatibilità della richiesta con le modalità previamente comunicate).

Ovviamente, i delineati intralci e costi verrebbero, invece, agevolmente superati dalla consultazione di tale documentazione a mezzo del sito internet del condominio contemplato nel nuovo art. 71-ter disp. att. c.c.

Convocazione online dell'assemblea

Il legislatore del 2012, nella nuova «veste informatica», non è insensibile alle moderne tecnologie neanche per quel che riguarda i vari adempimenti connessi alla comunicazione intesa lato sensu.

Si consideri, innanzitutto, le particolari modalità dell'avviso contemplate nel novellato comma 3 dell'art. 66 disp. att. c.c. (peraltro, inserite soltanto nella seduta di Montecitorio del 27 settembre 2012).

In precedenza, nel silenzio della legge sul punto, si era concordi nel ritenere che l'avviso di convocazione all'assemblea non fosse soggetto a particolari formalità, salvo che non fossero previste dal regolamento di condominio (v. appresso); in pratica, la convocazione di tutti i condomini per l'assemblea poteva essere compiuta in qualsiasi forma idonea al raggiungimento dello scopo, purché risultasse che erano state fornite al condomino informazioni sufficienti a renderlo edotto dell'assemblea ed a metterlo in condizione di parteciparvi.

In proposito, poteva considerarsi ius receptum (v., tra le altre, Cass. II, n. 15087/2005) il principio, rilevante anche sul versante probatorio, secondo il quale l'avviso di convocazione dell'assemblea può essere dato con qualsiasi forma idonea al raggiungimento dello scopo, e la prova della sua conoscenza può essere, pertanto, acquisita attraverso anche la deposizione testimoniale del tempestivo inserimento nella cassetta delle lettere del singolo condomino, integrata dalla presunzione che l'interessato controllasse regolarmente la presenza della corrispondenza all'interno della cassetta, atteso, inoltre, che, trattandosi di atto ricettizio, non è necessaria la dimostrazione che esso sia giunto nelle mani del destinatario, essendo sufficiente che sia pervenuto al suo indirizzo, secondo la presunzione legale di cui all'art. 1335 c.c., salva la prova contraria dell'impossibilità, senza sua colpa, di averne avuta notizia (su quest'ultimo profilo, v. Cass. II, n. 23396/2017, la quale, sul presupposto che l'avviso di convocazione dell'assemblea, ex art. 66 disp. att. c.c., è un atto unilaterale recettizio onde, ai fini della prova della decorrenza del termine dilatorio di cinque giorni antecedenti l'adunanza di prima convocazione, condizionante la validità delle deliberazioni, è sufficiente e necessario che il condominio dimostri la data in cui esso è pervenuto all'indirizzo del destinatario, ha puntualizzato che, nell'ipotesi di invio dello stesso con lettera raccomandata, ove questa non sia consegnata per l'assenza del destinatario, la suddetta data coincide con quella di rilascio dell'avviso di giacenza del plico presso l'ufficio postale, in quanto idoneo a consentirne il ritiro).

In questa prospettiva, non era imposto che la comunicazione rivestisse la forma scritta, sicché poteva avvenire, per la giusta esigenza di evitare eccessive formalizzazioni, oralmente o per telefono, di preferenza personalmente – ossia direttamente al destinatario e non, ad esempio, ad un membro della famiglia – sempre che il condomino avesse in qualche modo avuto sicuramente notizia della riunione.

La Riforma del 2013 ha, invece, prescritto espressamente che il suddetto avviso debba avvenire «a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano», privilegiando, comunque, la forma scritta, in quanto, da un lato, consente al condominio di provare più agevolmente l'avvenuto e tempestivo invio dell'avviso, e, dall'altro, consente di informare adeguatamente i partecipanti delle materie poste all'ordine del giorno, che talvolta possono essere svariate e complesse (d'altronde, il novellato art. 66 disp. att. c.c., al comma 3, continua a parlare di «avviso di convocazione ... comunicato», il che induce a ritenere che debba essere fatto comunque per iscritto).

Pertanto, se la trasmissione avviene mediante «posta raccomandata» con ricevuta di ritorno – da effettuarsi alla residenza della persona da convocare o, se sussiste, al domicilio dalla stessa eletto, come risultante dal (completo ed aggiornato) «registro di anagrafe condominiale» di cui al riformato art. 1130, n. 6), c.c. – tale forma di comunicazione offre garanzie di certezza in ordine al recapito dello stesso, producendo in giudizio, se la circostanza è contestata, la relativa cartolina.

Con ciò non si esclude la «consegna a mano» – quest'ultima praticabile nelle realtà condominiali abbastanza ridotte, considerando, d'altronde, che non tutti sono dotati di modem e computer – attraverso la circolazione presso ogni unità immobiliare di un foglio da parte del portiere o di personale addetto a tale incombente, sul quale ciascun condomino possa apporre la propria firma, restando inteso che non è sufficiente, invece, un avviso affisso nella portineria o nella guardiola, che potrebbe anche non essere notato e letto da tutti gli interessati (ad esempio, perché accedono alle loro abitazioni, usando l'ascensore direttamente dal garage sito nel piano interrato, ossia senza transitare nell'androne ove è sita la guardiola del portiere).

Per il resto, il suddetto avviso può avvenire anche via «fax» o per «posta elettronica certificata», sempre che tali strumenti siano in possesso dei condomini destinatari e questi ultimi abbiano espressamente manifestato l'intenzione di vedersi recapitare in tal modo le relative convocazioni.

Segnatamente, l'utilizzo della PEC, già presente nella prassi, in quanto strumento tecnologico economico, veloce e, soprattutto, sicuro per quel che riguarda la certezza dell'avvenuta comunicazione e la prova legale dell'avvenuta ricezione, ben si presta all'invio di comunicazioni relative agli avvisi di convocazione per l'assemblea, non escludendo l'utilizzo di questo mezzo informatico anche per altri incombenti della gestione condominiale, come, ad esempio, solleciti di pagamento a fronte di spese straordinarie o/e urgenti.

Mette punto rammentare, in proposito, che la posta elettronica certificata, per essere tale, deve seguire le regole fissate dal d.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68, e dalle successive disposizioni: queste norme, insieme ad altre e, in particolare, al Codice dell'amministrazione digitale, approvato con il d.lgs. n. 235 del 2010, ne stabiliscono la validità legale, le regole e le modalità di utilizzo.

Nulla esclude – come anticipato sopra – che il regolamento di condominio prescriva determinate forme per l'invio dell'avviso in oggetto, al fine di rafforzare la garanzia che la comunicazione sia effettuata preventivamente a tutti i condomini (ad esempio, l'onere aggiuntivo di inserire la convocazione su sito internet); in questo caso, le disposizioni specifiche devono essere rispettate, al pari della disciplina legale, nei confronti di ciascun condomino, con la conseguenza, in caso di violazione, dell'annullabilità delle deliberazioni così viziate; così, tanto per fare un esempio, qualora il regolamento condominiale preveda espressamente che l'avviso di convocazione sia fatto con posta elettronica certificata, non dovrebbe essere considerato equipollente la consegna a mano dello stesso, anche se il diritto del singolo ad avere piena conoscenza della convocazione della riunione non sia stato concretamente leso (Celeste — Nicoletti, 271).

Dell'invio «informatico» dell'avviso di convocazione all'assemblea si occupa, altresì, il nuovo art. 1117-ter c.c., il quale, nell'attuale versione, prevede la possibilità di «modificare la destinazione d'uso delle parti comuni» al fine di soddisfare – non meglio precisate – «esigenze di interesse condominiale», purchè tale decisione ottenga il voto favorevole di tanti condomini che rappresentino «i quattro quinti dei partecipanti al condominio ed i quattro quinti del valore dell'edificio».

Attesa la delicatezza dell'argomento da decidere, la disposizione di nuovo conio stabilisce, però, particolari modalità per la conclusione dell'iter assembleare.

Più nel dettaglio, la convocazione dell'assemblea deve essere affissa per non meno di trenta giorni consecutivi «nei locali di maggior uso comune o negli spazi a tal fine destinati» – si pensi, rispettivamente, all'androne dell'edificio o alla bacheca condominiale (anche virtuale, come il sito internet) – ed il relativo avviso deve effettuarsi «mediante lettera raccomandata o equipollenti mezzi telematici», purché idonei a garantire l'effettiva conoscenza della convocazione agli aventi diritto almeno venti giorni prima della data della riunione (il pensiero corre spontaneo alla PEC, perché, al momento dell'invio della relativa mail, il gestore si occuperà di inviare all'amministratore-mittente una ricevuta che costituirà valore legale dell'avvenuta trasmissione del messaggio, con precisa indicazione temporale del momento in cui la mail stessa è stata inviata).

Rispetto alle ordinarie convocazioni assembleari, dunque, si prevede un onere aggiuntivo, ossia quello dell'affissione, al fine di far riflettere per tempo i condomini in ordine all'importanza della decisione da adottare, mentre, sempre per ponderare meglio le conseguenze della relativa statuizione, si stabilisce un termine maggiore per l'avviso tempestivo rispetto agli ordinari cinque giorni di cui all'art. 66, comma 3, disp. att. c.c., che peraltro contempla, oltre alla «posta raccomandata, posta elettronica certificata e fax», anche la «consegna a mano» che, in questa ipotesi, risulta esclusa.

Per quanto concerne l'ordine del giorno che, secondo le regole generali, deve essere «specifico» ed indicare «il luogo e l'ora della riunione», il particolare oggetto della futura deliberazione impone che «la convocazione dell'assemblea, a pena di nullità, deve indicare le parti comuni oggetto della modificazione e la nuova destinazione d'uso», laddove il citato comma 3 dell'art. 66 disp. att. c.c. sanziona espressamente con la mera annullabilità, ai sensi dell'art. 1137 c.c., l'ipotesi di «omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto»; quindi, in via eccezionale riguardo ai tradizionali vizi che inficiano le decisioni assembleari, si correla specificamente l'ipotesi più grave della «nullità», da far valere senza limiti di tempo ed anche dal condomino che ha votato a favore, all'incompletezza dell'ordine del giorno.

Relativamente, poi, alla deliberazione che approva le suddette modificazioni delle destinazioni d'uso delle parti comuni, si prescrive che la stessa «deve contenere la dichiarazione espressa che sono stati effettuati gli adempimenti di cui ai precedenti commi», ossia, in particolare, affissione della convocazione, recapito dell'avviso con determinate modalità e nei termini prescritti, nonché indicazione del precipuo oggetto della decisione.

Delega e verbale della riunione di condominio

Per completezza sull'argomento, va segnalato che anche il riformato comma 1 dell'art. 67 disp. att. c.c. puntualizza che il delegato debba essere «munito di delega scritta».

Resta inteso che, in difetto di norme particolari, i rapporti tra il rappresentante intervenuto in assemblea ed il condomino rappresentato devono ritenersi disciplinati dalle regole generali sul mandato, con la conseguenza che solo il condomino delegante o quello che si ritenga falsamente rappresentato sono legittimati a far valere gli eventuali vizi della delega – si pensi ad una sottoscrizione apocrifa – oppure la carenza o l'eccesso del potere di rappresentanza, e non anche gli altri condomini estranei a tale rapporto (Cass. II, n. 2218/2013; Cass. II, n. 12466/2004).

In precedenza, non stabilendosi la forma che doveva rivestire tale delega – sempre che il regolamento non avesse disposto in tal senso – nulla escludeva che la stessa potesse essere anche orale, salvo precisare la necessità del mandato scritto ogni qual volta si statuiva su rapporti per i quali fosse ordinato, ad probationem o ad substantiam, l'atto scritto, dovendo, quindi, anche la delega possedere gli stessi requisiti formali della deliberazione; in pratica, il mandato poteva essere conferito in qualsiasi forma che fosse consentita dall'oggetto, e la rappresentanza poteva essere dedotta, oltre che da un'espressa dichiarazione del soggetto agente, anche da ogni altro elemento da cui risultava che l'attività si svolgesse in attuazione di un potere rappresentativo a lui conferito.

L'attuale versione stabilisce, in proposito, che la delega debba essere sempre «scritta», non distinguendo tra ordinaria e straordinaria amministrazione, sicché – analogamente a quanto previsto per l'avviso di convocazione (v. supra) – la delega potrebbe essere, oltre che consegnata a mani del delegato, spedita per posta raccomandata, o anche conferita via fax o online,per posta elettronica (meglio se certificata), mezzi di trasmissione di documenti, questi, tra luoghi di solito lontani tra loro, utilizzando le reti telefoniche ed il computer, con appositi terminali che permettono di riprodurre materialmente a distanza il contenuto di uno stesso documento e consentono, mediante idonei segnali di identificazione trasmessi dagli elaboratori, di risalirne alla paternità.

Da ultimo, a completamento dell'iter assembleare – convocazione, delega, deliberazione – si potrebbe opinare che possa redigersi il relativo processo verbale, in alternativa al cartaceo, come documento informatico, a condizione che venga sottoscritto dal presidente e dal segretario con le loro firme elettroniche, avanzate o digitali.

Al riguardo, per «documento informatico», non deve intendersi solo il documento redatto tramite il computer, potendo anche essere un file video o audio, costituendo, infatti, il suddetto documento «la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti» (art. 1, comma 1, d.lgs. n. 82/2005).

In questa prospettiva, le riunioni condominiali potrebbero essere registrate in formato video o audio, a condizione che siano apposte sul file digitale le firme elettroniche del presidente e del segretario; per problemi di privacy, sarebbe meglio, però, ottenere il previo consenso al relativo trattamento dei dati personali da parte dei presenti (condomini o loro delegati) alla riunione, a meno che un'apposita disposizione del regolamento legittimi tale modalità di registrazione.

Al riguardo, il recente Vademecum emanato dal Garante della privacy in data 10 ottobre 2013 puntualizza che «l'assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti», aggiungendo che «la documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti».

Il file in tal modo sottoscritto digitalmente avrebbe l'efficacia della scrittura privata come il processo verbale di tipo cartaceo, con il vantaggio di ridurre i tempi di redazione del relativo documento e di evitare i rischi di un'errata o infedele trascrizione del medesimo documento.

Non si nasconde, però, che potrebbero verificarsi problemi pratici nell'eventualità che il processo verbale assembleare rappresentato dal documento informatico debba essere esibito a terzi, ad esempio, all'autorità giudiziaria per dimostrare il contenuto di una deliberazione adottata in quella riunione o all'istituto bancario per provare l'autorizzazione all'amministratore ad aprire il conto corrente.