Codice Civile art. 2375 - Verbale delle deliberazioni dell'assemblea (1).

Contenuto del verbale

Il verbale deve documentare le modalità di svolgimento del dibattito, comprese l'attività di spoglio delle schede e le dichiarazioni percepite mediante strumenti di comunicazione audiovisiva o telematica. È dubbio se in caso di presenza virtuale dei soci, quanto meno presidente e segretario debbano trovarsi nello stesso luogo: come si desumerebbe dal tenore testuale dell'art. 2370, quarto comma, che consente l'intervento a distanza solo a chi ha diritto di partecipare, ma senza funzioni istituzionali.

Il nuovo testo dell'art. 2375 pone termine all'annosa disputa dottrinaria sui requisiti di analiticità – stante l'elencazione minuziosa, al primo comma, del contenuto del verbale – e di contestualità, esclusa dal criterio elastico della sua redazione senza ritardo, nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degli obblighi di deposito o di pubblicazione, di cui al terzo comma. Nell'ipotesi di redazione successiva del verbale, si ritiene debbano essere riportate sia la data dell'adunanza, che quella della redazione, momenti di una fattispecie a formazione progressiva; anche se non appare ammissibile l'inserimento di documenti depositati o di dichiarazioni rese successivamente alla chiusura dell'adunanza.

l dati di fatto da documentare nel verbale sono la data dell'assemblea e, anche in allegato, l'identità dei partecipanti, nonché il capitale rappresentato da ciascuno (è dubbio se anche di coloro che si allontanino prima della votazione: prescrizione, prevista solo per le società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio dal Regolamento emittenti 14 maggio 1999 n. 11971, Allegato 3 E); come pure, l'accertamento del risultato – che se non ricavabile dal verbale, renderebbe annullabile la delibera (art. 2377, quinto comma, n. 3) – anche in carenza di una proclamazione formale del presidente. Sembra quindi contraddittorio annettere a quest'ultima valore costitutivo della deliberazione, prevalente sull'eventuale descrizione divergente del verbale (per la prevalenza della proclamazione del presidente, Marchetti, 1668; sulla natura costitutiva della proclamazione: Cass.I, n. 9909/2007, in Giur. comm., 2008, 2, 1231, con nota di Bolognesi).

L'attività di identificazione degli intervenuti, con la verifica della loro legittimazione spetta al presidente dell'assemblea, e non al segretario o notaio (Cass. III, n. 11959/2010; secondo Cass. I, n. 16393/2007, in Giur. comm., 2009, 2, 42, con nota di Nieddu Arrica, in una fattispecie anteriore al d.lgs. n. 6/2003, l'identificazione può avvenire anche in modo informale ed implicito, mediante l'attestazione presidenziale della valida costituzione dell'assemblea).

Devono essere altresì indicati il risultato e le modalità della votazione, ed identificati, anche per allegato, i soci favorevoli, astenuti o dissenzienti (per le società quotate si deve indicare, come detto, anche il nominativo dei soggetti che si sono allontanati prima di una votazione); oltre che riportate, su richiesta dei soci, le dichiarazioni da essi rese, per riassunto, purché pertinenti all'ordine del giorno. L'omissione della loro verbalizzazione potrebbe dar luogo a responsabilità civile e perfino penale, per falso ideologico, ex art. 479 c.p. (Laurini, 23).

Se il verbale è redatto dal notaio è atto pubblico, fidefacente fino a querela di falso dei fatti verbalizzati; anche se relativo ad un'assemblea ordinaria, nella quale la presenza del notaio è puramente facoltativa. Gli eventuali allegati integrativi non partecipano, invece, della medesima natura; onde, è controversa la loro idoneità a sopperire al verbale notarile in ordine ad elementi essenziali della delibera, come ad esempio il testo dello statuto che si dà per emendato ed approvato (in senso ammissivo, Marchetti, 1672; in senso contrario, in giurisprudenza, App. Roma 18 maggio 1998, in Soc., 1998, 1307, con nota di Civerra).

Peraltro, anche se non redatto da notaio, il verbale di assemblea ordinaria è assistito da una presunzione relativa di veridicità: onde, l'onere della prova di eventuali sue difformità rispetto alla realtà effettuale incombe sul socio che lo impugni e può essere assolto con qualsiasi mezzo istruttorio (Cass. I, n. 33233/2019).

L'indicazione nominativa richiesta dal primo comma dei partecipanti e dei votanti ad un'assemblea di società per azioni consente di verificare se i voti siano stati validamente espressi dai soggetti a ciò legittimati ed è, quindi, necessaria per ricostruire la genesi del processo deliberativo ed accertare la validità delle determinazioni assunte. Ne consegue che, ove manchi la relativa documentazione (anche in foglio separato, purché allegato al verbale, in modo da farne parte integrante: e cioè, richiamato, ovvero allo stesso materialmente unito), la delibera è annullabile (Cass. I, n. 603/2017, in Giur. it., 2017, 1, 1126, con nota di Russo). È annullabile la delibera assembleare il cui verbale non indichi l'identità dei partecipanti all'assemblea, anche in un foglio di presenze richiamato od accluso; e cioè, materialmente congiunto. Sul concetto di richiamo, si è sostenuto, peraltro, in dottrina, che esso non debba consistere nella mera menzione, nel verbale, dell'esistenza di un foglio presenze che non sia ad esso allegato, bensì semplicemente conservato agli atti della società. Al contrario, dovrebbe essere necessariamente inteso come riproduzione integrale, all'interno del verbale, dei dati rilevanti (ad es., l'elenco nominativo dei soci presenti). La tesi suscita perplessità dal momento che la riproduzione integrale renderebbe del tutto superfluo, nel caso ipotizzato, il foglio presenze. La possibilità alternativa di accludere l'elenco dei soci si deve intendere come unione materiale del foglio al verbale, cosicché entrambi i documenti siano consultabili mediante l'ispezione del libro delle adunanze e delle deliberazioni dell'assemblea (Trib. Roma 31 marzo 2017 n. 6449).

Nel verbale devono essere riassunte eventuali dichiarazioni dei partecipanti, su loro richiesta, e possono essere riportati elementi accidentali della singola delibera – quali, ad es., la menzione dell'avvenuto deposito preventivo della relazione sulla situazione patrimoniale della società, con le osservazioni del collegio sindacale, negli otto giorni precedenti all'assemblea convocata ex art. 2446 – oltre che eventuali anomalie verificatesi durante l'assemblea.

Per le società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, l'art. 2341-ter stabilisce che il verbale riporti anche le dichiarazioni relative all'esistenza di patti parasociali rese in apertura di assemblea; ed il Regolamento di attuazione del d.lgs. n. 58/1998, concernente la disciplina degli emittenti, adottato con delibera n. 11971 del 14 maggio 1999 e successivi emendamenti, prescrive, all'art. 85, che nei verbali delle assemblee ordinarie e straordinarie degli emittenti valori mobiliari siano inseriti, ovvero allegati ai medesimi come parte integrante, i dati delle notizie previsti nell'allegato 3 E: tra i quali l'elenco nominativo dei soggetti che partecipano, direttamente o indirettamente, in misura rilevante ai sensi dell'art. 120 – e cioè, con titolarità di più del 3% delle azioni (percentuale così elevata, dall'originario 2%, dal d.lgs. n. 50/2016) – secondo le risultanze del libro soci, integrate dalle comunicazioni ricevute sensi dell'art. 120 del T.U.F.

Se consiste invece in una scrittura privata redatta dal segretario, il verbale fa piena prova della provenienza da chi lo ha sottoscritto; salva la prova contraria, libera, sui fatti verbalizzati.

È dubbio se sia necessaria la stesura del verbale in caso di assemblea di prima convocazione andata deserta; ed in particolare, se ad opera del notaio, ove si tratti di un'assemblea straordinaria.

La redazione deve essere tempestiva , ai fini del deposito e della pubblicazione della delibera: e quindi, eseguita entro 30 giorni dallo svolgimento dell'assemblea. In caso di superamento del termine predetto, si ha nullità della delibera; sanabile, peraltro, con un verbale tardivo, purché anteriore alla successiva assemblea; salvi i danni da ritardo colpevole nella pubblicità. Lo scrutinio notarile della legittimità della delibera, ai sensi dell'art. 2436, potrebbe costituire, ad es., causa esimente del ritardo nella verbalizzazione.

Il verbale, anche se redatto dal notaio, dev'essere trascritto nel libro delle adunanze, che costituisce una documentazione secondaria, a scopo di informazione endosocietaria (art. 2421, primo comma, n. 3).

Per la competenza alla selezione dei fatti rilevanti da verbalizzare vale quanto detto sul concorso tra presidente e segretario, o notaio.

È opportuna la verbalizzazione della presenza eventuale di amministratori e sindaci (questi ultimi sono tenuti alla presenza: art. 2405); e nelle società quotate anche di quella, eventuale, di giornalisti e analisti finanziari; così come degli interventi svolti per via telematica.

Per disattendere risultanze del verbale notarile occorre la querela di falso. Per contro, è sufficiente la prova libera per contrastare il verbale del segretario, che è solo scrittura privata; sebbene sia possibile ricorrere, anche in tal caso, alla querela di falso (Cass. II, n. 1789/2007).

I vizi del verbale

Difetti di redazione del verbale, tali da renderlo incompleto o inesatto, rendono annullabile la delibera solo ove impediscano l'accertamento del contenuto, degli effetti e della validità (art. 2377, quinto comma, n. 3). Le carenze della verbalizzazione prive di influenza, ai fini della annullabilità della delibera, sono, quindi, soltanto quelle che non pregiudicano la verifica del contenuto: come, ad esempio, l'indicazione delle modalità di voto, quando esse non siano imposte dalla legge o dallo statuto.

Per contro, la radicale mancanza è causa di nullità, per carenza di un elemento costitutivo della delibera, deducibile e rilevabile d'ufficio entro tre anni dalla sua iscrizione o deposito nel registro delle imprese, se la deliberazione vi è soggetta, o dalla trascrizione nel libro delle adunanze dell'assemblea, se la deliberazione non è soggetta né a iscrizione, né a deposito (art. 2379, primo e secondo comma): nullità, peraltro, sanabile mediante verbalizzazione tardiva, entro un termine mobile costituito dalla successiva assemblea (art. 2379-bis, secondo comma), con efficacia ex tunc, salvi i diritti dei terzi in buona fede.

Al riguardo, si osserva, peraltro, che l'omessa verbalizzazione rende impossibile le operazioni predette; onde, verrebbe a mancare il dies a quo per il decorso del termine, con il conseguente rinvio sine die dell'effetto consolidativo.