Decreto legislativo - 24/02/1998 - n. 58 art. 125 bis - (Avviso di convocazione dell'assemblea) 1

I termini differenziati per la convocazione dell'assemblea

I termini per la convocazione dell'assemblea sono i seguenti:

- nel caso di assemblea convocata per l'elezione mediante voto di lista dei componenti degli organi di amministrazione e controllo, il termine per la pubblicazione dell'avviso di convocazione è pari ad almeno quaranta giorni prima della data dell'assemblea;

- per le assemblee previste dagli artt. 2446,2447 e 2487 c.c. il termine per la pubblicazione dell'avviso di convocazione è pari ad almeno ventuno giorni prima della data dell'assemblea;

- entro il quindicesimo giorno precedente la data fissata per l'assemblea ex art. 104, comma 1-bis, TUF nell'ambito delle offerte pubbliche di acquisto o di scambio;

- in tutti gli altri casi, il termine ordinario è di almeno trenta giorni prima della data dell'assemblea.

Si rammenta che, con riferimento all'assemblea per l'elezione dei componenti degli organi di amministrazione e controllo, l'art. 147-ter TUF, al comma 1-bis, prevede che le liste dei candidati per l'elezione degli organi di amministrazione siano depositate presso l'emittente, anche tramite un mezzo di comunicazione a distanza, nel rispetto degli eventuali requisiti strettamente necessari per l'identificazione dei richiedenti indicati dalla società, entro il venticinquesimo giorno precedente la data dell'assemblea convocata per deliberare sulla nomina dei componenti del consiglio di amministrazione e messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale, sul sito Internet e con le altre modalità previste dalla Consob con regolamento almeno ventuno giorni prima della data dell'assemblea. Analoga previsione si applica, ex art. 148, comma 2, TUF, per l'elezione degli organi di controllo.

Il contenuto specifico dell'avviso di convocazione dell'assemblea

Al fine di rafforzare i diritti di informazione e di valorizzare la partecipazione assembleare degli azionisti, l'avviso di convocazione deve contenere:

1) l'indicazione del giorno, dell'ora e del luogo dell'adunanza nonché l'elenco delle materie da trattare;

2) una descrizione chiara e precisa delle procedure da rispettare per poter partecipare e votare in assemblea, ivi comprese le informazioni riguardanti:

a) i termini per l'esercizio del diritto di porre domande prima dell'assemblea e del diritto di integrare l'ordine del giorno o di presentare ulteriori proposte su materie già all'ordine del giorno, nonché, anche mediante riferimento al sito Internet della società, le eventuali ulteriori modalità per l'esercizio di tali diritti;

b) la procedura per l'esercizio del voto per delega e, in particolare, le modalità per il reperimento dei moduli utilizzabili in via facoltativa per il voto per delega nonché le modalità per l'eventuale notifica, anche elettronica, delle deleghe di voto;

c) la procedura per il conferimento delle deleghe al soggetto eventualmente designato dalla società, con la precisazione che la delega non ha effetto con riguardo alle proposte per le quali non siano state conferite istruzioni di voto;

d) le procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici, se previsto dallo statuto;

3) la data per identificare i soci che hanno diritto a partecipare all'assemblea (c.d. record date) con la precisazione che coloro che diventeranno titolari delle azioni successivamente a tale data non avranno il diritto di intervenire e votare in assemblea;

4) le modalità e i termini di reperibilità del testo integrale delle proposte di deliberazione, unitamente alle relazioni illustrative, e dei documenti che saranno sottoposti all'assemblea;

5) le modalità e i termini di presentazione delle liste per l'elezione dei componenti del consiglio di amministrazione e del componente di minoranza del collegio sindacale o del consiglio di sorveglianza;

6) l'indirizzo del sito Internet indicato nell'articolo 125-quater del TUF;

7) le altre informazioni la cui indicazione nell'avviso di convocazione è richiesta da altre disposizioni.

La legittimazione all'intervento in assemblea, ai sensi di legge e di statuto, spetta agli azionisti per i quali sia pervenuta alla società, entro la fine del giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'assemblea in prima convocazione, l'apposita comunicazione rilasciata dall'intermediario autorizzato, sulla base delle proprie scritture contabili, che attesti la loro legittimazione. Resta ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora la comunicazione sia pervenuta alla società oltre il termine sopra indicato, purché entro l'inizio dei lavori assembleari della singola convocazione.

Ai sensi dell'art. 83-sexies TUF, la comunicazione dell'intermediario è effettuata dallo stesso sulla base delle evidenze relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'assemblea. Le registrazioni in accredito o in addebito compiute sui conti successivamente a tale termine non rilevano ai fini della legittimazione all'esercizio del diritto di voto in assemblea. Ogni azionista che abbia il diritto di intervenire in assemblea generale può farsi rappresentare ai sensi di legge, mediante delega scritta, nel rispetto di quanto disposto all'art. 2372 del codice civile.

La previsione in oggetto integra il disposto dell'art. 2366 c.c. e degli artt. 76 e 84delibera Consob n. 11971/1999, Regolamento Emittenti.

Per le società quotate, venuto meno l'obbligo di pubblicazione dell'avviso di convocazione sulla Gazzetta Ufficiale, resta fermo l'obbligo di pubblicazione dell'avviso di convocazione su almeno un quotidiano a diffusione nazionale ai sensi dell'art. 113, comma 3 del TUF (come modificato dal d.lgs. n. 101/2009).

La disciplina relativa alla record date

Ai sensi dell'art. 83-sexies TUF la legittimazione all'intervento in assemblea e all'esercizio del diritto di voto è attestata dalla comunicazione all'emittente effettuata dall'intermediario partecipante al sistema di gestione accentrata in favore del soggetto al quale spetta il dritto di voto, sulla base delle evidenze contabili del settimo giorno di mercato aperto che precede la data dell'assemblea in prima o in unica convocazione. Il soggetto legittimatosi con questa modalità potrà, pertanto, intervenire e votare in assemblea sulla base del numero di azioni possedute alla data di registrazione, indipendentemente dalle successive vicende traslative della partecipazione detenuta e, indipendentemente, dal fatto che lo stesso sia tuttora socio alla data dell'assemblea non rilevando, conseguentemente, le registrazioni in accredito o in addebito effettuate nei giorni che seguono alla record date.

Secondo quanto disposto dal comma 4 dell'art. 99 D.lgs. n. 180 del 16 novembre 2015 “Alle società con azioni quotate in mercati regolamentati italiani o di un altro Stato membro sottoposte a risoluzione o nei confronti delle quali è disposta la riduzione o la conversione degli strumenti di capitale, all'ente-ponte e al veicolo per la gestione delle attività se hanno azioni quotate in mercati regolamentati italiani o di un altro Stato membro non si applicano: a) gli articoli 2370, quarto comma, e 2372 del codice civile; b) gli articoli 83-sexies, 125-bis, 125- ter, 125-quater, 126, 126-bis, 127, 127-bis, 127-ter, nonché le Sezioni II-ter e III del Capo II del Titolo III della Parte IV del Testo Unico della Finanza”.

Secondo quanto disposto dal comma 4 dell'art. 99 D.lgs. n. 180 del 16 novembre 2015 “Alle società con azioni quotate in mercati regolamentati italiani o di un altro Stato membro sottoposte a risoluzione o nei confronti delle quali è disposta la riduzione o la conversione degli strumenti di capitale, all'ente-ponte e al veicolo per la gestione delle attività se hanno azioni quotate in mercati regolamentati italiani o di un altro Stato membro non si applicano:

a) gli articoli 2370, quarto comma, e 2372 del codice civile;

b) gli articoli 83-sexies, 125-bis, 125- ter, 125-quater, 126, 126-bis, 127, 127-bis, 127-ter, nonché le Sezioni II-ter e III del Capo II del Titolo III della Parte IV del Testo Unico della Finanza”.

Resta ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora le comunicazioni siano pervenute all'emittente oltre i termini indicati nel presente comma, purché entro l'inizio dei lavori assembleari della singola convocazione.