E-mail, fax e incertezza della convocazione condominiale
04 Novembre 2025
Massima L'art. 66, comma 3, disp att. c.c. stabilisce determinate modalità per la comunicazione ai condomini dell'avviso di convocazione dell'assemblea: posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mano; tale elencazione è da considerarsi tassativa e, quindi, inderogabile, a tutela delle regole della collegialità e degli interessi fondamentali di tutti i partecipanti. Resta esclusa ogni trasmissione dell'avviso, ivi compresa quella a mezzo posta elettronica ordinaria, inidonea a documentare validamente la consegna. Il caso Una società, condomina di un edificio, impugnava la delibera condominiale, deducendo la mancata regolare convocazione. In primo grado, il Condominio resisteva sostenendo di aver inviato l'avviso via e-mail ordinaria all'indirizzo utilizzato nei rapporti con l'amministratore, indicato dalla stessa società per “tutte le future comunicazioni e documentazioni”. Il Tribunale di Monza rigettava la domanda, ritenendo provato l'invio dell'avviso via e-mail all'indirizzo fornito dalla società che, con l'autorizzazione precedentemente rilasciata, aveva accettato di derogare alle formalità dell'art. 66, comma 3, disp. att. c.c.; pertanto l'eventuale mancata ricezione non era imputabile all'amministratore. In secondo grado, la Corte d'Appello di Milano ha ritenuto che la questione riguardasse la condotta dell'amministratore che aveva usato e-mail ordinaria invece di PEC/raccomandata in base alla prassi accettata dai condomini; considerava assolto l'onere probatorio del Condominio sull'invio dell'avviso di convocazione; rilevava che il regolamento non imponeva forme specifiche, ammettendo un semplice “avviso scritto”. Ricorreva alla Suprema Corte la società, fino ad allora soccombente, denunciando la violazione o falsa applicazione degli artt. 66 disp. att. c.c., nonché degli artt. 1335, 2697 e 2729 c.c. La questione Si trattava di stabilire se l'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale potesse essere validamente eseguito tramite e-mail ordinaria (anziché con PEC, raccomandata, fax o consegna a mano), quando il condomino abbia autorizzato tale mezzo o si sia formata una prassi/regolamentazione interna; se l'autonomia privata potesse derogare alle forme tipizzate e inderogabili previste dalla norma e, di riflesso, stabilire quando opera la presunzione di conoscenza ex art. 1335 c.c. e come si ripartisce l'onere della prova tra invio e ricezione dell'avviso. Le soluzioni giuridiche La seconda Sezione civile, decidendo su un'impugnativa avverso delibera assembleare, tra le altre cose ha stabilito che: l'autorizzazione preventivarilasciata dal condomino non ha efficacia derogatoria; il vizio che ne deriva è di natura procedimentale e quindi rileva sotto il profilo dell'annullabilità e non della nullità; l'onere della prova del corretto invio della convocazione grava sul Condominio, cioè sulla persona dell'Amministratore. La Corte - nonostante due mesi prima avesse affermato l'esatto contrario (v. sentenze difformi) - torna sui propri passi e si riaccosta ad un orientamento tradizionale in cui sembra incentrare il ragionamento sull'affidabilità probatoria del mezzo; tant'è che si può leggere: “con l'invio a casella e-mail ordinaria vengono a mancare tutti quei sistemi di corredo della certezza della comunicazione che consentono, pur se la mail non sia in concreto letta, di averne per verificati gli effetti legali per il solo fatto che essa sia pervenuta presso l'indirizzo di posta certificata del destinatario”. Osservazioni La logica argomentativa del passaggio della pronuncia in commento è corretta, così come impietoso ne risulta il paragone con la posta elettronica certificata o, meglio, con quella presunzione di conoscenza che da quest'ultima deriva. In chiave critica, però, l'utilizzo dell'e-mail non dovrebbe essere valutato come alternativo alla PEC, ma casomai come opzione da contrapporsi al fax, strumento ormai desueto e non così tecnicamente affidabile. Merita attenzione altro brano della citata ordinanza: la “ricevuta di avvenuta consegna, propria solo della regolare notifica a mezzo PEC, non (è) sostituibile, con validi effetti legali, da eventuali forme meno rigorose di analoga documentazione della posta mail ordinaria”. Anche a tale riguardo si esprimono perplessità, in quanto - superando per un attimo il portato imperativo della norma - davvero non si comprende perché alla presunzione, comunque solo teorica, di conoscenza connessa alla PEC non possa essere equiparata, per esempio, una conferma esplicita di avvenuta ricezione rilasciata dal destinatario di una e-mail ordinaria. Il fax rimane uno dei quattro canali tassativamente indicati dal codice, eppure va detto che la garanzia che offre è soltanto parziale. Il rapporto di trasmissione con esito positivo, infatti, attesta soltanto che i dati sono arrivati al dispositivo ricevente, ma non prova null'altro, neppure che vi fosse carta da stampare; tanto è vero che la presunzione semplice di conoscenza può essere superata da quel destinatario che dimostri eventuali disservizi tecnici. Già a questo punto ci si potrebbe legittimamente domandare perché l'email non possa godere dello stesso favore, lasciando quindi al destinatario l'onere di dimostrare che la comunicazione non è pervenuta per fatto da egli indipendente. In definitiva, il paradosso che ne consegue appare abbastanza rilevante: lo strumento più anacronistico ottiene tutela legale mentre quello di utilizzo pressoché universale e quotidiano non ne ottiene alcuna. Una colpevole inerzia legislativa finisce col privilegiare uno strumento residuale e obsoleto, caratterizzato da infrastrutture in progressivo disuso, a scapito dell'e-mail ordinaria, decisamente più diffusa ma priva di adeguato riconoscimento normativo. L'operatore non può avere la pretesa di superare la legge, ma di certo deve confrontarsi quotidianamente con questioni pratiche che incidono in modo importante sull'attività professionale, ivi compreso l'invio delle convocazioni. Sull'utilizzo del fax già si è detto, sui pregi della PEC poco si potrebbe aggiungere mentre, volutamente, si tralascia di considerare la c.d. raccomandata a mani, cioè quella consegna “porta a porta” che, in termini di costi ed efficienza, probabilmente comporta più problemi di quanti non ne risolva. Nel solco della previsione normativa resta la raccomandata postale che però, specialmente nelle realtà numerose, comporta costi ingenti e mal tollerati dagli stessi destinatari. Così ci si è rivolti, in modo naturale, alla posta elettronica ordinaria anche per l'invio delle convocazioni, oltre che per le semplici comunicazioni informative o per altre tipologie non vietate dalle norme (si pensi, per esempio, ai verbali). Per conciliare rapidità operativa, economia di spesa e un qualche rispetto della forma legale gli amministratori più avveduti hanno adottato la prassi di far sottoscrivere ai condomini un modulo di adesione consapevole. Con esso il singolo destinatario - evidentemente dopo aver letto l'informativa privacy - autorizza o chiede espressamente che tutte le comunicazioni condominiali siano indirizzate alla propria casella di posta elettronica ordinaria. L'estratto appresso riportato a titolo di esempio può chiarire la portata dell'impegno che si assume: “autorizzo l'amministrazione del Condominio X a trasmettere al mio indirizzo di posta elettronica ogni comunicazione condominiale, incluse le convocazioni assembleari. Sono consapevole e accetto che né il Condominio né l'Amministratore p.t. potranno essere ritenuti responsabili per il caso di eventuali malfunzionamenti dei miei dispositivi, o della rete, oppure per il mio mancato controllo della casella di posta”. All'attualità, la Suprema Corte ha voluto ricordare che non rientra nella possibilità del condòmino destinatario rinunciare alle tutele di cui all'art. 66 disp att. c.c. e di conseguenza, almeno in teoria, egli potrebbe sempre impugnare il verbale assembleare per l'annullabilità derivante dal difetto di convocazione. Però, al riguardo si impone un'ultima riflessione. Se è vero come è vero che la previsione codicistica mira a tutelare la collettività e non il singolo, è altrettanto vero che il condomino Rossi potrebbe legittimamente rinunciare - ex ante, cioè anche prima dell'assemblea - ad eccepire suddetto “vizio”. Quindi, la convocazione assembleare eseguita a mezzo e-mail ad un indirizzo autorizzato resterebbe formalmente annullabile, ma l'unico soggetto che potrebbe dolersene potrebbe esprimere da subito la propria decisione di non eccepire alcunché in merito. In tal senso i moduli autorizzativi di cui sopra si è detto potrebbero essere opportunamente integrati. La tecnologia corre molto più veloce del diritto e questo finisce spesso col comportare seri problemi attuativi o intrepretativi agli operatori. Negli ultimi anni il mercato ha visto nascere alcuni applicativi in grado di “certificare” l'invio dell'e-mail ordinaria, congelandone i log SMTP in un documento firmato digitalmente. Attualmente in Italia, nel settore condominiale, se ne contano almeno quattro. La logica è, più o meno, la seguente: il messaggio viene “intercettato” mentre parte, se ne registra l'accettazione del server destinatario, i dati vengono racchiusi in un report firmato digitalmente e con marca temporale che - su richiesta - può essere conservato per dieci anni. In alcuni casi il report restituisce anche il dato dell'eventuale lettura dell'e-mail da parte del ricevente. In sostanza, questi servizi forniscono all'amministratore una ricevuta più robusta di una semplice schermata, riescono ad assicurare certezza dell'invio - quindi la collettività condominiale ne trae effettiva tutela - ma ciononostante, poiché ignoti al legislatore, non usufruiscono della protezione della norma. Certamente il giudice potrà valutare quei documenti come prova (poiché opponibili fino a querela di falso), ma non al fine di una presunzione legale di conoscenza. Resta un dato oggettivo da considerare: appare difficile sostenere che un amministratore, operando con piena trasparenza e con il consenso dei condomini, abbia utilizzato tali strumenti in senso contrario all'interesse collettivo. La previsione codicistica riflette un'epoca in cui il fax era uno strumento all'avanguardia e l'e-mail ordinaria rappresentava un'eccezione. Oggi, per riallineare la norma alla realtà digitale, si intravedono almeno tre possibili interventi legislativi coerenti con la tutela della certezza della convocazione:
L'ordinanza in commento riafferma l'imperatività della forma, ma la discrasia fra fax e email ordinaria mostra l'urgenza di un aggiornamento normativo. Nell'attesa la soluzione più prudente per l'amministratore resta quella di servirsi dei canali prescritti - PEC, raccomandata, consegna a mano o fax - e affiancare l'e-mail ordinaria solo come cortesia gestionale, così da coniugare efficienza operativa e massima tutela. Riferimenti Nicoletti, Condominio - convocazione assemblea - posta ordinaria, in Foroeuropeo, 2019; Celeste - Terzago, Il condominio. Trattato teorico-pratico, IX ediz., Milano, 2022; Tagliolini, Rassegna di merito - Assemblea, in Immob. & proprietà, 2024, fasc. 11, 657; Meo - Rizzo, La mail ordinaria non ha valore legale: non si può convocare l'assemblea con questo strumento, il Il Sole 24 Ore - Norme & Tributi Plus Condominio, 2025, fasc. 6. |
