Decreto ministeriale - 23/12/2013 - n. 163 art. 14 - Fascicolo informatico

Natura giuridica e ratio legis

L'articolo in commento si sviluppa con una certa complessità su più commi, inerenti la formazione e funzione del fascicolo telematico, trattando altresì la modalità di rilascio di copie semplici ed autentiche.

Il primo comma presenta una natura mista, in quanto impone in capo alla Segreteria l'onere di formazione del fascicolo, ma altresì descrive, anche attraverso il rinvio al CAD ed al Regolamento stesso, quali siano le modalità attuative e le norme da applicarsi in concreto per tale incombenza.

Nel secondo comma viene operata una precisazione circa il contenuto, imponendo che il fascicolo debba ricomprendere anche le copie informatiche degli atti cartacei, saldandosi con quanto previsto dall'art. 12 del Regolamento.

Il terzo comma effettua una necessaria precisazione, ragguagliando il fascicolo telematico al fascicolo d'ufficio così come disciplinato nel d.lgs. 31 dicembre 1992 n. 546, purché vi siano le copie informatiche dei documenti cartacei di cui al comma precedente.

Il quarto comma apparentemente descrittivo, impone ai Giudice ed alle parti la diligenza nella consultazione del fascicolo telematico e pone in capo agli utenti stesso il privilegio con conseguente onere di poter produrre in autonomia copie semplici senza dover poter ricorrere alla Segreteria, che pertanto sarà esonerata da tale incombente.

Il quinto comma invece disciplina la modalità di rilascio delle copie autentiche, individuando gli oneri a capo delle parti (versamento delle spese) e l'invio telematico.

La ratio dell'articolo in commento è quella di effettuare una trattazione degli aspetti inerenti la formazione, tenuta, consultazione del fascicolo telematico e di quanto ivi contenuto.

Emerge in maniera significativa l'esigenza di garantire completezza e congruità del fascicolo, non soltanto per consentire l'archiviazione sostitutiva, ma anche per permettere alle parti una semplice ed immediata consultazione dell'intero contenuto anche con dispositivi remoti.

Proprio per tale ragioni viene evidenziata che l'equivalenza del fascicolo telematico a quello cartaceo risulta sussistente sotto condizione che ogni documento cartaceo sia debitamente ricondotto a copia informatica ed inserito con le garanzie di legge, nel fascicolo telematico stesso.

Circa il rilascio delle copie, il diritto-onere concesso alle parti di stampare le copie semplici è riconducibile ad esigenze di semplificazione ed economicità; tuttavia il rilascio di copie autentiche anche attraverso strumenti informatici, in ragione della previa collazione da parte della Segreteria, viene sottoposto al previo versamento dei diritti di segreteria, tranne che per i soggetti di cui al richiamato art. 25-bis d.lgs. n. 546/1992.

Regole per la costituzione del fascicolo informatico

Il richiamo, operato dal primo comma dell'articolo 14, all'art. 41, comma 2-bis, del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale) chiarisce che le disposizione riportate nel Regolamento in esame danno piena applicazione alle generali regole stabilite in tema di formazione, identificazione ed utilizzo del fascicolo informatico da parte di pubbliche amministrazioni che gestiscano i propri procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione.

Il successivo rinvio alle modalità tecnico-operative stabilite dal decreto ministeriale 5 agosto 2015, in particolare dall'art. 12 di esso, si rende, pertanto, necessario essendo queste ultime attuative delle disposizioni di carattere tecnico contenute nella norma generale del CAD dianzi richiamata, in esito alle quali l'amministrazione titolare del procedimento (cui appartiene l'ufficio di segreteria della Commissione tributaria) è tenuta ad assicurare per esso gli opportuni servizi di interoperabilità e cooperazione applicativa, anche mediante la costituzione di un fascicolo informatico nel quale raccolga gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati e prodotti, ciò in quanto parte della generale struttura delle amministrazioni pubbliche e, come tale, soggetta anche alle regole generali della gestione documentale e delle modalità di accesso agli atti tra esse

Le disposizioni dell'articolo in commento, combinate con il citato art. 12 del decreto 5 agosto 2015, rispondono alla necessità imposta dal secondo comma dell'art. 41 di riferimento del CAD di rendere manifeste agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di accesso di cui all'articolo 10 della legge 7 agosto 1990, n. 241, nei limiti da quest'ultima previsti al proprio art. 24, primo comma, lettera b) per i procedimenti tributari. Pertanto le regole per accedere al fascicolo informatico del Processo Tributario Telematico non saranno quelle generali della richiamata legge 241, ma quelle specifiche stabilite nei decreti in esame (d.m. n. 163/2013 e d.m. 4 agosto 2015).

Le regole fissate per la costituzione, l'identificazione e l'utilizzo del fascicolo rispondono, inoltre, alle esigenze del loro coordinamento con quelle stabilite per la corretta gestione del documento informatico e per la disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione di esso, comprese quelle connesse al protocollo informatico ed al sistema pubblico di connettività, come presente nel sistema documentale delle segreterie delle Commissioni Tributarie, in coerenza con le regole in materia dettate per tutte le pubbliche amministrazioni; non a caso, difatti, le regole tecniche dettate dal citato decreto 4 agosto 2015 in tema di caratteristiche obbligatorie dei documenti informatici depositabili nel S.I.Gi.T. pongono come limite alla loro ricevibilità la conformità agli standard documentali stabiliti dalle norme in materia di protocollo informatico della pubblica amministrazione, recepite nel manuale adottato nelle segreterie delle Commissioni Tributarie.(difatti, proprio ai sensi del comma 10 dell'art. 5 del d.m. 4 agosto 2015, il S.I.Gi.T. in presenza di documenti informatici il cui formato sia difforme anche da quelli riportati nel Manuale di gestione del protocollo informatico delle Segreterie delle Commissioni Tributarie, non ne assicura né la registrazione e né la conservazione)

Le regole tecniche, cui il primo comma rinvia, sono necessarie anche a soddisfare la garanzia della corretta collocazione, facile reperibilità e collegabilità, in relazione al contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti processuali.

Il nuovo fascicolo d'ufficio

Nel fascicolo informatico, ai sensi del citato art. 25 del decreto n. 546/1992, troveranno quindi collocazione, in forma digitale, i fascicoli del ricorrente e delle altre parti, con gli atti e i documenti prodotti, nonché, successivamente, i verbali di udienza, delle ordinanze e dei decreti e delle sentenze.

Al fine di assicurarne la completezza, condizione indispensabile affinché possa essere atto a sostituire quello d'ufficio, di cui al summenzionato art. 25, il primo comma dell'art. 14 precisa che in esso troveranno collocazione anche le attestazioni rilasciate dal S.I.Gi.T., ai sensi della lettera f) dell'art. 3 del decreto in commento, ossia quelle concernenti la trasmissione e la ricezione degli atti e documenti processuali presso la segreteria della Commissione Tributaria adita per il singolo procedimento ed intendendosi per esse le ricevute di accettazione, come definite dalla lettera j) delle definizioni riportate dall'art. 1, secondo comma, del medesimo decreto. La necessità di ricomprendere nel fascicolo le anzidette attestazioni discende dalle esigenze, conseguenti all'utilizzo delle modalità telematiche, di documentare il momento di esecuzione informatica degli adempimenti processuali, come disposto negli articoli 8, 10 ed 11 che precedono.

A seguire, il secondo ed il terzo comma di cui ci occupiamo stabiliscono e ribadiscono che in esso debbano essere inserite e contenute anche le copie informatiche dei documenti cartacei eventualmente depositati da una delle parti, avendo essa optato nel mantenimento della modalità analogica di costituzione e deposito.

Tale ultimo obbligo risponde alla specifica esigenza di mantenere inalterate le garanzie di accesso, conoscenza e consultazione telematica mediante il S.I.Gi.T. del fascicolo informatico, atteso che la presenza di quest'ultimo presuppone che una delle parti abbia attivato la modalità telematica e ad essa va assicurata la piena fruibilità di tutti gli atti processuali del fascicolo d'ufficio, compresi quelli in esso depositati dalla parte che non abbia effettuato la medesima scelta.

Dalla lettura delle regole di costituzione e di accessibilità del fascicolo informatico emerge una problematica, relativamente alla pari possibilità di accesso.

In particolare, per la parte che abbia scelto la modalità telematica, come abbiamo appena appreso, è espressamente assicurata ed addirittura tutelata la possibilità di leggere ed estrarre dal fascicolo informatico anche gli atti e documenti che l'altra parte abbia prodotto in cartaceo, atteso l'obbligo di acquisizione digitale di essi previsto dall'art. 12 esaminato.

Al contrario, nessuna disposizione del Regolamento stabilisce se e come la parte che si sia costituita in cartaceo possa avere conoscenza e copia dei documenti informatici di controparte; nessun articolo, difatti, impone alla segreteria della Commissione di stampare una copia cartacea del documento depositato informaticamente ed, allo stato dei fatti, l'unica tutela sembrerebbe discendere dalla generale previsione del decreto 546/1992 per determinati atti che essi vengano prodotti in numero di copie pari a quello delle altre parti, ma l'adempimento è rimesso alla buona volontà del personale di segreteria.

Ci viene in soccorso proprio il successivo quarto comma dell'art. 14, nella parte in cui precisa, come vedremo di seguito, che l'esonero al rilascio di copie cartacee è limitato nei confronti dei soggetti abilitati alla consultazione, da cui si desume che, al contrario, permane nei confronti di coloro che non sono abilitati ad essa avendo prescelto il canale analogico.

Funzione del fascicolo informatico

Il quarto comma, nel premettere che il fascicolo informatico consente ai giudici tributari e agli altri soggetti abilitati al SI.Gi.T. di cui all'articolo 3, comma 2, la diretta consultazione dello stesso, e, quindi che gli atti e documenti informatici in esso contenuti sono di immediata e piena disponibilità dei detti soggetti, dispone, come conseguenza, l'esonero per le segreterie delle Commissioni tributarie dal produrre e rilasciarne copie su supporto cartaceo a questi ultimi.

L'esonero si giustifica sulla base di due motivi:

– il primo è che la consentita facoltà di accesso al fascicolo informatico produce anche l'effetto di poter, oltre che leggere, anche estrarre in copia, informatica o cartacea, qualunque documento informatico ivi presente, come anche stamparlo, per cui il rilascio di copia cartacea da parte della segreteria costituirebbe un inutile duplicato della operazione eseguibile dall'interessato in prima persona;

– il secondo deriva dal concetto, in campo digitale, di duplicato informatico, il quale viene definito dal CAD come un documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, su apposito dispositivo, della medesima sequenza di valori binari (art. 1, let. i) quinquies); si pensi, ad esempio, ad un documento informatico in formato pdf ottenuto riproducendo digitalmente su un dispositivo a ciò atto un altro documento informatico in formato pdf, costituendone quindi l'esatta copia informatica in termini di sequenza di valori binari.

Pertanto, mentre la riproduzione analogica di documento analogico ha bisogno di essere espressamente attestata conforme all'originale da cui viene tratta, nel caso di specie a cura della segreteria, per un documento informatico il duplicato informatico di esso ha il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui è tratto, ai sensi dell'art. 23-bis, comma 1 d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82; in aggiunta, se i documenti sono firmati con firma avanzata, qualificata o digitale, fattispecie comune a tutti quelli depositati nei fascicoli elettronici processuali, il processo di duplicazione riprodurrà anche la firma e consentirà la verifica di tutte le caratteristiche del documento da essa attestate, ossia integrità, paternità ed immodificabilità.

Il quinto comma dell'art. 14 richiama le disposizioni degli artt. 25 e 39 d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 546, secondo i quali le parti possono ottenere copia autentica degli atti e documenti, comprese le sentenze, contenuti nei fascicoli di parte e d'ufficio, previo pagamento delle spese; la disposizione in questione deroga all'esonero appena esaminato dovendo il documento interessato contenere una qualificazione, quella di autenticità, apposta su una singola copia da utilizzare per tutti gli usi previsti.

È appena il caso di evidenziare che il pagamento delle spese, richiamato nel comma, si intende adeguato alla tipologia informatica delle copie, secondo le tariffe individuate dal Decreto del Ministero Economia e Finanze del 27 dicembre 2011, il quale sostituisce il numero di pagine alla grandezza in termini di byte del file riprodotto.

Come già ricordato l’estrazione a pagamento di copia autentica degli atti, documenti e sentenze, con l’introduzione, da parte del d.l. 23 ottobre 2018, n. 119, del nuovo art. 25-bis d.lgs. n. 546/1992, rimane assolutamente residuale e delimitato a quei soggetti richiedenti che non siano in possesso della autonoma potestà di attestazione di conformità che tale articolo conferisce.