Impedimento alla visione dei documenti giustificativi delle spese condominiali

La disposizione di cui all' art. 9, comma 3 della l. n. 392/1978 , che fa obbligo al conduttore di pagare gli oneri condominiali entro due mesi dalla loro richiesta, delimita nel medesimo periodo il termine massimo entro il quale il conduttore può esercitare il suo diritto di chiedere l'indicazione specifica delle spese e dei criteri di ripartizione e di prendere visione dei documenti giustificativi, con la conseguenza che, non essendovi, in mancanza di tale istanza del conduttore, alcun onere di comunicazione del locatore, il conduttore stesso, decorsi i due mesi dalla richiesta di pagamento degli oneri condominiali, deve ritenersi automaticamente in mora, e non può quindi sospendere o ritardare il pagamento degli oneri accessori, adducendo che la richiesta del locatore non era accompagnata dalle indicazioni delle spese e dei criteri di ripartizione (Trib. Roma 6 giugno 2019, n. 12093; Trib. La Spezia 27 febbraio 2018, n. 162).

Quindi, se l'obbligo del conduttore è quello di pagare gli oneri condominiali entro due mesi dalla loro richiesta, tale termine costituisce il periodo massimo entro il quale il conduttore può esercitare il diritto di chiedere l'indicazione specifica delle spese e dei criteri di ripartizione e di prendere visione dei documenti giustificativi. Invero, il conduttore, decorsi i due mesi dalla richiesta di pagamento degli oneri condominiali, deve ritenersi automaticamente in mora, alla stregua del principio dies interpellat pro homine e non può quindi sospendere o ritardare il pagamento degli oneri accessori, adducendo che la richiesta del locatore non era accompagnata dall'indicazione delle spese e dei criteri di ripartizione (App. Reggio Calabria 28 gennaio 2003; Trib. Milano 9 aprile 1998).

Il locatore ha l'obbligo di tenere a disposizione del conduttore la documentazione giustificativa degli oneri accessori addebitati a quest'ultimo, ex art. 9 della l. n. 392/1978 , ma non quello di inviargliela periodicamente. Ne consegue che il conduttore, ove si dolga di non avere potuto verificare l'esattezza degli oneri addebitatigli, non può limitarsi a dedurre di non avere ricevuto la relativa documentazione, ma deve allegare e dimostrare che questa non è stata resa accessibile dal locatore (Trib. Roma 25 ottobre 2001).

La situazione è parzialmente mutata a seguito dell'entrata in vigore della l. n. 220/2012 , atteso che, in forza dell'art. 1130-bis, comma 1, c.c., non solo i condomini, ma anche “i titolari di diritti di godimento sulle unità immobiliari” e, dunque, gli inquilini, possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copie a proprie spese. In tal modo, il diritto di prendere visione “in ogni tempo”, estraendo copia dei documenti giustificativi di spesa, è stato opportunamente esteso anche ai conduttori, ai quali, finora – come sopra delineato – il comma 3 dell'art. 9 della citata l. n. 392/1978, delimitava il termine massimo per l'esercizio del diritto di chiedere l'indicazione analitica delle spese e dei criteri di ripartizione, nonché di prendere visione dei documenti. Detto ciò, in merito alla conservazione dei documenti del condominio, l'amministratore assolve un servizio d'interesse collettivo consistente non soltanto nella conservazione/gestione dei beni e servizi comuni ma anche in adempimenti burocratici come la tenuta dei registri di anagrafe condominiale (Trib. Treviso 25 gennaio 2017, n. 170).

Nell'àmbito di tale adempimento l'amministratore, ai sensi dell' art. 1130, comma 1, n. 6), c.c. , è tenuto ad avere anche il nominativo di tutti gli intestatari dei contratti di locazione. Il dovere di collaborazione imposto all'amministratore trova la sua giustificazione nel diritto dei condòmini alla trasparenza e comprensibilità della gestione condominiale, e quindi al controllo effettivo sull'operato dell'amministratore. L'obbligo di informazione posto in capo all'amministratore ed il corrispettivo diritto di essere informato del singolo condòmino (e del conduttore) ha, quindi, ad oggetto, i fatti storici che abbiano prodotto entrate ed uscite di denaro per effetto della gestione svolta, con la relativa documentazione di spesa, in maniera da lasciar ricostruire i rapporti di dare ed avere (Cass. VI, n. 15996/2020).

È pacifico come sia a carico del condòmino richiedente l'onere di dimostrare che l'amministratore non gli abbia consentito pienamente di esercitare tale facoltà (Cass. II, n. 12650/2008). Rimane fermo che le richieste degli aventi diritto (tra cui i conduttori), non devono risolversi in un intralcio all'amministrazione e, quindi, non possono porsi in contrasto con il principio della correttezza ex art. 1175 c.c., e che di tali attività di accesso alla documentazione gli interessati si addossino i costi. A tale proposito, infatti, era già stato chiarito che ciascun comproprietario ha la facoltà (di richiedere e) di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo – e, non soltanto, in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea – e senza l'onere di specificare le ragioni della richiesta (finalizzata a prendere visione o estrarre copia dai documenti), purché l'esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all'attività di amministrazione, non sia contraria ai principi di correttezza e non si risolva in un onere economico per il condominio, dovendo i costi relativi alle operazioni compiute esclusivamente sui condomini richiedenti (Cass. II, n. 19210/2011).

Con riferimento ai rapporti condominiali sorti prima della riforma introdotta con la l. n. 220/2012 , i giudici hanno ritenuto che, una volta approvato il rendiconto, l'amministratore possa ottenere il rimborso delle spese senza essere tenuto a sottoporre all'esame dei singoli condomini i documenti giustificativi, dovendo i medesimi essere controllati prima dell'approvazione (Cass. II, n. 4751/1988; Cass. II, n. 3402/1981). Inoltre, si è osservato che non diversa soluzione va data per quanto concerne i rapporti tra locatore e conduttore, disciplinati dalla l. n. 392/1978 senza innovare in ordine alla normativa generale sul condominio degli edifici (Cass. III, n. 1104/1994; Cass. II, n. 4606/1988); sicché, in proposito, è opportuno considerare che i documenti giustificativi si trovano nella disponibilità dell'amministratore e non del locatore e che, inoltre, non è configurabile un onere dello stesso locatore di premunirsi dei documenti in previsione di possibili contestazioni del conduttore, tanto più che l'art. 9, comma 3, della l. n. 392/1976 stabilisce il diritto di questo ultimo di prenderne visione, ovviamente presso l'amministratore, che li custodisce (Cass. III, n. 5485/1998). Dunque, secondo tale ultimo provvedimento, è diritto dell'inquilino prendere visione dei bilanci consuntivi e preventivi approvati, dei documenti giustificativi delle richieste di rimborso; anzi, secondo quest'ultimo orientamento, il conduttore può rivolgersi “direttamente” all'amministratore e non al proprio locatore, per l'esame dei documenti giustificativi delle richieste di rimborso in forza del contratto di locazione, perché tale documentazione è custodita dall'amministratore che, eventualmente, è tenuto ad esibirla anche nel giudizio che dovesse essere instaurato tra il condòmino ed il proprio conduttore.

Il conduttore, al quale il locatore ha richiesto il pagamento degli oneri condominiali dovuti dal medesimo, ai sensi dell' art. 9 della l. n. 392/1978 , al fine di stabilire se dare o meno immediatamente corso alla richiesta formulata in tale senso nei propri confronti, evitando un possibile aggravio di costi processuali, può chiedere al legale del locatore, attraverso il proprio avvocato, di prendere visione dei documenti giustificativi delle spese effettuate e di cui si chiede la ripetizione.

Tale approccio può, dunque, essere estremamente utile al conduttore al fine di decidere se opporsi o meno alla richiesta del locatore riguardante la ripetizione delle somme corrisposte dal medesimo all'amministratore condominiale, laddove i relativi importi siano irrisori, o tali da non giustificare sul piano squisitamente economico, i costi di un contenzioso giudiziale in opposizione alle richieste del locatore.

Il conduttore, evocato in giudizio dal locatore per il pagamento degli oneri condominiali di cui all' art. 9 l. n. 392/1978 , nell'opporsi a tale richiesta, può esercitare il proprio diritto a prendere visione dei documenti giustificativi delle suddette spese esercitando l'azione fondata sull'art. 210 c.p.c., (Cass. III, n. 29329/2019; Cass. III, n. 6202/2004), con la quale si chiede che il giudice ordini all'altra parte (locatore) o ad un terzo (amministratore di condominio) di esibire in giudizio la documentazione contabile comprovante l'avvenuto esborso delle somme delle quali il locatore chiede la ripetizione a titolo di mancato pagamento dei suddetti oneri condominiali.

Il conduttore può fare precedere l'istanza volta a prendere visione dei documenti giustificativi delle spese condominiali dall'avvio di un procedimento di mediazione nei confronti del locatore, prima che quest'ultimo decida di attivarsi giudizialmente, proponendo ricorso per decreto ingiuntivo.

Il conduttore, attraverso il proprio legale, può avviare nei confronti del locatore una richiesta di negoziazione assistita, con la quale formula le proprie riserve in ordine alla legittimità della richiesta di pagamento degli oneri condominiali dovuti ai sensi dell' art. 9 della l. n. 392/1978 avanzata nei propri confronti, a tale fine, lamentando il mancato rispetto del proprio diritto a prendere visione dei documenti giustificativi delle spese condominiali, sia da parte del locatore, sia da parte dell'amministratore di condominio. A tale richiesta, il locatore può rispondere dichiarando se intende o meno aderirvi con l'intervento del proprio difensore, eventualmente allegando la documentazione richiesta dal conduttore riguardante il pagamento dei suddetti oneri. La negoziazione assistita è, infatti, una procedura alternativa al giudizio civile che si svolge direttamente tra i difensori delle parti, ciascuno dei quali è invitato a prendere posizione sulle altrui doglianze, aderendo o meno all'invito, la quale potrebbe quindi costituire un valido approccio per mediare fra le avverse pretese, con l'aiuto ed il filtro dei rispettivi difensori delle parti, specialmente quando la controversia – riguardante gli oneri condominiali sui quali cade la relativa contestazione – risulti essere di modesto valore economico, non comportando a carico delle parti interessate neppure le spese di avvio del procedimento, che sono invece presenti, anche se in misura minima, in quello di mediazione.

Il giudice competente per l'esercizio dell'istanza formulata dal conduttore ai sensi dell' art. 210 c.p.c. è il Tribunale, quand'anche la somma relativa al mancato pagamento degli oneri condominiali dovuti ex art. 9 della l. n. 392/1978 risulti essere inferiore ad euro cinquemila, perché tale azione accede pur sempre all'avversa pretesa del locatore, la quale ha indiscutibilmente la propria fonte in un rapporto locatizio, materia quest'ultima riservata appunto alla competenza del Tribunale (Cass. III, n. 28041/2019), atteso che, ai sensi dell'art. 7, comma 1, c.p.c., il Giudice di Pace è competente per le cause relative a beni mobili di valore non superiore a cinquemila euro, quando dalla legge non sono attribuite alla competenza di altro giudice.

La legittimazione attiva a proporre l'azione ex art. 210 c.p.c. , finalizzata ad ottenere la visione della documentazione giustificativa delle spese condominiali riguardante il pagamento delle somme dovute ex art. 9 della l. n. 392/1978, spetta al conduttore, proponendola nei confronti del locatore, essendo quest'ultimo rispetto a tale azione, legittimato passivamente.

L'onere di formulare tempestivamente l'istanza ex art. 210 c.p.c. , diretta ad ottenere l'ordine giudiziale attraverso il quale prendere visione dei documenti giustificativi delle spese condominiali al fine di potere confutare la richiesta avanzata dal locatore, grava sul conduttore, il quale deve specificare la relativa istanza nei propri scritti difensivi opportunamente – circoscrivendola – al solo esercizio contabile cui afferisce la richiesta del locatore di pagamento delle spese condominiali, limitatamente a quelle indicate dall'art. 9 della l. n. 392/1978.

L'azione del conduttore è svolta in via di eccezione riconvenzionale nella memoria di costituzione – contenente l'Autorità dinanzi alla quale è stato evocato in giudizio, le generalità sue e del difensore, il quale a sua volta deve indicare in aggiunta al domicilio professionale presso cui è elettivamente domiciliato il cliente, anche l'indirizzo pec ed il numero di fax ove intende ricevere le comunicazioni da parte della cancelleria – in risposta alla richiesta di pagamento avanzata dal locatore, per quanto concerne gli oneri condominiali, e nella stessa memoria, vanno indicati in modo preciso e circostanziato, in fatto le ragioni dell'opposizione, ed in diritto le relative argomentazioni a sostegno, rilevanti sul piano probatorio, unitamente alle conclusioni, in cui vengono riassunte le domande, ed eccezioni rispetto all'azione intrapresa dal locatore, unitamente alle richieste istruttorie, le quali, vanno opportunamente capitolate e numerate progressivamente, per formare oggetto della richiesta di ammissione di interrogatorio formale del locatore, e di prova testimoniale dei condòmini che siano in grado di riferire sulla richiesta di pagamento, concernente le spese condominiali effettivamente approvate e sostenute dall'amministratore. Tra le richieste istruttorie, il conduttore può chiedere che all'amministratore pro-tempore del condominio, venga ordinata da parte del giudice, l'esibizione ex art. 210 c.p.c. , della documentazione contabile specificamente indicata in suo possesso.

Inoltre, il conduttore può anche chiedere l'ammissione di una c.t.u. al fine di verificare l'esattezza dei conteggi e delle spese effettuate e richieste dall'amministratore condominiale al locatore, e da quest'ultimo al conduttore.

La memoria di costituzione, sottoscritta dal difensore del conduttore, va completata allegando il mandato alla lite, conferito dal medesimo conduttore al proprio difensore, il quale deve autenticarne la relativa sottoscrizione.

Il conduttore evocato in giudizio dal locatore, oltre a chiederne l'interrogatorio formale, e sulle stesse posizioni, la prova testimoniale a mezzo dei condòmini, in grado di riferire sull'ammontare e natura delle spese condominiali effettivamente sostenute, può anche formulare al giudice, un'istanza ex art. 210 c.p.c. , chiedendo un'ordine di esibizione della documentazione condominiale in possesso dello stesso locatore, e/o dell'amministratore di condominio, pertinente agli oneri condominiali, in relazione ai quali, il locatore agisce per conseguire il relativo pagamento, unitamente all'istanza per la nomina del c.t.u., laddove la suddetta documentazione risulti incompleta, parziale o contraddittoria.

Le richieste istruttorie, devono essere formulate nella stessa memoria di costituzione del conduttore, evocato in giudizio dal locatore, al fine di non incorrere nel regime di preclusioni e decadenze che comporta l'applicazione a tali controversie del rito speciale, anche nella fase di cognizione ordinaria.

La richiesta del conduttore di ottenere la visione dei documenti giustificativi delle spese condominiali che il locatore chiede in pagamento ai sensi dell' art. 9 della l. n. 392/1978 , muove dalla necessità di verificare non solo che tali spese siano effettivamente state sopportate dal locatore e che rientrino tra quelle oggetto della suddetta disposizione normativa, ma anche la loro stessa congruità, intesa quale corrispondenza tra gli esborsi effettivamente occorrenti e quelli in concreto sostenuti dall'amministrazione condominiale.

In tale ottica, la visione della documentazione giustificativa delle spese condominiali si rende, quindi, indispensabile per consentire al conduttore l'assolvimento tempestivo dell'onere probatorio sul medesimo gravante in ordine alla contestazione analitica delle singole voci rientranti negli oneri previsti a suo carico dall' art. 9 della l. n. 392/1978 (Cass. III, n. 5485/1998), rilevante sotto il duplice aspetto dell'esercizio del diritto di difesa e delle connesse scelte difensive, anche al fine di non intasare le aule dei tribunali con azioni dispendiose e lesive dei basilari principi di economa processuale e del ponderato ricorso alla giustizia civile. Il difensore del conduttore deve, infatti, avere ben presente la necessità di esaminare scrupolosamente l'intera documentazione pertinente alla posizione del proprio cliente, al fine di evitare un inutile aggravio di spese laddove la richiesta del locatore possa rivelarsi legittima sotto ogni aspetto utilmente scrutinato.