Codice Civile art. 2409 septies - Scambio di informazioni (1).

Finalità della norma

La finalità della norma è quella di soddisfare l'esigenza di collaborazione tra il collegio sindacale e il soggetto incaricato della revisione legale dei conti nell'ambito della ripartizione dei compiti che assicura efficienza e che completa l'effetto positivo sulla gestione della società.

Le informazioni devono essere rilevanti per l'esercizio dei compiti assegnati. Il giudizio sulla rilevanza è rimesso alla discrezionalità del collegio sindacale e del soggetto incaricato della revisione legale dei conti.

Lo scambio di informazioni, secondo gli attuali Principî di comportamento del collegio sindacale di società non quotate elaborati nel 2015 dal CNDCEC, consente di evitare sovrapposizioni nei controlli e di condividere il patrimonio informativo derivante dalle reciproche attività di competenza.

Analoghe considerazioni possono essere svolte avuto riguardo al sindaco unico (organo di controllo monocratico) previsto dall'art. 2477 c.c., che a partire della riforma del diritto societario del 2003 detta la disciplina dell'assetto dei controlli nelle società a responsabilità limitata, oggetto dal 2011 di interventi modificativi e integrativi, volti – almeno nell'intenzione del legislatore – a ridurre gli oneri per le imprese.

Per le società non quotate, si ricordano le seguenti considerazioni, previste dagli attuali Principî di comportamento del collegio sindacale nelle società quotate (2018), nelle quali al collegio sindacale competono anche le attribuzioni di comitato per il controllo interno e la revisione contabile ex art. 19 del d.lgs. n. 39/2010.

Il collegio sindacale scambia periodicamente dati e informazioni con il revisore legale o con la società di revisione legale per l'espletamento dei rispettivi compiti.

Nell'ambito del monitoraggio sulla revisione legale, al fine di analizzare l'impianto metodologico adottato dal revisore e gli esiti dell'attività di revisione, il collegio sindacale acquisisce periodicamente dal revisore legale o dalla società di revisione legale informazioni su:

- generale portata e pianificazione della revisione;

- esecuzione del lavoro di revisione;

- risultati significativi emersi dalla revisione legale;

- eventuali risultati e conclusioni a cui dovesse pervenire l'autorità competente in ordine al controllo della qualità.

Il collegio sindacale, in quanto comitato per il controllo interno e la revisione contabile, riceve dal revisore legale o dalla società di revisione legale:

- le comunicazioni alla direzione contenenti osservazioni, commenti e raccomandazioni (c.d. lettere di suggerimenti);

- la relazione aggiuntiva di cui all'art. 11 del Regolamento (UE) n. 537/2014;

- la relazione di revisione legale sul bilancio d'esercizio e, se redatto, sul bilancio consolidato e, ove redatta, sulla relazione finanziaria semestrale.

È opportuno che tali relazioni siano comunicate al collegio sindacale in tempo utile a consentire l'espressione di un consapevole giudizio, ai fini dell'elaborazione della relazione all'assemblea dei soci. Sono altresì oggetto di scambio, nei limiti dei rispettivi compiti, gli aspetti che il collegio prende in considerazione per effettuare l'analisi dell'impianto metodologico adottato dal revisore o dalla società di revisione.

Salvo casi specifici che richiedano maggiore frequenza, è opportuno che il collegio sindacale incontri il revisore legale o la società di revisione legale periodicamente nel corso dell'esercizio e scambi informazioni con quest'ultimo in occasione delle diverse fasi che caratterizzano l'attività di revisione. In tali occasioni il collegio sindacale riceve dal revisore gli esiti delle verifiche periodiche effettuate (si veda il principio di revisione ISA Italia 250 B).

Ogni incontro deve essere oggetto di verbalizzazione nella quale vengono sintetizzati i principali aspetti emersi dallo scambio di informazioni.

Il collegio sindacale e il revisore o la società di revisione segnalano reciprocamente con tempestività eventuali informazioni di cui venissero a conoscenza durante la propria attività che possano comportare gravi violazioni normative, rilevanti carenze nel sistema di controllo e minacce o dubbi significativi per la continuità aziendale.

Il collegio sindacale deve segnalare e acquisire dal revisore o dalla società di revisione legale eventuali informazioni apprese durante lo svolgimento dei rispettivi incarichi e relative a gravi violazioni della normativa, a rilevanti carenze nel sistema di controllo e a minacce o dubbi significativi per la continuità.

Le informazioni acquisite, le richieste formulate e le risposte, anche se negative, sono verbalizzate e trascritte nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale.

In particolare, nel verbale dovranno essere evidenziati:

- i dati e le informazioni ricevuti dal revisore legale o dalla società di revisione legale;

- i dati e le informazioni comunicati al revisore legale o alla società di revisione legale;

- i dati e le informazioni specificatamente richiesti al revisore legale o alla società di revisione legale in merito all'attività da questi svolta ma non comunicati;

- la mancata comunicazione di dati o informazioni richiesti alla società da parte del revisore legale o della società di revisione legale.

Si rammenta altresì che il collegio sindacale può, in particolare:

- chiedere agli amministratori della società (anche con riferimento a determinati affari) notizie relative alle società controllate;

- scambiare informazioni con gli organi di amministrazione e con i corrispondenti organi di controllo delle società controllate.

A tal fine, il collegio sindacale deve concordare con i corrispondenti organi di controllo delle società controllate termini e modalità per lo scambio di informazioni rilevanti prevedendo, eventualmente, incontri periodici. In presenza di società controllate estere, è opportuno che il collegio individui gli organi e le funzioni di controllo in grado di porre in essere un efficace scambio informativo afferente la società controllata estera ovvero concordi con il comitato di controllo e rischi, se istituito dalla società, termini e modalità per l'acquisizione di adeguate informazioni afferenti le società controllate estere.

 

Si evidenzia Cass.  I, ord., (data ud. 16/01/2024) 24/01/2024, n. 2350 con la quale, avuto riguardo alla domanda di ammissione al passivo proposta in collocazione privilegiata relativa al credito rappresentato dal compenso maturato dal sindaco di una società dichiarata fallita, è stato precisato che “I sindaci, in effetti, non esauriscono l'adempimento dei proprio compiti con il mero e burocratico espletamento delle attività specificamente indicate dalla legge avendo, piuttosto, l'obbligo di adottare (ed, anzi, di ricercare lo strumento di volta in volta più consono ed opportuno di reazione, vale a dire) ogni altro atto (del quale il sindaco deve fornire la dimostrazione) che, in relazione alle circostanze del caso (ed, in particolare, degli atti o delle omissioni degli amministratori che, in ipotesi, non siano stati rispettosi della legge, dello statuto o dei principi di corretta amministrazione) fosse utile e necessario ai fini di un'effettiva ed efficace (e non meramente formale) vigilanza sull'amministrazione della società e le relative operazioni gestorie (cfr., al riguardo, Cass. n. 18770 del 2019, in motiv., per cui "l'onere di allegazione e di prova nelle azioni di responsabilità avverso l'organo sindacale si atteggia nel senso che spetta all'attore allegare l' inerzia del sindaco e provare il fatto illecito gestorio, accanto all'esistenza di segnali d'allarme che avrebbero dovuto porre i sindaci sull'avviso; assolto tale onere, l' inerzia del sindaco integra di per sé la responsabilità, restando a carico del medesimo l'onere di provare di non aver avuto nessuna possibilità di attivarsi utilmente, ponendo in essere tutta la gamma di atti, sollecitazioni, richieste, richiami, indagini, sino alle denunce alle autorità civile e penale")”.

La Corte costituzionale con la sentenza 115/2024 (Udienza Pubblica del 17/04/2024 Decisione del 09/05/2024 - Deposito del 01/07/2024 Pubblicazione in G. U. 03/07/2024), esito dell’atto di promovimento del Tribunale di Milano – Sezione XV Civile – Ordinanza del 6 settembre 2023, ha sottolineato che il revisore è esposto a una responsabilità solidale con gli amministratori e, da un altro lato, sin dal deposito di una relazione inesatta o scorretta, il suo inadempimento produce un danno alla società che ha conferito l’incarico, la quale può già far valere una pretesa risarcitoria. Detto termine, invece, non può valere per soci e terzi, i quali, fintantoché l’affidamento ingenerato dalla relazione erronea o scorretta non abbia determinato un concreto sviamento della loro autonomia negoziale, non subiscono danni. Ne consegue quindi che “A essi dovrà, dunque, applicarsi la regola generale dell’art. 2947 cod. civ., che fa decorrere la prescrizione dal fatto illecito produttivo di danni”.