Codice di Procedura Penale art. 116 - Copie, estratti e certificati.

La richiesta di copie, estratti o certificati

La disciplina di cui all’art. 114 affida all’autorizzazione del giudice il contemperamento delle contrapposte esigenze di accesso agli atti del procedimento, per ragioni legate all’esercizio del diritto di difesa, o all’ambito lavorativo, familiare, ecc., e, dall’altro, il diritto alla riservatezza in primis delle parti del procedimento, oltre che dei soggetti a qualunque titolo in esso coinvolti.

L’acceso ha ad oggetto gli “atti”, da intendersi quindi - - in mancanza di una specificazione da parte del legislatore - tanto come atti processuali, quanto come atti non processuali, che siano stati acquisiti al procedimento (quali documenti, immagini, audio, video, prodotti dalle parti o acquisiti dall’Autorità giudiziaria).

Come sancito dal comma 1 dell’articolo, l’interessato può ottenere il rilascio delle copie, degli estratti o dei certificati, non già dell’intero contenuto del fascicolo bensì di singoli atti, avanzando pertanto una richiesta specifica in tal senso.

Il rilascio delle copie, degli estratti o dei certificati richiesti avviene a spese del richiedente, la cui richiesta deve essere indirizzata, ai sensi del comma 2, al pubblico ministero o al giudice procedente al momento della domanda (con riferimento alle indagini preliminari sarà il G.I.P. ad autorizzare la copia, l’estratto o i certificati di atti che siano stati trasmessi al proprio ufficio dal pubblico ministero, il quale provvederà su ogni altra richiesta).

Qualora sia intervenuto un provvedimento definitorio del procedimento (sia che si tratti di una sentenza passata in giudicato, sia che si tratti di una sentenza di non luogo a procedere ovvero di un decreto di archiviazione), a provvedere sulla richiesta sarà il presidente del collegio ovvero il singolo giudice che abbia emesso il provvedimento definitorio.

La legittimazione alla richiesta

Il comma 1 dell'art. 116, come anticipato, fa generico riferimento a « chiunque vi abbia interesse » nell'individuare i soggetti legittimati ad avanzare richiesta di copie, estratti o certificati.

Non è dunque necessario rivestire una particolare posizione o qualità per poter avanzare la richiesta, ferma restando la necessità di verificare che in capo all'istante sussista un legittimo interesse ad ottenere quanto richiesto, così da poter bilanciarlo con il contrapposto diritto alla riservatezza delle persone coinvolte nel procedimento.

Mutuando dal procedimento di accesso le coordinate interpretative per il riconoscimento della qualità di interessato, è possibile sostenere che occorra verificare la sussistenza di un interesse diretto, concreto e attuale da parte del richiedente, che avanzi l'istanza a titolo personale ovvero quale soggetto esponenziale di interessi collettivi.

 La giurisprudenza ha così riconosciuto interesse all'accesso alla persona offesa, che abbia dichiarato di volere essere informata circa l'eventuale archiviazione, ad estrarre copie degli atti in caso di proposizione della richiesta di archiviazione (Cass. II, n 15500/2007).

La qualità di parte del procedimento è tuttavia necessaria per ottenere il rilascio di copia delle intercettazioni il cui contenuto non sia stato riprodotto dal giudice nella motivazione di un provvedimento o utilizzato nel corso del dibattimento (di cui è vietata la pubblicazione ai sensi dell'art. 114, comma 2-bis).

Il comma 1 dell'art. 116 prevede tuttavia eccezionalmente la possibilità di autorizzare la copia quando la richiesta avanzata dal terzo sia motivata dall'esigenza di utilizzare i risultati delle intercettazioni in altro procedimento specificamente indicato .

Nessun limite è invece previsto per il rilascio di estratti o certificati.

Qualora, inoltre, si verta nelle ipotesi di cui all'art. 43 disp. att. c.p.p., in cui è la legge a prevedere espressamente il diritto al rilascio di copie, estratti o certificati di atti, non sarà tantomeno necessario procedere a verificare la sussistenza di un interesse in capo al richiedente, che viene presunto per legge.

Prevedono tale diritto le disposizioni di cui agli articoli:

a ) 141 , in relazione alle dichiarazioni rese oralmente dalla parte o dal proprio procuratore speciale, di cui ha diritto di ottenere, a proprie spese, una certificazione ovvero una copia;

b ) 309 e 310 , con riferimento ai procedimenti di riesame o appello avverso un'ordinanza applicativa di misura cautelare, che garantiscono, fino al giorno dell'udienza, la facoltà per il difensore di esaminare ed estrarne copia degli atti depositati in cancelleria. Sul punto la giurisprudenza ha chiarito che non sussiste un vero e proprio diritto della parte interessata ad ottenere de plano copia degli atti di indagine bensì la possibilità di esaminare gli atti depositati in cancelleria e, quindi, di estrarne copia informale, venendo altrimenti compromesso lo stesso interesse dell'indagato a una rapida decisione (Cass. III, n. 31196/2020);

c ) 415-bis , riguardo alla documentazione relativa alle indagini espletate, depositata presso la segreteria del pubblico ministero, di cui l'indagato e il suo difensore hanno facoltà di prenderne visione ed estrarre copia;

d ) 450, comma 6, nel giudiziodirettissimo, nell'ambito del quale è riconosciuta al difensore facoltà di prendere visione e di estrarre copia, presso la segreteria del pubblico ministero, della documentazione relativa alle indagini espletate;

e ) 455, che riconosce, durante il termine per comparire, alle parti e ai loro difensori la facoltà di prendere visione, nel luogo dove si trovano, delle cose sequestrate, di esaminare in cancelleria gli atti e i documenti raccolti nel fascicolo per il dibattimento e di estrarne copia;

f ) 552, comma 1, lett. g), in caso di citazione diretta a giudizio, riguardo al contenuto del fascicolo relativo alle indagini preliminari, che è depositato nella cancelleria del giudice dell'udienza predibattimentale, con riconoscimento (e avviso) alle parti e ai loro difensori della facoltà di prenderne visione e di estrarne copia.

In siffatte ipotesi, dunque, le parti e i loro difensori non necessitano, per l'esercizio della facoltà di estrarre copia degli atti suindicati, dialcuna autorizzazione da parte dell'autorità giudiziaria procedente, dal momento che il legislatore ha presunto a monte il relativo interesse, valutando il diritto fondamentale alla difesa, ex art. 24 Cost., a priori prevalente sul quelli dei controinteressati.

L’autorizzazione dell’autorità giudiziaria procedente

Fuori delle ipotesi di cui all'art. 43 disp. att. c.p.p., è previsto che sia l'autorità giudiziaria procedente a pronunciarsi sulla richiesta di copie, estratti o giustificati, rigettandola o concedendo la relativa autorizzazione.

Si tratta di un provvedimento di natura amministrativa, affidato all'Autorità giudiziaria, perché operi un accertamento – laddove non vi abbia provveduto in astratto il legislatore – in ordine alla sussistenza di un interesse in capo all'istante e alla prevalenza di tale posizione rispetto a quella degli eventuali controinteressati, titolari del diritto alla riservatezza in ordine al contenuto degli atti, processuali e non, di cui si chieda copia.

Ne consegue la qualificazione come interesse legittimo (non già diritto) la posizione giuridico-soggettiva del richiedete, rispetto alla quale il magistrato è chiamato ad esercitare un potere discrezionale, previo bilanciamento con gli interessi coinvolti.

L’insindacabilità della decisione sulla richiesta di copie, estratti o certificati

La mancanza di una disciplina organica, che detti i criteri e i parametri rispetto ai quali l'autorizzazione possa essere o meno accordata al richiedente, si riflette sui rimedi esperibili avverso il diniego opposto dall'Autorità giudiziaria.

La decisione è infatti insindacabile, non essendo previsti mezzi di impugnazione (Cass. VI, n. 14999/2014, in relazione al rigetto di un provvedimento con il quale il giudice per le indagini preliminari abbia rigettato l'istanza della persona indagata di rilascio di copia della richiesta di archiviazione all'esito di una valutazione degli interessi coinvolti nel procedimento), tantomeno attraverso il ricorso per cassazione (Cass. VI, n. 1412/1995), non trattandosi di provvedimento che incide sula libertà personale e tantomeno di natura giurisdizionale.

L'esercizio di un potere discrezionale, da parte dell'autorità giudiziaria, comporta in ogni caso la necessità – pur non sanzionata con la nullità, in forza del principio di tassatività delle relative cause – di motivare l'accoglimento o il rigetto della richiesta.

Il diritto a ricevere ricevuta di avvenuto deposito

Il comma 3-bis dell'art. 115 riconosce al difensore il diritto al rilascio, da parte della segreteria del pubblico ministero ovvero della cancelleria del giudice, di attestazionedi avvenuto deposito, anche in calce ad una copia, quando questi presenti all'autorità giudiziaria, anche a mezzo di sostituti, atti o documenti redatti in forma di documento analogico.

L'attestazione di avvenuto deposito consente di cristallizzare non solo la presentazione dell'atto o del documento ma altresì il momento in cui è avvenuta, ai fini della verifica della tempestività del deposito stesso (si pensi al deposito delle liste testimoniali ex  art. 468).

La disposizione si riferisce esclusivamente al deposito, ove consentito, di atti o documenti in forma analogica, operando altrimenti le disposizioni per il deposito digitale, di cui agli artt. 111-bis e 111-ter.