Decreto legislativo - 7/03/2005 - n. 82 art. 22 - (Copie informatiche di documenti analogici) 1 2

Disciplina della copia informatica

Dall'analisi sistematica dell'articolo vengono in rilievo tre considerazioni:

Un documento informatico copia di un documento analogico (ad esempio è il caso di un documento in origine cartaceo il cui contenuto viene riportato in bi t o con strumenti OCR, optical character recognition), spedito o rilasciato da depositari pubblici autorizzati e da pubblici ufficiali, ha piena efficacia ex art. 2714 e 2715 c.c., a patto che al documento sia apposta o associata una firma digitale o un altro tipo di firma elettronica qualificata. L'esibizione di tale firma assicura l'integrità e la validità del documento (comma 1). La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico deve essere prodotta mediante processi e strumenti che garantiscano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto (comma 1-bis).

In tal caso, il legislatore, nonostante l'evoluzione tecnologica consenta la riproduzione in formato digitale di qualsiasi documento cartaceo con l'esatta e precisa riproduzione informatica di ogni elemento grafico, al fine di riconoscere alla copia informatica la medesima validità giuridica del documento originale analogico, ha ritenuto necessario prevedere la previa autenticazione della stessa da parte di un pubblico ufficiale. È l'allegato 3 alle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici dell'AgID che descrive le modalità di adozione della certificazione di processo, considerata una modalità prevista dagli articoli 22, comma 1-bis Copie informatiche di documenti analogici e 23-ter comma 1-bis Documenti amministrativi informatici del CAD. L'adozione del processo di certificazione riguarda tutti i soggetti indicati nell'art. 2 commi 2 e 3 del CAD che eseguono la dematerializzazione massiva dei documenti analogici e che vogliono garantire la corrispondenza del contenuto e forma della copia informatica all'originale analogico, non volendo ricorrere allo strumento del raffronto dei documenti in quanto oneroso e, in alcuni casi, impraticabile. La finalità dello strumento certificazione di processo è quella di incentivare e facilitare la digitalizzazione dei flussi informativi, nel caso di un elevato numero di documenti da scansionare

La copia per immagine su supporto informatico (comma 2) ha la stessa efficacia probatoria di un documento originale a patto, però, che la conformità con il documento originale sia attestata da un notaio o da un altro pubblico ufficiale autorizzato a svolgere questa particolare funzione. È il caso di una scansione o di una foto digitale di un documento cartaceo). Tale dichiarazione di conformità deve essere allegata al documento informatico stesso ai fini di assicurare la validità.

Infine, secondo il comma 3 dell'articolo, una copia per immagine su supporto informatico gode di efficacia probatoria finché la conformità all'originale non viene ‘espressamente disconosciuta'. Nel solco di tale disposizione, si può ricondurre una recente ordinanza Cass. VI, n. 39513/2021, secondo cui la notifica della cartella di pagamento può avvenire, indifferentemente, sia allegando al messaggio PEC un documento informatico, che sia duplicato informatico dell'atto originario ('atto nativo digitale'), sia mediante una copia per immagini su supporto informatico di documento in originale cartaceo ('copia informatica'), come nel caso trattato dalla Corte, dove il concessionario della riscossione ha provveduto a inserire nel messaggio di posta elettronica certificata un documento informatico in formato pdf, realizzato in precedenza mediante la copia per immagini di una cartella di pagamento composta in origine su carta. Secondo la Cassazione, era, dunque, «nella sicura facoltà del notificante allegare, al messaggio trasmesso alla contribuente via PEC, un documento informatico realizzato in forma di copia per immagini di un documento in origine analogico», escludendo così l'illegittimità della notifica della cartella di pagamento eseguita a mezzo posta elettronica certificata. Peraltro, secondo le Sezioni Unite, l'irritualità della notificazione di un atto a mezzo di posta elettronica certificata non ne comporta la nullità se la consegna dello stesso ha comunque prodotto il risultato della sua conoscenza e determinato così il raggiungimento dello scopo legale (Cass. S.U., n. 23620/2018).

Tutte le copie sinora descritte sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge (comma 4).

L'articolo introduce, inoltre, il principio di esigenza analogica (comma 5): con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, possono essere individuati dei documenti il cui originale deve essere conservato in formato analogico. Tale esigenza può presentarsi in caso di natura unica/particolare del documento in questione e per ragioni di natura pubblicistica. Nel caso in cui si presentino esigenze di conservazione sostituiva delle copie informatiche di tali documenti analogici, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale espressamente autorizzato. Tale dichiarazione di conformità deve essere firmata digitalmente dal pubblico ufficiale ed allegata al documento informatico.