Codice di Procedura Civile art. 168 - Iscrizione della causa a ruolo e formazione del fascicolo d'ufficio 1 .

Formalità

L'articolo in commento dispone che, all'atto della costituzione dell'attore, o, se questi non si è costituito, del convenuto, su presentazione della nota d'iscrizione a ruolo, il cancelliere iscrive la causa nel ruolo generale e forma il fascicolo di ufficio. Il cancelliere deve poi presentare senza indugio il fascicolo al capo dell'ufficio per la designazione del giudice istruttore davanti al quale le parti debbono comparire (art. 168-bis).

Le medesime norme si applicano anche nel giudizio davanti al giudice di pace (art. 311), giacché non derogate dall'art. 319, che detta le regole sulla costituzione delle parti davanti allo stesso giudice.

La costituzione del convenuto può, dunque, dare luogo ad iscrizione della causa a ruolo solo se avviene prima che si sia costituito l'attore.

Cass. S.U., n. 4835/2023, ha affermato che anche dopo la riforma di cui al d.lgs. n. 149/2022 non può intendersi abrogata tacitamente la distinzione tra fascicolo d’ufficio e fascicolo di parte, equiparandosi, nel novellato art. 36 disp. att. c.p.c., la tenuta e conservazione del fascicolo informatico alla tenuta e conservazione del fascicolo d’ufficio su supporto cartaceo e continuandosi a prevedere, con gli artt. 165 e 166 c.p.c. e 74 disp. att. c.p.c., che i documenti offerti in comunicazione siano contenuti nel fascicolo di parte, nonostante il modificato art. 87 disp. att. c.p.c. faccia rinvio all’art. 196-quater per le modalità di produzione dei documenti.

Ad avviso di R. Masoni, in Aa. Vv., Commentario sistematico al nuovo processo civile, 153 ss., tuttavia, le disposizioni che distinguono fra fascicolo d’ufficio e fascicolo di parte (ritirabile) hanno «un contenuto superato e sono, forse, da ritenersi abrogate tacitamente, per incompatibilità con i meccanismi innovativi apportati dalla giustizia digitale, quantomeno a far data dal 30 giugno 2023».

La nota d'iscrizione a ruolo, per la cui validità non è richiesta la sottoscrizione (Cass. n. 1467/1994; Cass. n. 7488/1991, non ha il rilievo di una domanda di parte, o anche di una semplice istanza, ma assume il limitato valore di un atto interno, diretto a portare la causa, in ordine alla quale il rapporto tra le parti è già sorto per effetto dell'atto di citazione, a conoscenza del giudice, in modo che questi possa trattarla; sicché detto atto è assolutamente autonomo e richiede per il raggiungimento di tale scopo requisiti minimi, che dunque sussistono quando la nota, ancorché incompleta od erronea in qualcuno dei suoi elementi (il cui controllo compete al cancelliere), sia comunque tale da consentire di individuare con sicurezza il rapporto processuale sul quale è invocata la pronuncia del giudice adito; ed a maggior ragione quando il procedimento venga assegnato al giudice, così raggiungendo lo scopo cui l'iscrizione a ruolo è preordinata ed escludendo qualsiasi nullità del procedimento (Cass. I, n. 3297/2000). Pertanto, eventuali irregolarità e la stessa mancanza della nota d'iscrizione non incidono sulla legittimità dell'iscrizione a ruolo e della costituzione in giudizio delle parti (Cass. I, n. 9247/2002).

L'art. 71 disp. att. fissa il contenuto della nota  d'iscrizione della causa nel ruolo generale: indicazione delle generalità delle parti, nonché le generalità ed il codice fiscale ove attribuito della parte che iscrive la causa a ruolo, del procuratore che si costituisce, dell'oggetto della domanda, della data di notificazione della citazione, e dell'udienza fissata per la prima comparizione delle parti. Essa, pertanto, in quanto atto organizzativo del lavoro giudiziario, interno all'ufficio, non è equiparabile in nessun modo alla comparsa di risposta,  e così, se la nota è presentata dal convenuto, questi non ha alcun onere di eccepire con essa l'incompetenza (Cass. III, n. 4802/2001).

E' stato di recente chiarito che, in termini generali, l'iscrizione a ruolo costituisce l'atto mediante il quale il cancelliere attesta la pendenza di un determinato procedimento presso l'ufficio giudiziario. Presupposto della iscrizione a ruolo è la valida costituzione di una delle parti. L'iscrizione a ruolo è poi cosa diversa dalla nota di iscrizione a ruolo, la quale è atto di parte ed è disciplinata dagli artt. 71 e 72 disp. att. c.p.c. La presentazione della nota di iscrizione a ruolo non è peraltro richiesta nei giudizi introdotti con ricorso (e non con citazione), nei quali il rapporto attore-giudice si instaura già con l'iniziale deposito del ricorso. Una nuova iscrizione a ruolo della causa si reputa altresì necessaria in tutte le ipotesi di avvenuta "translatio iudicii" davanti a diverso giudice competente, pur non determinando la mancata iscrizione in tali casi l'estinzione del processo ex art. 307, comma 3. Quanto, invece, ai giudizi che, in seguito ad uno stato di quiescenza, siano destinati a proseguire davanti allo stesso giudice, all'esito della riassunzione il cancelliere ha l'obbligo di riattivare il processo senza procedere ad una nuova iscrizione a ruolo (Cass. II, n. 13272/2022).

L'art. 168, quanto alla possibilità dell'iscrizione a ruolo da parte del convenuto, viene interpretato nel senso che l'inciso "se questi [l'attore] non si è costituito" si riferisce sia alla mera mancanza di costituzione dell'attore, sia a tale mancanza per effetto della scadenza del termine di cui all'art. 165. Ne consegue che va, dunque, condivisa l'interpretazione che ammette la costituzione del convenuto anche prima che sia scaduto il termine per la costituzione dell'attore e ne fa derivare la legittimità dell'iscrizione a ruolo su sua sollecitazione prima della scadenza di quel termine, mentre deve disattendersi l'interpretazione che vorrebbe ammissibile una costituzione del convenuto prima della scadenza del termine per la costituzione dell'attore, ma senza che il cancelliere debba provvedere all'iscrizione a ruolo, per il che egli dovrebbe attendere quella scadenza: quest'ultima interpretazione, infatti, non considera che la norma del primo comma dell'art. 168 esige contemporaneità fra prima costituzione ed iscrizione a ruolo (la norma dice "all'atto") (Cass. III, n. 15123/2007 ; Cass. VI, n. 11329/2019).

Neppure è consentito che, sulla stessa citazione, si abbiano più iscrizioni a ruolo con formazione di distinti fascicoli di ufficio e designazione di diversi giudici: se, quindi, l'attore si costituisca per secondo, dopo il convenuto diligente, a tale costituzione in giudizio non segue una nuova iscrizione della causa nel ruolo. Ove si sia per errore proceduto ad una duplicata iscrizione a ruolo della stessa causa, sussiste l'obbligo di riunione dei procedimenti ai sensi dell'art. 273. Ed è certamente nulla la sentenza che sia pronunciata in uno dei diversi procedimenti in caso di mancata comparizione di una parte, che pur risultava costituita nel diverso giudizio erroneamente non riunito (Cass. III, n. 4376/2003; Cass. I, n. 21349/2004). Come rivelano sia la stessa previsione alternativa dell'iscrizione ad iniziativa dell'attore o del convenuto, sia il disposto del secondo comma dell'art. 168, là dove fa riferimento alla formazione di un unico fascicolo d'ufficio, nel quale devono essere inseriti gli atti processuali, la norma in esame stabilisce che, in relazione ad una determinata controversia, abbia luogo una sola volta l'iscrizione a ruolo, quale atto con cui si determina la presa di contatto con l'ufficio presso il quale viene incardinata. Ne consegue che, qualora dopo una prima iscrizione a ruolo ne sia seguita una seconda, per non avere la cancelleria del giudice adito rilevato l'esistenza della prima iscrizione, e la parte che vi ha proceduto, non essendovi stata riunione, sia stata considerata contumace nel procedimento conseguito alla prima iscrizione, si verifica in quest'ultimo procedimento una nullità che si comunica allo svolgimento successivo del procedimento ed alla sentenza, senza che in contrario rilevi che la nullità sia stata provocata dall'omessa attività di controllo del cancelliere, sia stata essa scusabile o meno (posto che una nullità può dipendere anche dal comportamento dell'ufficio) e sia stata o meno indotta in qualche modo da un comportamento di chi abbia proceduto alla prima iscrizione, poiché anche in quest'ultimo caso la nullità è pur sempre da ascrivere alla detta attività del cancelliere (Cass. III, n. 24974/2020;  Cass. III, n. 15123/2007).

Spetta al cancelliere, in adempimento del suo dovere di controllo, di verificare la corrispondenza delle annotazioni contenute nella nota di iscrizione a ruolo con gli atti ed i documenti prodotti Ai fini della regolare instaurazione del rapporto processuale, qualora nella nota di iscrizione a ruolo sia stato indicato il rilascio della procura a margine dell'atto introduttivo, il cancelliere deve pertanto accertare che il mandato risulti effettivamente apposto, giacché è sulla base del contenuto della nota che avviene l'iscrizione a ruolo della causa e la formazione del fascicolo d'ufficio; ove rilevi l'eventuale mancato deposito della procura, dovrà farne menzione nella nota e nell'indice del fascicolo d'ufficio. Se il cancelliere visti la nota senza alcuna indicazione, deve presumersi che l'originale della citazione effettivamente contenesse la procura al momento della costituzione, in mancanza di elementi contrari emergenti dagli atti processuali, i quali non si possono di per sé ravvisarsi nella circostanza che il mandato risulti, invece, mancante sulla copia di quell'atto inserita nel fascicolo d'ufficio (Cass. III, n. 4507/2006; Cass. III, n. 12/2000; Cass. III, n. 970/1964).

Smarrimento del fascicolo d'ufficio

In ipotesi di smarrimento del fascicolo d'ufficio (e dei fascicoli di parte in esso contenuti), la parte ha l'onere di richiedere al giudice il termine per ricostruire il proprio fascicolo e, disposte infruttuosamente le opportune ricerche tramite la cancelleria, può — entro il termine assegnato — depositare nuovamente atti e documenti, a condizione che dimostri di averli già ritualmente prodotti. Trovano applicazione analogica, in difetto di specifiche disposizioni nel codice di rito civile, gli artt. 112 e 113 c.p.p., i quali prevedono l'emissione di un provvedimento di natura amministrativa (o ordinatoria), assolutamente privo di contenuto decisorio, che non realizza una statuizione sostitutiva di quella già contenuta nei provvedimenti andati smarriti, ma interviene a riprodurli nella loro materialità, restando libero il giudice di individuare le modalità utili alla fedele ricostruzione dell'originario contenuto del fascicolo. L'omissione del provvedimento di ricostruzione si traduce in un vizio della sentenza da farsi valere con l'impugnazione contro la stessa. L'eventuale successivo rinvenimento del fascicolo smarrito e nel frattempo ricostruito non dà luogo ad una duplicazione dei giudizi, determinandosi soltanto la necessità di una materiale riunione (Cass. lav., n. 3055/2013; Cass. I, n. 10876/2007).

Il decreto legislativo (d.lgs. n. 164/2024) concernente disposizioni integrative e correttive al d.lgs. n. 149/2022, recante attuazione della l. n. 206/2021,ha modificato l’art. 168 sia per tener conto della soppressione della formalità della nota di iscrizione a ruolo, sia per adeguarne il testo alle modalità del processo telematico, stabilendo che, all’atto della costituzione, il cancelliere forma il fascicolo informatico d'ufficio, il quale contiene l’atto di citazione, le ricevute di pagamento del contributo unificato, le comparse, le memorie e, successivamente, i processi verbali d'udienza, i provvedimenti del giudice, gli atti di istruzione e le sentenze pronunciate.