Lavoro agile e timbratura da remoto con geolocalizzazione istantanea: legittima misura organizzativa o controllo a distanza vietato?

Massima

Il sistema di timbratura da remoto con geolocalizzazione istantanea del lavoratore che opera in modalità agile, attivata esclusivamente per rilevare l’inizio e la fine della prestazione di lavoro e per compiere verifiche a campione preventivamente comunicate, non integra gli estremi di un controllo costante, continuativo e indiscriminato dell’attività del dipendente vietato ai sensi dell’art. 4, comma 1, Stat. Lav., bensì costituisce uno strumento assimilabile ai dispositivi di rilevazione degli accessi e delle presenze di cui all’art. 4, comma 2, Stat. Lav. legittimamente utilizzabile.

Esula dai poteri del Garante per la protezione dei dati personali esprimere un giudizio tecnico-giuridico sulle modalità organizzative del lavoro agile adottate dal datore di lavoro e sul contenuto degli accordi individuali e collettivi che le regolano. Il campo di indagine dell’Autorità è limitato alla correttezza della raccolta e del trattamento dei dati personali in relazione alle finalità perseguite e non può estendersi alla valutazione della conformità del modello contrattuale adottato alla disciplina legale del lavoro agile.

Il caso

Con provvedimento n. 135 del 13 marzo 2025, il Garante per la protezione dei dati personali aveva irrogato a un’agenzia pubblica calabrese una sanzione di 50.000 euro per la violazione degli artt. 5, 6, 13, 25, 35 e 88 del GDPR nonché degli artt. 113 e 114 del Codice privacy. La sanzione traeva origine dal reclamo presentato da una dipendente dell’ente, autorizzata a operare in regime di lavoro agile, che aveva lamentato un illecito trattamento dei propri dati personali in occasione dei controlli effettuati nelle giornate del 23 e 25 gennaio 2024.

Il sistema al centro della vicenda è la piattaforma informatica denominata Time Relax utilizzata per la rilevazione delle presenze del personale in lavoro agile sulla base di uno specifico accordo con le rappresentanze sindacali inserito nel PIAO 2024-2026 dell’ente e comunicato ai dipendenti con apposita documentazione informativa. Il funzionamento del sistema prevede che il lavoratore effettui una timbratura da remoto al momento dell’inizio e della fine del turno, con rilevazione istantanea delle coordinate geografiche; durante l’orario di servizio è inoltre possibile una verifica a campione, attivata previo contatto telefonico con il dipendente e consistente in una doppia timbratura con consenso alla geolocalizzazione, nel rispetto di una fascia oraria di reperibilità.

In occasione dei controlli del gennaio 2024, è stato accertato che la dipendente (che lo ha peraltro ammesso) si trovava in luoghi non corrispondenti a nessuna delle tre postazioni da lei indicate per l’esecuzione del lavoro agile e dalle quali era autorizzata a lavorare. Ne era scaturito l’avvio di un procedimento disciplinare, successivamente sospeso, e la presentazione del reclamo al Garante. Parimenti, la dipendente aveva presentato un esposto alla Procura della Repubblica di Cosenza che era stato, invece, archiviato dal GIP.

L’amministrazione ha impugnato l’ordinanza ingiunzione dinanzi al Tribunale di Cosenza, sostenendo che il sistema Time Relax costituiva uno strumento di controllo accidentale ed estemporaneo – non un monitoraggio costante e invasivo – e che il suo utilizzo fosse pienamente legittimo alla luce dell’art. 4, Stat. Lav., della disciplina sul lavoro agile e delle garanzie sindacali e individuali adottate. La cartella di pagamento emessa in forza della sanzione era stata separatamente opposta in un secondo procedimento poi riunito al primo.

La questione

La sentenza in commento affronta un tema di assoluta attualità e ancora privo di consolidata elaborazione giurisprudenziale, vale a dire, la legittimità dell’utilizzo, nel contesto del lavoro agile, di sistemi di rilevazione delle presenze che incorporano funzionalità di geolocalizzazione istantanea del lavoratore.

La prima questione riguarda la qualificazione giuridica del sistema Time Relax alla luce dell’art. 4, Stat. Lav. Occorre, in sostanza, chiarire se tale applicativo debba essere ricondotto alla categoria degli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze di cui al comma 2, che come noto non sono soggetti alla previa autorizzazione sindacale o amministrativa prevista dal comma 1 della disposizione per gli strumenti da cui può derivare un controllo a distanza dell’attività lavorativa, ovvero a questi ultimi, oppure se si tratti di una figura ibrida che richiede comunque l’adozione delle garanzie previste dal primo comma.

La seconda questione attiene ai limiti del potere sanzionatorio del Garante per la protezione dei dati personali. In tale prospettiva occorre chiedersi se l’Autorità possa sindacare, nell’ambito del provvedimento sanzionatorio, la conformità alla disciplina del lavoro agile del modello contrattuale adottato dal datore di lavoro, ovvero se il suo potere di cognizione sia circoscritto alla liceità del trattamento dei dati personali in senso stretto.

La terza questione riguarda la rilevanza del consenso prestato dal lavoratore e dell’accordo sindacale ai fini della liceità del trattamento dei dati raccolti mediante il sistema di timbratura geolocalizzata e, più in generale, il perimetro applicativo del principio di minimizzazione dei dati e della valutazione di impatto richiesti dal GDPR.

Le soluzioni giuridiche

Il Tribunale di Cosenza ha accolto integralmente il ricorso dell’ente, ha annullato l’ordinanza ingiunzione e dichiarato l’invalidità della cartella di pagamento, condannando il Garante alla rifusione delle spese di lite in favore dell’ente. Il percorso motivazionale si articola su quattro piani tra loro strettamente connessi.

Il primo piano è quello della qualificazione tecnico-giuridica del sistema Time Relax. Il Giudice, ricostruita in dettaglio la modalità di funzionamento dell’applicativo, esclude che esso realizzi un controllo costante, continuativo e indiscriminato della posizione del lavoratore. Ciò in quanto, in primis, la geolocalizzazione avviene esclusivamente al momento delle timbrature ordinarie di entrata e uscita e, durante l’orario di servizio, può avvenire solo in caso di verifiche a campione preventivamente annunciate.

Il sistema è pertanto assimilabile agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze contemplati dall’art. 4, comma 2, Stat. Lav. , con la sola differenza che la remotizzazione dell’operazione di timbratura impone, giocoforza, l’istantanea geolocalizzazione del dipendente; differenza che l’ente ha saggiamente cautelato adottando comunque le garanzie del primo comma dell’art. 4, Stat. Lav.

Il secondo piano è quello dei limiti del potere del Garante. Il Tribunale individua nell’ordinanza impugnata un duplice eccesso di potere: da un lato, l’Autorità ha fondato la propria censura sull’assunto che il Time Relax fosse per definizione incompatibile con la formula del lavoro agile – concepita come prestazione per risultati senza vincoli di orario – esprimendo così un giudizio che esorbita dalla cognizione della liceità del trattamento dei dati e invade la sfera delle scelte organizzative datoriali; dall’altro, ha sanzionato l’ente non tanto per quanto ha concretamente fatto con l’applicativo, bensì per la potenziale e meramente teorica invasività della geolocalizzazione via GPS, senza tenere conto delle concrete e stringenti limitazioni operative osservate nel caso di specie.

Il terzo piano riguarda la rilevanza del consenso individuale e della contrattazione collettiva. Il Giudice critica la tesi del Garante che sterilizzava entrambi, rilevando come tale lettura finisca per ridurre il lavoratore, titolare del diritto alla protezione dei propri dati, a un soggetto passivo privo di capacità dispositiva, finendo paradossalmente per negare alla persona la possibilità di prestare un consenso informato su trattamenti meno invasivi di quelli per i quali il GDPR stesso ammette il consenso come base giuridica. Nel caso concreto, l’ente aveva adempiuto puntualmente a tutti gli obblighi informativi anche a livello collettivo, attraverso gli accordi sindacali del giugno 2023 e del maggio 2024, le note esplicative del funzionamento dell’applicativo, l’inserimento nel PIAO 2024-2026 e il consenso individuale prestato dalla lavoratrice.

Il quarto piano è quello della proporzionalità del trattamento rispetto alle finalità perseguite. Il Tribunale ritiene irragionevole il rilievo del Garante secondo cui la registrazione della posizione geografica del dipendente sarebbe eccessiva rispetto allo scopo di verificare il rispetto degli obblighi contrattuali sul luogo di esecuzione del lavoro agile. Secondo il Tribunale, infatti, si tratta invece dell’unico strumento idoneo ed efficace a contemperare il diritto del lavoratore alla prestazione flessibile e il potere-dovere del datore di controllarne il corretto adempimento, nel rispetto delle regole concordate tra le parti.

Osservazioni

La sentenza del Tribunale di Cosenza merita attenzione per diverse ragioni.

In primo luogo, essa affronta ex professo un tema che la giurisprudenza di merito non aveva ancora sistematicamente esplorato, ovvero, l’applicazione dell’art. 4, Stat. Lav. ai sistemi di rilevazione delle presenze nel lavoro agile che incorporano funzionalità di geolocalizzazione. Appare condivisibile, in particolare, la riconduzione del Time Relax all’art. 4, comma 2, Stat. Lav., anziché al comma 1, scortato come noto da ben maggiori vincoli procedimentali e sostanziali. L’applicativo introdotto dall’ente, alla luce delle concrete modalità di utilizzo, si limita infatti a rilevare la presenza al momento della timbratura e non realizza un monitoraggio continuativo dell’attività lavorativa, sicché la sua equiparazione ai dispositivi di rilevazione degli accessi e delle presenze appare corretta sul piano sistematico prima ancora che testuale.

Va peraltro sottolineato un profilo che la sentenza non valorizza appieno, ma che rafforza ulteriormente la soluzione accolta. Uno strumento di questo tipo assolve anche a una finalità di tutela della sicurezza del lavoratore che opera in modalità agile, il quale potrebbe trovarsi, in ipotesi, in luoghi non sicuri o comunque non compatibili con un corretto ed efficace intervento del datore di lavoro in caso di necessità. La possibilità di localizzare, sia pure in via meramente occasionale, il dipendente al momento della timbratura risponde, in questa prospettiva, a un interesse che non è soltanto organizzativo ma anche di protezione della persona del lavoratore.

Interessante e condivisibile è anche la delimitazione del campo di cognizione del Garante. La sentenza chiarisce che il provvedimento sanzionatorio dell’Autorità è affetto da eccesso di potere nella misura in cui – muovendo da una lettura “ideologicamente” orientata del contratto di lavoro agile come prestazione per soli risultati – ha trasformato il giudizio sulla liceità del trattamento dei dati in un giudizio sull’organizzazione del lavoro, che è materia estranea alla propria competenza. Si tratta di un’indicazione importante per la prassi poiché evidenzia che il Garante può certamente valutare se i dati raccolti siano pertinenti, non eccedenti e proporzionati rispetto alle finalità dichiarate, ma non può sindacare la legittimità sul piano giuslavoristico di quelle finalità, né imporre al datore di lavoro specifiche modalità organizzative alternative.

Il Tribunale coglie inoltre un difetto metodologico di fondo nell’ordinanza impugnata. Il Garante ha ragionato in astratto sulle potenzialità invasive della tecnologia di geolocalizzazione, senza adeguatamente considerare le concrete modalità di utilizzo del sistema nel caso di specie, caratterizzate da una serie di presidi (tra cui la sottoscrizione di un previo accordo sindacale, la necessità di ottenere il consenso informato, la limitazione temporale ai soli momenti di timbratura, l’accesso ristretto ai dati) che neutralizzavano i rischi teorici. L’approccio corretto, che la sentenza implicitamente suggerisce, è quello case-by-case, basato sulla concreta analisi del funzionamento del sistema e delle garanzie adottate, non quello fondato su categorie astratte.

La compressione del potere di sindacato del Garante appare, d’altronde, giustificata alla luce dei principi espressi dall’art. 41 Cost., che tutela la libertà di iniziativa economica privata e, con essa, la facoltà dell’imprenditore di organizzare la propria attività nei modi ritenuti più idonei, e dagli artt. 2086, 2094 e 2104 c.c., che pongono in capo al datore di lavoro il potere di direzione e organizzazione dell’impresa e dei rapporti di lavoro e in capo al lavoratore il corrispondente dovere di diligenza e di obbedienza alle disposizioni impartite per l’esecuzione e la disciplina del lavoro. Prerogative che l’Autorità di controllo non può comprimere se non negli stretti limiti della verifica di liceità del trattamento dei dati personali.

Resta comunque un rilievo di ordine sistematico, che la sentenza lascia sullo sfondo ma che merita di essere segnalato. Strumenti di controllo così pervasivi, per quanto legittimi sotto il profilo della disciplina giuslavoristica e privacy, sembrano difficilmente conciliabili con l’idea stessa di lavoro agile quale nuovo modello organizzativo del lavoro subordinato che va oltre la logica dell’obbligazione di mezzi, legata a un preciso vincolo di luogo e di orario, per focalizzarsi sul risultato perseguito dal lavoratore. Tali dispositivi appaiono più coerenti con la diversa fattispecie del telelavoro. Si tratta, tuttavia, di una questione di coerenza sistematica interna al diritto del lavoro che attiene alla fisionomia dell’istituto e alle scelte organizzative del datore di lavoro e che non può in alcun modo interessare il Garante, il cui sindacato deve arrestarsi rigorosamente al piano della liceità del trattamento dei dati personali, senza sconfinare nella valutazione di merito circa la conformità del modello contrattuale adottato alla figura legale del lavoro agile.

Riferimenti

M. Turrin, Il rapporto di lavoro agile, Torino, 2025.